Die Sprache der Daten
Wer Chef einer eigenen Praxis ist, muss nicht nur die fachliche Qualität der angebotenen Leistungen, sondern auch wichtige Kennzahlen beachten. Immer häufiger nutzen Zahnärzte dazu Statistiken. Wie aussagekräftig diese sind, ist umstritten.
Datenerfassung in der Zahnmedizin © wavebreakmedia/shutterstock
Während die Befürworter auf die Unbestechlichkeit von Daten und darauf basierenden Analysen setzen, unterstellen die Kritiker, dass fast jedes gewünschte Ergebnis entsprechend statistisch untermauert werden könne. Fest steht aber: Wer die nötigen Daten selbst erhebt und mit zuverlässigen Hilfsmitteln auswertet, ist auf der sicheren Seite.
Gesammelte Daten auswerten
Moderne Praxissoftware enthält deshalb Funktionen, die Zahnärzten dabei helfen, den Überblick zu behalten – zum Beispiel über Umsätze, neu gewonnene Patienten, Leistungsverteilungen, Verbrauchsmaterialien, Wartezeiten und eine Vielzahl weiterer Informationen. Die Voraussetzung dafür ist, dass Zahnarztsoftware nicht allein eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gewährleistet, sondern die gesammelten Daten darüber hinaus anwenderfreundlich und zuverlässig auswertet.
Ein gutes Beispiel
Ein Beispiel ist das Dampsoft-Informations-System. Diese Statistik ermöglicht es dem Nutzer, schnell und übersichtlich Informationen über die Patientenstruktur einzelner Leistungsbereiche, Heil- und Kostenpläne, Termine, Rechnungen und Umsätze zu filtern. Besonders hilfreich ist die Option, Ergebnisse tabellarisch oder grafisch in Form verschiedener Diagramme darzustellen. Der Zahnarzt kann diese beispielsweise verwenden, um bestimmte Zielvorgaben während einer Teambesprechung optisch hervorzuheben.
Generell sollte die Software sicherstellen, dass der Zahnarzt, oder, wenn er dies wünscht, bestimmte Mitarbeiter mehrere zeitliche Intervalle für die Analyse auswählen können, so zum Beispiel in Form eines Tagesprotokolls oder von Quartalsstatistiken.
Vor der Quartalsabrechnung
Ein weiteres Beispiel für den Nutzen von Funktionen zur Datenanalyse ist die sogenannte „100-Fall-Statistik“. Dabei handelt es sich um ein Analysetool der KZVen und Krankenkassen, um die wirtschaftliche Behandlungsweise eines Zahnarztes statistisch zu überprüfen. Zeitgemäße Software bietet dem Praxisbetreiber die Möglichkeit, seine Werte schon vor der Quartalsabrechnung regelmäßig zu kontrollieren. Verlässlich ist die Prüfung, wenn die Vorgabewerte in der EDV regelmäßig auf der Basis der Statistiken der jeweiligen KZV aktualisiert werden.
Eine Vielzahl weiterer Optionen versetzt den Zahnarzt in die Lage, die Praxis nach seinen Vorstellungen zu steuern. Dazu zählt unter anderem die Erstellung einer Umsatzverteilung, die es ihm ermöglicht, Umsätze den im Programm eingerichteten Behandlern und Technikern zuzuordnen. Eine Überweiserstatistik bietet hingegen die Übersicht über die Zahl von Überweisungen von Kollegen, sofern diese in der Überweiserhistorie erfasst sind.
Die Bandbreite der statistischen Auswertungen, die Zahnarztsoftware heute bietet, gibt wichtige Antworten, wirft jedoch auch Fragen auf. Zahnarztberater Christian Henrici, Geschäftsbereichsleiter Markt & Kooperation bei der DAMPSOFT GmbH, und Dietmar Hermann, zahnärztlicher Produktmanager bei Dampsoft, tragen gerne zur Klärung bei.
Statistische Möglichkeiten in der Zahnarztsoftware
Wie gewinnt der Zahnarzt schnell einen Überblick darüber, wie viele Neuzugänge im Jahr oder im Quartal die Praxis besucht haben?
Die Bindung und vor allem die Neugewinnung von Patienten sind überlebenswichtig für Zahnarztpraxen – auch im Hinblick auf die ständig wachsende Konkurrenz. Deshalb empfiehlt es sich, regelmäßig zu kontrollieren, ob genügend Neuzugänge die wirtschaftliche Existenz der Praxis sichern. Funktionen, die Patientendaten filtern und auswerten, schaffen die Voraussetzung dafür. Auf diese Weise überblickt der Zahnarzt mit wenigen Klicks Altersstruktur, Geschlecht oder den Wohnort seiner Patienten, ebenso wie die Zahl der Behandelten, die sich neu in der Praxis vorstellen. Wichtig ist es, dass die Auswertungen abgespeichert und ohne neue Berechnung wieder aufgerufen werden können. So kann der Praxischef die Entwicklung der Zahlen in verschiedenen Zeitintervallen vergleichen.
Kann der Zahnarzt festlegen, welche Mitarbeiter Einblick in statistische Auswertungen erhalten?
Transparenz kann eine vertrauensbildende Maßnahme bei der Personalführung sein. Dennoch sollte der Zahnarzt genau überlegen, welchen Mitarbeitern er Zugriff auf sensible Daten gewährt oder wo zu viel Information vielleicht sogar zu Unstimmigkeiten im Team führt. Um ein Beispiel zu nennen: Bei einer Statistik, die eine Verteilung der Umsätze der Mitarbeiter in der Prophylaxe anzeigt, ergibt es Sinn, wenn jede Fachkraft nur die eigenen Umsätze einsehen darf. Die meisten Anbieter von Praxissoftware sehen zu diesem Zweck die Möglichkeit vor, spezielle Statistikpasswörter einzurichten oder den Zugriff auf die Analysen über die MitarbeiterverwaItung zu regeln. Dabei kann der Zahnarzt für jeden Mitarbeiter einzeln die gewünschten Berechtigungen vergeben. Identifizierung und Autorisierung des PC-Nutzers erfolgen dann mit einer Passwortabfrage.
Wie kann der Zahnarzt ohne viel Aufwand feststellen, wie hoch die durchschnittlichen Wartezeiten seiner Patienten sind?
Patientenzufriedenheit ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer Praxis, und möglichst kurze Wartezeiten spielen bei der Beurteilung aus Patientensicht eine bedeutende Rolle. Der Zahnarzt sollte es deshalb nicht nur seinen Mitarbeitern überlassen, zu prüfen, ob die durchschnittliche Zeitspanne noch im tolerierbaren Bereich liegt. Sehr gut geeignet sind zu diesem Zweck „Wartezimmer-Statistiken“, die eine hochwertige Software bietet. An die elektronische Terminplanung gekoppelt, registriert diese Funktion idealerweise automatisch eventuelle Fehlzeiten und ermittelt durchschnittliche Wartezeiten pro Patient sowie durchschnittliche Behandlungszeiten, getrennt nach dem behandelnden Arzt. Diese Informationen können übrigens von der Rezeptionskraft schon im Vorfeld für eine effektivere Terminplanung genutzt werden.
Auswirkungen der erfassten Daten
In einer Teamsitzung kann die Auswertung als Grundlage dazu dienen, um gegebenenfalls die Ursachen für zu lange Patientenwartezeiten zu besprechen. Daraus entstehende Aufgaben werden dann an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Welche Details kann der Praxischef über die Laborstatistik abfragen?
Eine Laborstatistik greift üblicherweise auf die Patientendaten der aktuellen Patientenauswahl zu. Der Nutzer sollte aber auch die Möglichkeit haben, einzelne Daten auszusuchen oder eine Auswahl zu treffen.
Eine solche Statistik kann auch einen Überblick über die gespeicherten Laborleistungen geben, die alle Patienten innerhalb eines bestimmten Zeitraums erhalten haben – möglichst gefächert in die Bereiche Privat, PA, KB oder KFO einschließlich des Erfassungsdatums.
Gut durchdachte Softwarelösungen geben in der Darstellung auch Auskunft über die Bezeichnungen der Laborleistung, die Gramm oder Zahl des angefallenen Metalls, der Abformmaterialien oder der Fertigteile. Nützlich für die Mitarbeiter ist es darüber hinaus, wenn sie die gefilterten Listen ausdrucken können.
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Christian Henrici
Zahnarztberater und Leiter des Geschäftsbereichs Markt & Kooperation der DAMPSOFT GmbH
