Factoring und Praxisverwaltung
Immer mehr Zahnärzte outsourcen Tätigkeiten der Abrechnung und Verwaltung, um wieder mehr Zeit für die Behandlung von Patienten zu gewinnen. Eine moderne Praxissoftware kann den Praxisinhaber dabei unterstützen und Abläufe einfacher gestalten.
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Die Zukunft der Praxisführung ist auch in der Zahnmedizin digital. Papierlose Patientenverwaltung schafft immer mehr Möglichkeiten, Zeitressourcen einzusparen und durch eine besondere Servicekultur die Patientenbindung und -neugewinnung zu stärken. Ein weiterer Trend, der diesem Zweck dient, ist die Rückbesinnung der Zahnärzte auf ihre Kernkompetenzen am Behandlungsstuhl. Deshalb lagern Praxisbetreiber Tätigkeiten rund um die Themen Verwaltung oder Abrechnung vermehrt an spezialisierte Anbieter aus.
Gesteigerte Effizienz
Ein Beispiel dafür ist „Factoring“: Zahnärzte übertragen ihre Patientenforderungen an ein Factoring-Unternehmen, das den gesamten administrativen Aufwand der Rechnungserstellung und des Mahnwesens übernimmt. Ein wichtiger Vorteil für die Praxen ist neben der Zeitersparnis die verbesserte Liquidität und die Unabhängigkeit von der Zahlungsmoral der Patienten.
Die Effizienz durch Factoring lässt sich sogar noch steigern, wenn die Praxissoftware die damit verbundenen Prozesse reibungslos in die täglichen Abläufe integriert. Denn sowohl beim Factoring als auch bei der digitalen Verwaltung geht es Zahnärzten darum, den Alltag in der Praxis nachhaltig und reibungslos zu gestalten. Welche Möglichkeiten und Synergieeffekte bei der Nutzung von Praxissoftware und Factoring bestehen, erklärt Dietmar Hermann, zahnärztlicher Produktmanager bei Dampsoft.
1. Was sind die wichtigsten Punkte beim Factoring?
Viele Praxisbetreiber kennen die Situation, dass Erstattungsprobleme den ohnehin schon stressigen Arbeitsalltag beeinträchtigen. Diese entstehen unter anderem dann, wenn Patienten die Kosten für ihre Behandlung verspätet oder überhaupt nicht begleichen oder wenn die Kostenerstatter eine Rechnung nicht anerkennen. Das Praxisteam muss deshalb unzählige Stunden in Verwaltungstätigkeiten investieren, die dann an anderer Stelle fehlen. Genau dieser Problematik wirkt Factoring entgegen: das Factoring-Unternehmen (Factor) übernimmt die Rechnungsstellung für eine Zahnarztpraxis hinsichtlich der Privatliquidation.
Darüber hinaus kümmert sich der Factor um die Patientenbuchhaltung, sorgt für eine schnelle Auszahlung des Honorars an den Zahnarzt zu einem festen Termin und trägt das Risiko der Zahlungsverzögerung oder des -ausfalls, wenn ein Patient nicht pünktlich oder gar nicht zahlt.
Der Praxisbetreiber profitiert von einem höheren Cashflow und minimiert sein unternehmerisches Risiko. Mehr als ein Drittel der niedergelassenen Zahnärzte in Deutschland nutzt Factoring – die Tendenz ist steigend.
2. Welche Rolle spielt die Praxissoftware beim Thema „Factoring“?
Ein Großteil der Praxen nutzt heute die Vorteile einer vielseitigen und durchdachten Zahnarztsoftware. Moderne Programme stellen schnell und nachvollziehbar alle relevanten Daten zur Verfügung, die Behandler und Team für die Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen – sei es bei der Terminvergabe, beim Hygienemanagement oder bei der Dokumentation.
Diese Effekte zu nutzen, um auch das Factoring noch wirksamer zu gestalten, liegt also nahe. Dabei ist es von Vorteil, wenn Experten auf beiden Gebieten ihre Kompetenzen bündeln. Ein Beispiel ist der Softwareanbieter Dampsoft, der erstmals auf partnerschaftlicher Basis mit der BFS health finance GmbH eine intelligente Verbindung von Factoring und Praxissoftware geschaffen hat: Die Branchenspezialisten räumen gemeinsamen Kunden die Möglichkeit ein, unmittelbar in der Software auf die komplett integrierten Funktionen des BFS-Mandantenportals zuzugreifen.
Das Angebot umfasst beispielsweise die Erstellung von patientenbezogenen Ankaufsvoranfragen, die Abrechnungsübermittlung, das Einsehen von offenen und erledigten Rechnungen oder die Übersicht sämtlicher Statistiken und Konten. Ziel einer solchen Vereinbarung sollte es sein, den Workflow in den Praxen deutlich zu verbessern. Voraussetzung ist jedoch eine intuitiv bedienbare Software, damit das Team überflüssige Arbeitsschritte einspart und Factoring einen noch größeren Nutzen für die Praxisführung hat.
3. Welche Vorteile hat die Praxis von einer Partnerschaft zwischen Softwareanbieter und Factoring-Unternehmen?
In erster Linie geht es darum, die Abläufe im Rahmen des Factorings zum Nutzen aller Beteiligten zu verbessern und am Praxisworkflow auszurichten. Zeitersparnis, Transparenz, Komfort und Übersichtlichkeit spielen dabei eine übergeordnete Rolle. Waren vorher einzelne Arbeitsschritte auf unterschiedlichen Plattformen notwendig, um beispielsweise eine Bonitätsprüfung bei einem Patienten durchzuführen, lässt sich dies bei einer professionellen Zusammenarbeit zwischen Softwareanbieter und Factoring-Unternehmen mittels weniger Mausklicks aus nur einer Software heraus abbilden.
Auch für den Patienten ergeben sich durch dieses Kooperationsmodell deut‧liche Vorteile. Es sind verschiedenste Fallkonstellationen denkbar, die durch einen unkomplizierten Zugriff über die Software zügig gelöst werden können. Idealerweise zeigt das Programm auf der Ebene der Patientenkarteikarte alle an das Abrechnungsbüro übermittelten Rechnungen an, sodass die Mitarbeiter der Zahnarztpraxis Rückfragen dazu sofort zuordnen können. Sollte der Patient einen Fehler entdecken – sei es bei der abgerechneten Leistung, der Adresse, oder der Versicherung, sehen die Mitarbeiter der Praxis sofort, um welche Rechnung es sich handelt.
Bei einer bestehenden Partnerschaft mit dem Factoring-Unternehmen können die Praxismitarbeiter Korrekturen oder Stornierungen direkt aus der Software heraus vornehmen oder eine fall- bzw. patientenbezogene Nachricht an den Factor schreiben. So besteht die Möglichkeit, eine korrigierte Adresse oder Informationen über ein geändertes Versicherungsverhältnis schnell an das Factoring-Unternehmen weiterzugeben. Das gilt zum Beispiel auch dann, wenn ein Patient sich spontan entschließt, ein Honorar insgesamt und sofort zu bezahlen, obwohl eigentlich eine Ratenzahlung vereinbart war. Informationen fließen schneller, und sowohl die Praxis als auch die Patienten sparen Zeit.
4. Muss sich der Zahnarzt, der sich für Factoring entscheidet, Sorgen um Beeinträchtigungen des Arzt-Patienten-Verhältnisses machen?
Manche Zahnärzte befürchten, ihre Patienten könnten es als Vertrauensbruch werten, wenn die Rechnung nicht mehr von der Praxis selbst, sondern von einem unbekannten Dienstleister gestellt wird. Tatsächlich reagieren jedoch nur sehr wenige negativ auf diese administrative Veränderung.
Viele Patienten schätzen hingegen die vereinfachte Abwicklung bei Fragen zu Rechnungen oder dem Wunsch nach einer Teilzahlung. Außerdem stehen der Praxis alle Möglichkeiten zur Verfügung, eventuelle Zweifel von Anfang an auszuräumen. Das Zauberwort lautet „Transparenz“. Klärt das Team die Patienten umfassend und aktiv auf, sind die meisten Rechnungsempfänger zufrieden. Insbesondere wenn die Mitarbeiter argumentieren, dass sie durch das Outsourcing mehr Zeit für die Patientenbetreuung gewinnen.
Dass viele Factoring-Unternehmen Patienten die Möglichkeit bieten, ihre Rechnung in Raten zu begleichen, steigert die Patientenzufriedenheit und verbessert die Abschlussquote der Heil- und Kostenpläne.
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Wir helfen ihnen
Haben Sie Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten moderner Software in der Zahnarztpraxis? Die Experten von Dampsoft um Dietmar Hermann freuen sich auf Ihre Zuschriften.
Anfragen senden Sie bitte mit dem Betreff „Leserfragen“ an dentalmagazin@aerzteverlag.de oder per Fax an die 02234 7011-6296.
