Diese fünf Kennzahlen sollten Sie im Blick haben
Als selbständiger Zahnarzt sind Sie immer auch Unternehmer. Sie tragen die Verantwortung nicht nur für Ihre Patienten, sondern auch für Ihre Mitarbeiter und den finanziellen Erfolg Ihrer Praxis. Jeder Unternehmer sollte sich kontinuierlich, in der Regel monatlich, mit den finanziellen Ergebnissen seiner operativen Tätigkeit beschäftigen. Was bedeutet das für Sie als Praxisinhaber? Welche Informationen bzw. Kennzahlen sollten Sie sich als selbstständiger Zahnarzt anschauen? Dies erläutern wir im Folgenden.
Wer mit seiner Praxis erfolgreich sein will, sollte einige wichtige Kennzahlen regelmäßig prüfen und auswerten. © Böll
Ein einfacher Ansatz, um den finanziellen Erfolg einer Praxis zu beurteilen, ist es, fünf wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen der Zahnarztpraxis zu betrachten:
- Leistungserbringung,
- Umsatz,
- Kosten,
- Gewinn (Rentabilität) und
- Liquidität.
Beschäftigt man sich kontinuierlich und konsequent mit den genannten Kennzahlen, hat man einen genauen Überblick darüber, wie sich die Behandlung der Patienten im Praxisergebnis widerspiegelt. Letztlich lässt sich jede operative Tätigkeit in ihrer finanziellen Wirkung nachvollziehen.
Wie betrachtet man betriebswirtschaftliche Kennzahlen der Zahnarztpraxis?
Starten wir ganz am Anfang des Praxisprozesses: Bei der Leistungserbringung am Patienten. Hier gilt: Nur die erbrachten und dokumentierten Leistungen, können auch abgerechnet werden. Dieser Prozess sollte regelmäßig überprüft werden. Der Umsatz zeigt also die Summe der erbrachten Leistungen. Hierbei ist zu betrachten, welche Struktur der Umsatz hat. Wie viel Umsatz erzielt die Praxis mit GOZ-Leistungen, wieviel wird mit Kassenleistung erbracht? Die differenzierte Betrachtung der Einnahmequellen ermöglicht eine zielgerichtete Optimierungsstrategie.
Ein Praxis-Tipp von uns: Beziehen Sie bei der Optimierung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen unbedingt Ihre Mitarbeiter mit ein. Es zahlt sich aus – im wahrsten Sinne des Wortes. Wir empfehlen, Fremdlaborkosten immer direkt von den Einnahmen abzuziehen. Bei diesen Kosten handelt es sich um einen sogenannten „durchlaufenden Posten“, die Kosten werden also eins zu eins an die Patienten weitergegeben.
Praxisbeispiel
Auf der Kostenseite unterscheiden wir im Wesentlichen die folgenden Kostenpositionen:
| Position | 2019 |
|---|---|
| Personalkosten | 100.000 € |
| Raumkosten | 20.000 € |
| Versicherungen | 5.000 € |
| KFZ-Kosten | 20.000 € |
| Werbekosten | 5.000 € |
| Materialkosten | 15.000 € |
| Abschreibungen | 15.000 € |
| sonstige Kosten | 5.000 € |
| Gesamtkosten | 185.000 € |
Aufgrund der Einfachheit und Transparenz erhalten Kunden von ControlMed ihre Kostenstruktur, zusätzlich zur BWA, auch noch in grafischer Form. Dadurch können sie die Kostenverteilung sofort auf den ersten Blick erfassen und einordnen (siehe Abbildung 2).
Abb. 2: Beispielhafte Verteilung der Kosten © ControlMed
Der einzige Kostenblock, der sich in einer Zahnarztpraxis in der Regel abhängig vom Umsatz entwickelt, ist der Praxis- und Laborbedarf. Alle anderen Kosten sind in der Regel sehr stabil. Man spricht von Fixkosten, da sie auf einen längeren Zeitraum in ihrer Höhe nicht beeinflussbar sind. Der Grund: z. B. Arbeitsverträge und auch Mietverträge sind langfristig geschlossen. Wie kann man dennoch die Fixkosten optimieren? Das geht über die Auslastung. Aus der Praxis wissen wir, dass unter anderem die Auslastung des Personals und der Räume häufig großes Optimierungspotenzial bietet. Damit steigern wir direkt den Praxisgewinn.
Praxisergebnis = Umsatz minus Kosten
Der Gewinn (das Praxisergebnis) als vierte betriebswirtschaftliche Kennzahl der Zahnarztpraxis ist eine resultierende Größe aus Umsatz minus Kosten. Umso besser Umsatz und Kosten optimiert sind, desto höher ist der Gewinn. Zudem lässt sich der Gewinn z. B. über Abschreibungen verringern und damit die Steuerschuld senken. Abschreibungen ergeben sich aus Investitionen (z. B. Kauf einer Behandlungseinheit). Eines ist in Zusammenhang mit Investitionen unbedingt zu beachten: Investitionen dürfen nicht aus rein steuerlichen Gründen erfolgen! Nur wenn es aus behandlungs- oder prozesstechnischer Sicht sinnvoll ist, sollte eine Investition getätigt und damit gewinnreduzierende Abschreibungen generiert werden.
Im Zusammenhang mit dem Gewinn kann auch die Rentabilität als aussagekräftige Größe herangezogen werden. Die Rentabilität sagt aus, welchen Anteil der Gewinn (das Praxisergebnis) am Umsatz hat. Also, wieviel von jedem Euro Umsatz als Gewinn übrig bleibt.
Die fünfte wichtige Kennzahl ist die Liquidität. Liquidität ist die Fähigkeit, jederzeit seinen Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachkommen zu können. In einem separaten Artikel werden wir die Größen Gewinn und Liquidität näher beleuchten und dem Zusammenhang mit dem Kontostand nachgehen.
Wir empfehlen aus unserer Erfahrung, regelmäßig die Praxiszahlen zu betrachten. Wenn Sie als Praxisinhaber die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Ihrer Zahnarztpraxis verstehen und interpretieren können, wissen Sie, welche Hebel zur Verbesserung des Gewinns und des Einkommens zu bedienen sind.
Die Experten
Dr. Thomas Knoll und Marco Ferger sind Gründer von controlMED. Mit ihrem innovativen Buchhaltungs- und Beratungsservice bringen sie Praxisinhaber auf einfache Weise näher an ihre Zahlen und sorgen für einen deutlichen Transparenzgewinn. Ihr individueller Service bringt dem Praxisinhaber Freiraum und steigert gleichzeitig die Rentabilität der Praxis. Knoll und Ferger haben fundierte Expertise in den Bereichen Praxismanagement, Praxisbuchhaltung und Controlling.
Dr. Thomas Knoll
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