Sven Skupin 01.05.2014 / 00:00
Vermischtes

KVZD: Abläufe in der Zahnarztpraxis optimieren

Wie können die Abläufe in der Zahnarztpraxis optimiert werden, damit Geld gespart wird oder nicht mehr unnötig verloren wird? Unter dieser Fragestellung lässt sich das 5. Gipfeltreffen des KompetenzVerbunds Zahnärztlicher Dienstleistungen (KVZD) in Düsseldorf zusammenfassen.

Der KVZD organisiert für Praxen und deren Dienstleister regelmäßig solche Treffen. Diesmal standen die Materialwirtschaft, Praxisbegehungen, Datensicherheit und das Qualitätsmanagement der Abrechnung im Fokus.

Gerade das Thema Materialwirtschaft brachte den Teilnehmern einige wichtige Erkenntnisse. Darunter auch die, dass abgelaufenes Material im Praxisbetrieb ziemlich teuer werden kann. Praxen spülen so buchstäblich mehrere Tausend Euro das Klo hinunter, formulierte es eine Teilnehmerin. Um das zu verhindern, ist ein gutes Materialwirtschaftssystem von Vorteil – gerade für kleine Praxen, die sich darum mit wenigen Mitarbeitern kümmern müssen.

Torsten Schulte-Tigges von der Firma Dreve stellte in diesem Zusammenhang den HIBC-Code vor, ähnlich wie ein Barcode, nur um ein Vielfaches kleiner. Für diesen „Mini-Code“ muss allerdings der gesamte Herstellungsprozess eines Produkts zertifiziert werden. Der Code bietet vielfältige Informationen, darunter auch das Mindesthaltbarkeitsdatum.

Bei Dreve-Produkten wird der HIBC-Code auf die Außen- und Innenverpackung gepackt. Die Vorteile:

  • QM-konforme Rückverfolgbarkeit des Produkts
  • Vereinfachung der logistischen Prozesse
  • Das Material kann direkt am Stuhl gescannt und einem Patienten zugeordnet werden.

Gerade die Rückverfolgbarkeit würde für Unternehmen und Praxen einen deutlich größeren Spielraum liefern, sollte es wirklich zu einer Fehlproduktion kommen. „Man könnte genau feststellen, welcher Patient das fehlerhafte Produkt bekommen hat, und diesen zeitnah informieren.“

Laut Schulte-Tigges wird es aber noch einige Jahre dauern, bis sich der HIBC-Code in der Dentalbranche durchgesetzt hat. Auch wenn gerade die Firmen davon profitieren könnten, die Instrumente herstellen, da durch den Code der Aufbereitungsprozess eines Instruments noch besser einem Patienten zuzuordnen sei. Noch sträuben sich die Dental‧unternehmen wegen der hohen Finanzierungskosten, die nötig sind, um die eigenen Produkte mit dem neuen Code zu versorgen.

In der Diskussion zu diesem Thema zeigte sich, dass in vielen Praxen die digitale Materialverwaltung noch nicht angekommen ist. Die Scanbereitschaft bei den Mitarbeitern sei zwar vorhanden, trotzdem werde die Materialverwaltung in Zahnarztpraxen oft noch „zu Fuß“ erledigt. Eine eigentlich nicht hinnehmbare Situation, denn abgelaufenes Material kann eine Praxis richtig viel Geld kosten.

Eine Erinnerung an die tückischen Details der Praxisbegehung erhielten die Teilnehmer durch den Vortrag von Ute Simon, Zapmo GmbH. Sie wies beispielsweise darauf hin, dass in Arbeitsanweisungen zur Medizinprodukteaufbereitung die Unterscheidung in die Kategorien semikritisch/kritisch nicht fehlen dürfe.

Wichtig sei es auch, bei älteren Mitarbeiterinnen darauf zu achten, ob diese noch den „alten“ Ausbildungsberuf Zahnarzthelferin erlernt hätten oder bereits nach der neuen Ausbildungsordnung ZFA bzw. ZMF geworden seien. Die ehemaligen Zahnarzthelferinnen hätten in ihrer Ausbildung nämlich nicht die Qualifikationen beispielsweise für die Instrumentenaufbereitung erhalten. Für diese Mitarbeiterinnen sei also eine externe Schulung nötig, damit diese die Aufbereitung durchführen können.

Ihr Tipp für eine erfolgreiche Praxisbegehung: Die Praxismitarbeiter sollten an diesem Tag frei bekommen, damit kritische Nachfragen nur von einer Person beantwortet werden können, die darauf vorbereitet sei.

Abrechnungsexperte Dr. Peter Esser, ZA eG, nahm sich am zweiten Tag des Gipfeltreffens das Thema „QM in der Abrechnung von Prävention und Parodontologie“ vor. Der erfahrene Referent konnte von ganz aktuellen Gerichtsentscheidungen zur GOZ 2012 berichten und auch Hinweise darauf geben, was bei den „schwierigen Fällen“ zu beachten ist. Sein eindringlichster Tipp: Wenn der Heil- und Kostenplan (HKP) vom Kostenträger mit der Aufforderung zur Begründung zurückkommt, diese unbedingt laienverständlich formulieren. „Sowohl die Sachbearbeiter beim Kostenträger als auch die Richter sind keine Abrechnungsfachleute. Nur was sie verstehen, darüber können sie richtig entscheiden.“

Esser berichtete, dass sich momentan im Bereich Prophylaxe und Parodontologie ein Trend bei beanstandeten HKPs abzeichnet. Im Beanstandungsranking ganz oben stehen Analogberechnungen. „Das wird zunehmend zu einem Problem“, warnte Esser.

Aktuell würden von den Gerichten entscheidende Urteile zu Abrechnungsthemen gefällt, die sich noch nachhaltig auf die Zahnarztpraxen auswirken könnten. Bei den Kostenträgern besteht nämlich ein Rückforderungsrecht. Die Gerichtsurteile gälten nämlich nicht erst ab Veröffentlichung, sondern würden rückwirkend zum Start der GOZ 2012 rechtskräftig. „Die Entscheidungen der Gerichte werden die GOZ 2012 nämlich nur spezifizieren.“ Esser stellte in den Raum, dass hier bei entscheidenden Urteilen eine Rückforderungswelle auf die Zahnarztpraxen zurollen könnte.

Eine praxistaugliche Übersicht zum Thema Qualitätsmanagementsysteme hatte Stephanie Weitz im Gepäck. Sie brachte die Unterschiede zwischen Minimalist und Perfektionist, den passenden Weg zwischen DIN-Normen, Richtlinien und Zertifizierung im QM-Dschungel zu finden, auf den Punkt. Mit praxisnahen Beispielen verdeutlichte sie, wie effektiv ein gelebtes QM für die Praxis sein kann und dass letztlich die Anzahl der QM-Ordner noch keinen Ausschluss über tatsächliche Qualität in der Praxis gibt, sondern allein die Bereitschaft des gesamten Teams gefordert ist. Denn jedes QM ist nur so stark, wie das Team, das ein QM lebt.

Unglaublich ernüchternd war der Vortrag von Wolfgang Schulz, der schnell deutlich werden ließ, was Datenschutz für die Praxis tatsächlich bedeutet: den schmalen Grat, auf dem sich die Praxen tagtäglich bewegen zwischen Informationsfluss auf der einen und Datenschutz auf der anderen Seite.