Wawibox: Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis

Eine speziell für Zahnarztpraxen entwickelte Onlinematerialverwaltung mit integriertem Preisvergleich macht Furore. Knapp zwei Jahre nach dem Start organisieren bereits mehr als 200 Praxen ihre Warenwirtschaft mit Wawibox. Immer mehr Hersteller und Depots schließen sich an. Seit Kurzem sind etwa der Implantathersteller CAMLOG und das Traditionsdepot Gerl Dental dabei.

Was im Consumerbereich mit Preisvergleichen wie idealo oder Google-Shopping seit Langem gang und gäbe ist, haben der Zahnarzt Dr. Simon Prieß und der IT-Spezialist Angelo Cardinale auf den B2B-Bereich übertragen. Der Clou: die Verknüpfung von Preisvergleich und Materialverwaltung.

Mithilfe des Warenwirtschaftssystems Wawibox weiß das ganze Praxisteam stets, wann welches Material nachbestellt werden muss, was wann zu verbrauchen ist und welcher Anbieter am günstigsten liefert. Dank integrierter Preisvergleichs- und Bestellfunktion ordert die Assistenz mit wenigen Klicks nach – beim Standard-Depot oder einfach beim günstigsten Händler. „Das spart Geld, viel Zeit und Nerven“, ist Prieß sich sicher. Teure Hardware erübrigt sich, ein Startpaket für 299 Euro mit Etikettendrucker und iPod Touch von Apple (zumScannen der Etiketten) genügen. Und auch die Monatspauschale fällt mit 19,90 Euro sehr gering aus.

Mindestbestände festlegen

Am Anfang steht die Einrichtung der Warenwirtschaft. Die Praxis zählt die aktuellen Lagerbestände, definiert auf Artikelebene Mindestbestände und aktiviert – wenn gewünscht – die Dokumentation von Chargennummern und Haltbarkeitsdaten. Anschließend werden die Artikel mit entsprechenden Etiketten versehen. Im Praxis-Account wird über rote Warnmeldungen angezeigt, welche Produkte nachbestellt werden müssen. Ein kurzer Klick auf selbige führt direkt auf den Marktplatz der Wawibox. Dortwerden neben den Produktinformationen die aktuellen Lagerbestände aufgeführt – und ganz wichtig, die Händler, die das Produkt liefern können, preislich sortiert. Nicht nur der Einkauf und das Einlagern werden registriert, sondern selbstverständlich auch der Verbrauch. Entnimmt die Assistenz ein Produkt, scannt sie den Aufkleber (mit dem iPod Touch) und leitet so die Informationen über den um dieses Produkt reduzierten Lagerbestand an die Software weiter. Kabellos, ohne PC und in Sekundenschnelle. Ergebnis: Das gesamte Team weiß, wann was bestellt werden muss.

Katalogbestellung ade

Wie kompliziert Praxen zum Teil ordern, weiß Prieß aus eigener Erfahrung: Die Bestellung läuft vielfach noch immer klassisch per Katalog und Fax. Bestellbüchern und Zettelwirtschaft wird häufig vor Softwarelösungen der Vortritt gelassen. Dabei kann eine zeitgemäße Materialverwaltung so einfach sein. Wawibox funktioniert problemlos auf dem PC, Mac oder iPad und läuft im Internetbrowser – ohne Softwareinstallation. Manuelle Updates und Back-ups entfallen, fast alles läuft automatisch.

Seit 2014 online

Als Assistenz-Zahnarzt erhielt Prieß von seinem Chef den Auftrag, sich um die Lagerverwaltung der Praxis zu kümmern. Zusammen mit seinem Schulfreund, dem Softwareentwickler Cardinale, kam er so auf die Idee, ein zeitgemäßes und händlerunabhängiges Materialwirtschaftssystem zu entwickeln. Im Januar 2014 ging die Wawibox mit 15 Testpraxen online. Heute organisieren bereits über 200 Praxen ihr Lager mit Wawibox. 22 Dentalhändler, vom klassischen Depot über Versender bis zu Spezialanbietern, sind auf dem Marktplatz vertreten, Tendenz stark steigend. „Mit mehr als 100 000 Artikeln in unserer Datenbank decken wir heute nahezu das komplette Dentalsortiment im Bereich Verbrauchsmaterialien ab“, erklärt Prieß. Erst kürzlich wurde als einer der ersten Implantathersteller der CAMLOG-Produktkatalog in der Onlinematerialverwaltung Wawibox hinterlegt.

Selbstverständlich sind Wawibox-Kunden jedoch nicht auf die direkt kooperierenden Händler angewiesen. Jeder Zahnarzt kann in Eigenregie seine Lieblingshändler anlegen: Bekommt er etwa bei „seinem Depot“, das noch nicht in die Wawibox integriert ist, 15 Prozent Rabatt, kann dies trotzdem in den Preisvergleich aufgenommen werden. „Da legen wir unseren Kunden keine Steine in den Weg“, sagt Prieß. Dank der angesprochenen Flexibilität ist es über Wawibox sogar möglich, Medikamente bei der Apotheke oder Druckerpapier beim Schreibwarenhändler um die Ecke nachzuordern. Somit können Kunden 100 % des Praxisbedarfs über die Wawibox bestellen.

Neben den klassischen Funktionen einer Lagerverwaltung sowie der integrierten Marktplatzfunktion bekommen Kunden jedoch noch einiges mehr geboten. So wurde Wawibox im letzten Jahr in enger Abstimmung mit Großkunden quasi fit für die (Praxis-)Klinik gemacht und mit der Integration der Kostenstellenerfassung um eine wesentliche Funktion erweitert. Materialien und Verbrauch können damit verschiedenen Bereichen wie Endodontie und Implantologie zugewiesen oder auch nach einzelnen Behandlern erfasst werden. Im Nachgang können die Daten in der Wawibox-Statistik dann individuell nach Zeiträumen, Produkten, Kosten oder Anwendern gefiltert werden – je nachdem, was gebraucht wird. Dank der Möglichkeiten dieser detaillierten Verbrauchsanalyse haben Kliniken und Großpraxen auch bei mehreren Behandlern und unterschiedlichen Spezialisierungen alle Kosten transparent im Blick.

Ganz nah an der Praxis

Als Nebenprojekt gestartet, kümmern sich heute fünf Mitarbeiter um die Weiterentwicklung und den Service. Prieß selbst ist ein- bis zweimal pro Woche nach wie vor in einer Praxis tätig. So ist er auch stets auf dem Laufenden, was sich in der zahnärztlichen Materialwirtschaft weiter verbessern lässt.