Software bietet Unterstützung beim Terminmanagement in der Zahnarztpraxis
Trotz hohen Zeitdrucks jedem Patienten das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und eine angenehme professionelle und gleichzeitig entspannte Atmosphäre zu vermitteln, ist für den Erfolg einer Zahnarztpraxis entscheidend. Schließlich sind die meisten Patienten wegen der bevorstehenden Behandlung emotional gestresst. Umso wichtiger sind die „weichen“ Faktoren. Die tatsächliche Qualität der erbrachten medizinischen Leistung kann der Patient in der Regel schwer beurteilen – weshalb diese „weichen“ Faktoren zur Beurteilung und Weiterempfehlung einer Praxis herangezogen werden.
So manche Praxissoftware kann Arbeitsabläufe erheblich erleichtern. © JackF/fotolia
Eine Terminvereinbarung hier, ein Telefonklingeln dort, die klassische Assistenztätigkeit während der Behandlung, ein Befund muss weitergeleitet, Patientendaten müssen aufgenommen und ein Anamnesebogen muss hinterlegt werden. All diese vielen Handgriffe und Kommunikationssituationen spielen sich parallel zwischen Behandlungs- und Wartezimmer, Verwaltungsbereich, Sozial- und Sterilisationsraum und dem Praxislabor ab. Da sind Koordinations- und Organisationsstärke gefragt! Nur wenn der Patient all diese parallelen Tätigkeiten nicht als Hektik wahrnimmt, fühlt er sich wohl. Besonders, da viele Patienten wegen der Behandlung nervös sind oder es eilig haben. Wie gelingt es, das hohe Arbeitsaufkommen effektiv zu koordinieren, den krankheitsbedingten Ausfall einer Kollegin aufzufangen und gleichzeitig ein positives Klima für jeden einzelnen Patienten zu schaffen? Wie kann verhindert werden, dass die Mitarbeiterin am Empfang hektisch nach Patientendaten sucht, das Telefon im Minutenrhythmus klingelt und der nächste Patient ewig warten muss?
Angesichts dieses enormen Zeit- und auch Kostendrucks, der auf allen Zahnarztpraxen lastet, sind die verwaltungstechnischen und organisatorischen Herausforderungen heutzutage ohne eine Digitalisierung der Praxis nicht mehr zu schaffen. Eine moderne Softwarelösung ist auf die jeweils individuelle Praxissituation abgestimmt und optimiert den gesamten Workflow.
Zahnarztberater Christian Henrici, Geschäftsbereichsleiter Markt & Kooperation bei der DAMPSOFT GmbH, und Dietmar Hermann, zahnärztlicher Produktmanager bei Dampsoft, beantworten dringende Leserfragen rund ums Thema.
Wie kann ein Onlineterminmanagement zur Patientenzufriedenheit beitragen?
Patienten fordern heute einen enorm hohen Standard. Behandler erleben das als Innovationsdruck. Patienten möchten Termine online buchen, sie erwarten einen 24-Stunden-Service und die Terminerinnerung per Recall-Funktion, als SMS oder per E-Mail. Patientenzufriedenheit steigt nachweislich durch zusätzliche Barrierefreiheit. Mithilfe des EDV-gestützten Onlineterminmanagements findet der Patient seine Wünsche erfüllt und die Praxis steigert ihre Umsätze durch optimale Terminauslastung. Abgesagte Termine werden sofort neu vergeben. Patienten können online Behandlungsarten buchen und Anamnesebögen bereits vor dem Praxisbesuch online datengeschützt auszufüllen.
Insgesamt erfährt das Praxisteam zeitliche Entlastung, der Praxisauftritt ist innovativ und die Erwartungen des Patienten werden erfüllt. Die Zahnarztsoftware DS-Win-Plus ist modular aufgebaut und passt sich dem spezifischen Praxisalltag an. Die Software deckt mit diversen Produkterweiterungsmöglichkeiten alle relevanten Arbeitsfelder ab und unterstützt den Zahnarzt bei einem professionellen Patienten- und Terminmanagement.
Ist es möglich, die Praxis technisch so umzurüsten, dass der Zahnarzt zum Beispiel Termine und Patientendaten jederzeit über sein Smartphone/Tablet aufrufen kann?
Fest steht: Ohne eine Vernetzung mit neuen Medien geht es heute nicht mehr. Eine intelligente Praxissoftware muss daher die Anbindung an Smartphone und Tablet gewährleisten. Die Softwarelösungen von Dampsoft können per Remotedesktopverbindung über jedes Endgerät aufgerufen werden. Auch auf die Produkterweiterung Onlineterminbuch – mit SMS und E-Mail-Funktion – kann der Zahnarzt über sein Smartphone jederzeit zugreifen, um Termine einzusehen und zu bearbeiten. Um die Funktionen einzurichten, muss der Nutzer in seinem Browser ein Lesezeichen für das Terminbuchungsportal anlegen. Auf Smartphones und Tablets mit iOS oder Android kann das Terminbuchungsportal über den Browser als App-Verknüpfung zum Home-Screen hinzugefügt werden.
Über die vier verschiedenen Ansichtsmodi (Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht) kann der Nutzer über ein Icon verfügen. Es gibt die zusätzliche Funktion, die Termine auch über das Internet einzusehen. Voraussetzung dafür ist lediglich eine Internetanbindung. Jedes Terminbuch, das im Internet verfügbar ist, muss zuvor über die Einstellung „Optionen“ freigegeben werden. Angelegte Termine werden automatisch über den Internetserver aktualisiert, sodass der Nutzer immer auf dem neuesten Stand ist. Blitzschneller Zugriff auf Termine und Patienteninfos via Smartphone und Tablet bringen räumliche Flexibilität und Zeitersparnis.
Wie garantiert eine intelligente Praxissoftware, dass Patienten keine Termine (etwa für die PZR) mehr versäumen?
Auch bei „unzuverlässigen Patienten“ unterstützt ein EDV-gesteuertes Terminmanagement die Praxis, um dennoch eine optimale Terminauslastung zu gewährleisten. So ermöglicht beispielsweise die „Reminder-Funktion“ des Programms DS-Win, dem Patienten Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail zu senden. Auf diesem Weg konnten schon viele Praxen ihre Ausfallzeiten deutlich minimieren. Studien der KZV Mecklenburg-Vorpommern und der KZV Bayern belegen, dass Zahnärzte durch versäumte Termine bis zu 15 Prozent Umsatzausfälle zu verzeichnen haben.
Das Modul DS-Win-Termin verfügt zusätzlich über die sogenannte „Stand-by-Liste“. Diese sorgt dafür, dass Ausfallzeiten, die durch nicht erschienene Patienten verursacht worden sind, anderweitig abgedeckt werden können. Wird ein geplanter Termin rechtzeitig abgesagt, kann über das Programm ein Ersatzpatient gesucht werden, indem der Termin angeklickt und dann aus dem dargestellten Menü die Funktion „Ersatz suchen“ aktiviert wird.
Wie kann die Software den Zahnarzt dabei unterstützen, den Anamnesebogen regelmäßig zu erneuern?
In der Praxissoftware ist ein Anamnesebogen hinterlegt, der beliebig angepasst werden kann. Damit dieser stets dem aktuellen Patientenstatus entspricht, bietet das Programm von Dampsoft eine Erinnerungsfunktion. Den Erinnerungszeitraum kann der Nutzer festlegen. Wird ein Anamnesebogen für einen Patienten erfasst, erscheint auf dem Display das „Gültig-bis-Datum“. Wenn dieses Datum erreicht oder überschritten wird, erinnert eine Meldung die Praxismitarbeiterin beim Aufruf der Patientendaten an die Neuerfassung der Anamnese.
Wie kann die Praxis noch besser und schneller telefonisch mit den Patienten kommunizieren?
Patienten möchten keine Nummer in irgendeiner Kartei sein. Sie möchten gerne mit Namen angesprochen und mit persönlichen Worten begrüßt werden, wenn sie in der Praxis anrufen oder am Empfang eintreffen. Patienten freuen sich, wenn man ihnen zum Geburtstag gratuliert, das kann jeder aus seinem persönlichen Alltag leicht nachvollziehen. Auch im Hinblick auf mehr Qualität und Effizienz in der Patientenkommunikation kann eine intelligente Praxissoftware daher einen wichtigen Beitrag leisten. Spezielle Funktionen wie die „Telefonwahlhilfe“ sorgen dafür, dass bei einem Anruf des Patienten die Telefonnummer, der Name und ein Foto sofort auf dem Bildschirm erscheinen, da die entsprechende Patientenkartei automatisch ausgewählt wird. Ebenso kann die Mitarbeiterin in der Praxis via Klick beim Patienten anrufen und muss nicht umständlich nach Telefonnummern suchen.
EDV-gestützt kann die Mitarbeiterin am Empfang den Patienten namentlich begrüßen und sein Anliegen zügig bearbeiten. Das fördert eine gelebte Servicekultur sowie die Patientenbindung und hinterlässt einen nachhaltig positiven Eindruck.
Es bringt vor allem auch den Vorteil, dass andere Mitarbeiterinnen ohne aufwendige Einarbeitung für die Kollegin am Empfang einspringen können, wenn diese einmal krank oder im Urlaub ist. Der Patient von heute fordert gerade im Servicebereich einen hohen Standard. Und die Weiterempfehlung durch den Patienten ist letztlich auch eine Zukunftssicherung für die Praxis.
Wir helfen Ihnen
Haben Sie Fragen rund um das Thema Zahnarztsoftware oder zur digitalen Praxis? Die Experten Christian Henrici und Dietmar Hermann freuen sich auf Ihre Zuschriften.
Anfragen senden Sie bitte mit dem Betreff „Leserfragen“ an dentalmagazin@aerzteverlag.de oder per Fax an die 02234 7011-6296.
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Christian Henrici
Zahnarztberater und Leiter des Geschäftsbereichs Markt & Kooperation der DAMPSOFT GmbH
