Digital organisiert
Nicht alle Abläufe in der Zahnarztpraxis sind Chefsache. Im Gegenteil: Will sich der Zahnarzt aufs Behandeln konzentrieren, muss er Aufgaben seinen Mitarbeitern überlassen. Außerdem hilft eine gut durchdachte Software bei der Organisation des Praxisalltags.
Digital organisiert © wavebreakmedia/shutterstock
Dazu muss jeder im Team genau wissen, welche Aufgaben in seinen Zuständigkeitsbereich fallen – und wie er diese Schritt für Schritt richtig erledigen muss. Für etliche Tätigkeitsfelder bedeutet das: Die Erledigung muss auch einer behördlichen Überprüfung standhalten. Gleiches gilt für gesetzlich festgelegte Standards bei der Vorbereitung von Behandlungsräumen, den Erstbesuch eines Patienten, Terminvergaben, die Kommunikation mit dem Labor oder auch für das Protokoll bei Anrufen von Schmerzpatienten. Der Praxischef muss sich darauf verlassen können, dass die Vorgänge immer auf dieselbe Weise durchgeführt werden. Nur so wird bei zahnärztlichen Leistungen und beim Service gleichbleibende Qualität garantiert.
Mit der gesetzlichen Verpflichtung, die Organisationsstrukturen im Rahmen eines QM-Systems regelmäßig im Hinblick auf deren Effizienz zu kontrollieren und gegebenenfalls zu optimieren, werden Aspekte wie Nachprüfbarkeit und lückenlose Dokumentation immer wichtiger. Genau in diesem Punkt liegt die Stärke einer flexiblen Zahnarztsoftware: Digitale „To-do-Listen“ können praktisch und einfach gepflegt und verwaltet werden. Sie sind für alle im Team zugänglich und zudem deutlich weniger fehleranfällig. Auch regelmäßig anfallende Aufgaben können anwenderfreundlich verwaltet und zugewiesen werden.
Außerdem hilft eine gut durchdachte Software dabei, die Praxisorganisation zu optimieren. Wie – das beantworten Zahnarztberater Christian Henrici, Geschäftsbereichsleiter Markt & Kooperation bei der DAMPSOFT GmbH, und Dietmar Hermann, zahnärztlicher Produktmanager bei Dampsoft.
Gibt es für den Zahnarzt eine Möglichkeit, seine Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Aufgaben besser im Blick zu behalten?
Im „vollen“ Praxisalltag können einzelne Aufgaben schnell mal vergessen werden. Vielleicht, weil die Mitarbeiterin in einer stressigen Situation abgelenkt ist oder weil ein neues Teammitglied sich erst in die organisatorischen Strukturen einarbeiten muss. Moderne Zahnarztsoftware sollte den Praxisbetreiber deshalb auch beim Aufgabenmanagement umfassend unterstützen.
Ansprüche an die moderne Zahnarztsoftware
Das Programm DS-Win-Org ordnet zum Beispiel Patienten- und Fremdadressen sowie mitarbeiterbezogene Notizen und abzuarbeitende Aufgaben direkt zu und fungiert als internes Kommunikationssystem. Software, die über solche Funktionen verfügt, bietet die Möglichkeiten, Aufgaben im Programm anzulegen und zu beschreiben. Unter der entsprechenden Bezeichnung kann später im elektronischen Kontrollbuch schnell per Klick geprüft werden, welche Pflichten schon erledigt und welche noch offen sind. Dazu muss lediglich ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden.
Zusätzlich hilfreich ist es, wenn das Programm verschiedene Möglichkeiten enthält, die Aufgaben zuzuweisen: So kann die Tätigkeit zum Beispiel in einer allgemeinen „To-do-Liste“ bei allen Mitarbeitern erscheinen. Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe erledigt hat, wird sie aus den Listen der anderen im Team entfernt. Außerdem kann der Ausführende die Aufgabe bestimmten Kollegen zuweisen. Der Eintrag sollte dann nur bei diesen Mitarbeitern in einem eigenen Bereich erscheinen.
Wie kann der Zahnarzt sicherstellen, dass erbrachte Privatleistungen korrekt abgerechnet werden, damit kein finanzieller Schaden entsteht?
Erbrachte Leistungen, die nicht abgerechnet werden, führen zu finanziellen Schäden, die sich kaum ein Praxischef leisten kann. Deshalb muss er den Organisationsbereich „Abrechnung“ regelmäßig kontrollieren. Auch in diesem Fall dient die Aufgabenverwaltung der Praxissoftware als Gedankenstütze. So kann zum Beispiel der Hinweis „Rechnung schreiben/GOZ“ als wiederkehrende Aufgabe an die zuständigen Mitarbeiter delegiert werden. Ebenfalls geeignet sind Anweisungen über die Mitarbeiterverwaltung, die an regelmäßige Kontrollen im Mahnwesen erinnern. So wird sichergestellt, dass Beträge für erbrachte Privatleistungen richtig und vor allem termingerecht eingehen.
Bietet Zahnarztsoftware im Hinblick auf eine papierlose Praxisorganisation auch die Möglichkeit, wichtige Dokumente elektronisch zu unterschreiben?
„Papierlos“ liegt im Trend und spielt auch in der Zahnarztpraxis eine wichtige Rolle. Die Vorteile liegen auf der Hand: In digitaler Form können Dokumente und Formulare einfacher verwaltet, bearbeitet und versandt werden. Auch die Archivierung gestaltet sich unkompliziert und kostensparend. Schon allein deshalb, weil sperrige Aktenschränke wegfallen und der Raum nun sinnvoller genutzt werden kann. Deshalb sind elektronische Akten und im Falle einer Zahnarztpraxis Patientenkarteien auf dem Vormarsch.
Elektronische Signatur
Schwieriger gestaltete sich lange die Digitalisierung von Dokumenten, die aus rechtlichen Gründen persönlich unterschrieben werden müssen. Die Rede ist zum Beispiel von Anamnesebögen, Belehrungen, Kostenvoranschlägen, Mehrkostenvereinbarungen oder DZV-Formularen. Eine Möglichkeit, solche Schriftstücke dennoch elektronisch zu verwalten, ist die digitale Signatur, deren Ursprünge ins Jahr 2001 zurückreichen. Geeignete Unterschriften-Pads gibt es von verschiedenen Firmen. Sie ermöglichen es, die Unterschrift sowohl des Patienten als auch des Behandlers zu digitalisieren und zu speichern. Der Vorteil: Ins PDF-Format umgewandelte Schriftstücke können in der Praxis quasi elektronisch unterschrieben werden.
Wie sicher ist die digitale Signatur?
Die Sicherheitsmerkmale müssen heute enorm hohen Standards gerecht werden. So hat beispielsweise die Firma signotec biometrische Informationen bei der Entwicklung der Technologie der „fortgeschrittenen digitalen Signatur“ mit einfließen lassen. Signifikante persönliche Merkmale wie Schreibgeschwindigkeit und Aufdruckstärke werden während der Unterzeichnung abgespeichert. Diese biometrischen Daten können später von Schriftsachverständigen ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift geprüft werden. Das Entschlüsseln läuft dann über ein entsprechendes Analysetool, das die Firma nur an offizielle Schriftsachverständige herausgibt.
Als schreibgeschützte PDF-Version sind die Dokumente außerdem für die Langzeitarchivierung tauglich. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, diese automatisch als „Originalformular“ zu speichern. Beim unterschriebenen Dokument erkennt der Anwender dann zum Beispiel im Adobe Reader, ob dieses nachträglich verändert wurde und ob der Absender „real“ ist. Ein vom Softwareanbieter erstelltes Zertifikat enthält einen öffentlichen Schlüssel und Angaben zum Zertifikataussteller und wird in das entsprechende PDF eingebettet. Moderne Softwareentwickler wie Dampsoft realisieren dies über eine Schnittstelle zur Praxissoftware, die eine Kompatibilität sicherstellt. Die bewährte Methode, um das Unterschriften-Pad an den Rechner oder an ein anderes Gerät anzuschließen, ist die Nutzung eines USB-Anschlusses.
Christian Henrici
Zahnarztberater und Leiter des Geschäftsbereichs Markt & Kooperation der DAMPSOFT GmbH
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Dampsoft
