Wie läuft eine Praxisbegehung ab?
Das Thema Hygienemanagement gewinnt aufgrund der Zunahme an Begehungen immer stärker an Bedeutung. Deshalb startet das DENTAL MAGAZIN mit seiner neuen Rubrik „Leserfragen“ mit diesem wichtigen Thema ins Jahr 2016.
Das Thema Hygienemanagement gewinnt aufgrund der Zunahme an Begehungen immer stärker an Bedeutung. © Stigur Karlsson/istockphoto.com
Eine Zahnarztpraxis ist ein Ort, an dem sich der Behandler und sein Team um die Mundgesundheit ihrer Patienten kümmern. Doch wer die Schwelle der Praxistür überschreitet, bringt potenziell gesundheitsgefährdende Keime mit. Dies ist ein Grund dafür, dass die Überwachung der Hygiene ständig an Bedeutung gewinnt. Blut oder Speichel können den Zahnarzt selbst, das Personal und nachfolgende Patienten gefährden sowie die bei der Behandlung benutzten Instrumente kontaminieren. Besondere Brisanz erhält dieser Themenkreis durch die Kontrollmaßnahmen des Gesetzgebers. Die sogenannte „Praxisbegehung“ erfreut sich in der Branche keiner übermäßigen Beliebtheit – auch weil Unsicherheit darüber herrscht, was ganz konkret bei dieser behördlichen Überprüfung auf die Praxis zukommt. Insgesamt stellt sich die zentrale Frage: Wie stellt ein Zahnarzt seine Praxis bestmöglich für eine behördliche Kontrolle auf?
Christian Henrici und Dietmar Hermann werden zukünftig ihr Fachwissen zur Verfügung stellen, um Zahnärzten mit Informationen rund um die Themen digitalisierte Praxis, Praxissoftware und digitale Verwaltung schnell und direkt weiterzuhelfen. Alle Praxismitarbeiter sind aufgerufen, Leserfragen einzureichen. Für diese Ausgabe beantworten die Experten Fragen, die regelmäßig den Servicemitarbeitern von DAMPSOFT zum Thema Praxisbegehung gestellt werden.
Wie läuft eine Praxisbegehung ab und wer nimmt die Überprüfung vor?
Seit dem 1. Januar 2013 fordert die neue Verwaltungsvorschrift zum Medizinproduktegesetz ein Rahmenüberwachungsprogramm der Sozialministerien und die Erstellung eines Überwachungsplans auf der Ebene der Regierungspräsidien. Damit will der Gesetzgeber die Voraussetzungen für eine bundesweit einheitliche und qualitätssichernde Inspektion von Gesundheitseinrichtungen wie Kliniken und Zahnarztpraxen sicherstellen. Die Qualitätssicherung erfolgt durch behördliche Kontrollen, die auch unangekündigt durchgeführt werden dürfen. Die Regierungspräsidien treffen bereits seit einem Jahr Maßnahmen, um die Zahl der Inspektoren aufzustocken, zum Beispiel in Niedersachsen, Baden-Württemberg und allgemein in Ballungszentren.
Während der Kontrolle überprüft der Inspektor Raum für Raum, wobei jeweils unterschiedlichste Aspekte, besonders im Hinblick auf Hygienemanagement und Dokumentation, zu beachten sind. So muss im Wartezimmer unter anderem darauf geachtet werden, dass die dort ausgelegten Zeitschriften den Wartebereich nicht verlassen. Im Aufbereitungsraum hingegen ist die strenge Trennung zwischen reinem und unreinem Bereich relevant. Gegenstand der Begehung sind aber auch Themen, die die Praxisorganisation betreffen, wie der Anamnesebogen, das allgemeine Prozedere bei Infektionskrankheiten, Arbeitsanweisungen oder das Praxisorganigramm mit den Zuweisungen der Pflichten des Teams. Der Zahnarzt hat nun die Aufgabe, mit seinen Mitarbeitern einen möglichst effektiven Handlungsplan zu erarbeiten, der sicherstellt, dass die Praxis die Begehung erfolgreich meistert.
Ist es möglich, die Sterilisatoren so in die Praxissoftware einzubinden, dass eine lückenlose Dokumentation sterilisierter Produkte gewährleistet wird?
Zunächst einmal gilt: Je sorgfältiger die Mitarbeiter dokumentieren, desto weniger Angriffsfläche bietet die Praxis den Inspektoren. Moderne Software ist heute so angelegt, dass sie nicht nur Mittel zur digitalen Patientenverwaltung ist, sondern das Praxisteam auch bei der Einhaltung und Dokumentation der Hygienekette maßgeblich unterstützt. Das Programm DS WIN Plus von Dampsoft verfügt beispielsweise über Funktionen, die die Daten der Sterilisationsgänge auslesen und erfassen. So wird es möglich, sämtliche Vorgänge im Zusammenhang mit der Sterilisation einzelfallbezogen nachzuvollziehen und zu dokumentieren. Mithilfe der Software kann jederzeit überprüft werden, welcher Mitarbeiter ein bestimmtes Produkt zu welchem Zeitpunkt sterilisiert hat.
Wie können die zuständigen Mitarbeiter EDV-gestützt ein Gefahrenstoffverzeichnis führen?
Zahnarztpraxen sind verpflichtet, verwendete Gefahrenstoffe, wie beispielsweise Ätzgel oder Bohrerbad, in einem aktuellen Verzeichnis zu führen, das darüber hinaus auch deren Gefährlichkeitsmerkmale und die geplante Maximallagermenge dokumentiert. Ist der Einsatz eines neuen Produkts geplant, muss zunächst festgestellt werden, ob es sich dabei um einen Gefahrenstoff handelt. Die Dokumentation erfordert ein besonderes Maß an Sorgfalt, deshalb sollte eine intelligente Software das Gefahrenstoffmanagement für die verantwortlichen Mitarbeiter transparent gestalten und Fehlerquellen minimieren.
Dazu gehört nicht nur eine Gesamtübersicht über alle Gefahrenstoffe, die zuständige Mitarbeiterin sollte diese mtihilfe des Programms auch schnell per Mausklick kennzeichnen können. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine zügige und eindeutige Zuordnung der einzelnen Gefahrenstoffe mithilfe von Piktogrammen. Von Vorteil ist es, wenn die ZFA die Merkblätter im Programm einzeln aufrufen kann und so sofort einen Überblick über das Gefahrenpotenzial des Produkts erhält. Moderne Software ermöglicht es den Nutzern, eigene Arbeitsanweisungen zu hinterlegen. Zum Beispiel detaillierte Angaben zur jeweiligen Gefahrensituation und zum korrekten Verhalten bei akuter Gefahr.
Unterstützt die Praxissoftware das Team auch bei der Verwaltung der Belehrungen über aushangpflichtige Vorschriften?
Das Team in einer Zahnarztpraxis muss regelmäßig über aushangpflichtige Vorschriften wie Mutterschutzgesetz, Röntgenverordnung oder die Richtlinien des Robert Koch-Instituts belehrt werden. Die Aktualität der Vorschriften spielt dabei eine wichtige Rolle. Gerade in dieser Hinsicht ist eine Software hilfreich, in der die einschlägigen Texte nicht nur als PDF-Datei zum Ausdrucken hinterlegt werden können, sondern auch ein direkter Link zu einer Internetseite verwendet werden kann. Transparenz ist ebenfalls ein wichtiger Punkt. Deshalb sorgt ein geeignetes Programm für eine Übersicht über die Belehrungen, die der Nutzer bei Bedarf schnell per Klick erweitert. Welche Mitarbeiter wann über die Vorschriften belehrt und ob dabei die vorgeschriebenen Intervalle eingehalten wurden, ist nicht nur im Zuge eines wirksamen QM-Systems relevant.
Vor allem rechtlich sichert sich die Praxis durch die genaue Dokumentation ab. Möglich und im Sinne einer papierlosen Verwaltung sinnvoll ist auch die elektronische Unterschrift der Belehrung durch die ZFA. Um Versäumnisse auszuschließen, verfügt die Software über eine Funktion zur automatischen Erinnerung an eine anstehende Belehrung und gibt Warnhinweise, wenn eine solche überfällig ist. Anwenderfreundliche Programme ermöglichen außerdem Sammelnachweise, die per Klick aufgerufen werden können. Die Zeit‧ersparnis ist ein zusätzlicher Mehrwert.
Wie können die Mitarbeiter mithilfe der EDV die Aufklärung der Patienten sicherer dokumentieren?
Vor dem Hintergrund der Verschärfung des Patientenrechtegesetzes und der Zunahme der Dokumentations- und Aufklärungspflichten für Zahnärzte sollte eine zeitgemäße Praxissoftware das Team auch bei dieser Aufgabe entlasten. Der Schlüssel für ein lückenloses Patientenmanagement liegt darin, den Status der Aufklärung stark individualisiert abzubilden – sowohl in medizinischer als auch in wirtschaftlicher Hinsicht. Moderne Zahnarztsoftware ermöglicht es zudem, dass etwa Kostenvoranschläge von Behandler und Patient elektronisch unterzeichnet werden können. Das spart Zeit und ist praktisch.
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Christian Henrici
Zahnarztberater und Leiter des Geschäftsbereichs Markt & Kooperation der DAMPSOFT GmbH
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Haben Sie Fragen rund um das Thema Zahnarztsoftware oder zur digitalen Praxis? Die Experten Christian Henrici und Dietmar Hermann freuen sich auf Ihre Zuschriften.
Anfragen senden Sie bitte mit dem Betreff „Leserfragen“ an
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02234 7011-6296.
