Digitalisierung der Zahnarztpraxis
Die Umstellung der Praxisabläufe von analog zu digital ist ein unaufhaltbarer Prozess und bietet viele Vorteile. Trotzdem haben längst nicht alle Praxen diesen neuen Weg bereits eingeschlagen. Das sollte allerdings nur noch eine Frage der Zeit sein.
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Herr Kampf, die Digitalisierung in der Zahnarztpraxis ist keine Utopie mehr, sondern bereits Wirklichkeit. Der Weg zur „papierlosen Praxis“ ist nicht mehr weit. Welche Vorteile bietet die Digitalisierung den Praxen?
Kampf: Bei der Umstellung von analog zu digital profitieren Praxen heutzutage von einem breiten Spektrum an Vorteilen. Besonders hervorheben möchte ich dabei die bessere Zusammenarbeit mit Partnerlaboren, die Effizienzsteigerung sowie bessere diagnostische Möglichkeiten für Behandler und Patient. Wichtige Daten – beginnend bei allgemeinen Patienteninformationen über Dokumentationen zum Behandlungsfall bis hin zu digitalen Röntgenbildern – sind durch die Digitalisierung nur noch einen Klick entfernt. Auch in puncto Raumgewinn durch den Wegfall von sperrigen Aktenschränken können Kosten gespart werden. Viele Labore und Praxen arbeiten heute schon digital und haben ihre Ressourcen entsprechend darauf ausgerichtet. Mit nur einem Klick können Röntgenbilder, ein digitaler Abdruck oder auch gesamte Patientenfälle digital übermittelt werden. Dieser digitale Workflow hebt die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau, liefert eine höhere Präzision und schaltet bestehende Fehlerquellen aus. Und zu guter Letzt bieten die digitale Praxis und das damit verbundene moderne Erscheinungsbild einen nicht zu verachtenden Marketingeffekt.
Trotzdem scheuen einige Zahnarztpraxen noch diesen Weg – vor allem wegen der ihrer Meinung nach zu hohen Investitionskosten und der damit verbundenen Anstrengungen.
Kampf: Nicht jede Praxis will gleich auf den fahrenden Zug aufspringen – das ist auch verständlich. Es fehlt den meisten neben wichtigen Einzelinformationen auch eine Vorstellung von möglichen Kosten und dem damit verbundenen Aufwand. Abhängig von dem individuell entwickelten Lösungskonzept für die Praxis ergeben sich erhebliche Potenziale im Bereich Zeit- und Kostenersparnis. Einen pauschalen Prozentsatz kann man nicht nennen, aber ich möchte einige Beispiele aufführen: Akten müssen nicht mehr von Behandlungsraum zu Behandlungsraum getragen werden, die Entsorgungskosten für Röntgenmaterialien entfallen sowie eine komplette digitale Falldokumentation – um nur ein paar Vorteile zu nennen. Weiterhin gibt es innerhalb des gesamten Chairside- beziehungsweise CAD/CAM-Prozesses, getrieben durch Handhabungstechnik, viele Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu delegieren. Langfristig wird so nicht nur der Praxis-Workflow optimiert, sondern durch den Einsatz innovativer Technologien die gesamte Praxis erfolgreicher, ertragreicher und zukunftssicher gemacht.
Wichtig ist, jeden Kunden individuell zu betrachten und gemeinsam Lösungskonzepte zu entwickeln, die zu jeder Praxisgröße passen. Unsere IT- und Netzwerk-Spezialisten legen sehr viel Wert darauf, den Kunden zu beraten, worauf beim Umstieg geachtet werden sollte und was mögliche Stolperfallen sind – auch aus finanzieller Sicht.
Auch das Thema Datensicherheit ist ein Entscheidungskriterium für viele Praxen. Was passiert mit sensiblen Patientendaten? Wie stelle ich sicher, dass diese nicht in falsche Hände geraten? Auch da empfehle ich, dass man sich umfassend beraten lässt, denn es gibt verschiedene skalierbare Varianten einer zentralen oder dezentralen Datensicherung, für die man sich entscheiden kann.
So können wir unsere Kunden auf die digitale Zukunft vorbereiten und sie dabei unterstützen, diesen Weg individuell und für sie optimal auf- und auszubauen.
Stichwort Datensicherung. Durch die zunehmende Digitalisierung fallen immer mehr Daten in der Praxis an. Wie werden diese am besten gesichert?
Kampf: Dies hängt vom individuellen Datenvolumen und den bereits vorhandenen Systemen ab. Jede Zahnarztpraxis weiß, wie wichtig die Absicherung der Daten gegen Verlust oder Viren ist. Verschiedene Optionen gewährleisten eine absolut sichere Aufbewahrung der Patientenakten. Beispielsweise gibt es die Möglichkeit zwischen verschiedenen halbautomatischen beziehungsweise automatischen Speicherlösungen in der Praxis bis hin zur Cloud-basierten Variante zu wählen. Die Kosten für die optimale Datensicherungslösung variieren, da nicht jede Praxis das gleiche Datenvolumen erzeugt. Ich empfehle in jedem Fall beim Thema Datensicherheit nicht in die günstigste, sondern in die sicherste Lösung zu investieren. Denn verlorene Daten oder ein Netzwerk, das von Viren befallen ist, können schnell sehr teuer werden.
Auch die Digitalisierung der Dokumentation scheint viele Vorteile bereitzuhalten. Doch wie erlangt diese Dokumentation die gleiche Beweiskraft im Fall eines Rechtsstreits wie eine Unterschrift des Patienten?
Kampf: Das Thema Dokumentation muss man aus zwei unterschiedlichen Perspektiven betrachten. Erstens aus Sicht des Hygienemanagements, da jede Praxis ihre gesamte Hygienekette ordnungsgemäß dokumentieren muss. Zum Beispiel bietet unsere Dokumentationssoftware DOCma genau für diese Zwecke eine Erleichterung im Praxisalltag. Die Software vereinfacht die Dokumentation sämtlicher Hygieneverfahren wie Vorreinigung, Desinfektion, Verpackung und Sterilisation in der Praxis und eignet sich hervorragend zur Rückverfolgung patientenbezogener Instrumentennachweise. Zweitens gehört zur Dokumentationspflicht des Zahnarztes auch die digitale Speicherung von Behandlungen und deren Ergebnissen.
Wenn eine Praxis sich für die Digitalisierung entscheidet, wie wichtig ist dabei die Rolle der Mitarbeiterinnen?
Kampf: Oftmals erleben wir, dass der Wunsch nach digitalisierten Prozessen von den Mitarbeiterinnen oder vom Praxisteam allgemein ausgeht – bedingt durch digitale Abrechnungssysteme. Die ideale Konstellation ist, dass der Praxisinhaber sein Team im Vorfeld aktiv einbindet und der Umstieg gemeinsam entschieden wird. Letztlich trägt das gesamte Team zur erfolgreichen Implementierung bei und hat einen entscheidenden Anteil an den effizienteren Arbeitsprozessen innerhalb der Praxis.
Die Digitalisierung einer Praxis bedeutet auch, Zeit für die Umstellung der Arbeitsabläufe sowie für die Schulung des gesamten Personals einzuplanen. Dabei ist auch wichtig, dass die Mitarbeiterinnen gewillt sind, diesen Schritt zu gehen – nicht wenige scheuen sich davor, digitalisierte Prozesse zu erlernen. Auch dazu bieten wir für den Einstieg in die digitale Praxis Einzel- und Team-Trainings an, die unkompliziert und zielgruppenorientiert gestaltet sind.
Kann eine Praxis durch die Digitalisierung nach Ihrer Erfahrung auch die Attraktivität der Arbeitsplätze erhöhen?
Kampf: Wer seine Praxis digitalisiert, kann durchaus für potenzielle Bewerber oder bestehendes Praxispersonal die Attraktivität der Arbeitsplätze erhöhen. Langwierige Prozesse werden abgeschafft, so dass nicht nur der Praxisinhaber, sondern auch sein Personal schneller und effektiver arbeiten kann. Ein gutes Beispiel für einen verbesserten Arbeitsplatz ist der Wegfall von Chemie und Sondermüll beim Umstieg auf digitales Röntgen. Kommunikationswege werden verkürzt, da per Klick wichtige Daten auf einen Blick für alle synchron ersichtlich sind. Der Teamkalender, Terminvereinbarungen oder auch Recall-Systeme – alles kann digitalisiert werden und erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern auch die Kommunikation mit Patienten und Lieferanten.
Die digitale Praxis unterstützt auch flexible Arbeitsmodelle innerhalb des Teams. So können Heimarbeitsplätze mittels VPN geschaffen werden.
Kurz- oder mittelfristig kommt man in manchen Bereichen der Zahnarztpraxis auch ohne Digitalisierung aus. Wie sieht das langfristig aus?
Kampf: Die Digitalisierung umgibt uns täglich: Es gibt viele Arbeitsbereiche, die ohne den Einsatz von Computern, Tablets oder Smartphones nicht funktionieren/operieren könnten. Messeneuheiten zeigen einen klaren Trend im Bereich digitaler Produktionsketten zwischen Praxis und Labor. Der daraus resultierende deutliche Effizienzgewinn kann analog auf lange Sicht gesehen nur mit erhöhtem Zeit- und Personalaufkommen ausgeglichen werden. Einige Praxen und Labore demonstrieren bereits, wie der Prozess von der Diagnostik über die Therapieplanung und Chirurgie bis hin zur prothetischen Realisierung stattfinden kann. Um hier langfristig kompetent und präzise zusammenarbeiten zu können und auch für Patienten „attraktiv“ zu bleiben, ist aus meiner Sicht die Umstellung auf digitale Systeme unabdingbar. Jede Praxis sollte natürlich für sich entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt dafür gekommen ist.
Timo Kampf
Director Marketing Equipment bei Henry Schein Dental Deutschland. Ist für die Entwicklung und Umsetzung von Marketing-Initiativen im Einklang mit der strategischen Planung der Henry Schein Dental Deutschland verantwortlich.
Kontakt: info@henryschein.de
