Das umfasst eine gute Dokumentation
Eine gute Dokumentation ist im Praxisalltag mittlerweile absolut nötig. Allein schon zur rechtlichen Absicherung. Dokumentation ist für viele Praxen aber auch erhöhter Arbeitsaufwand und kostenintensiv. Das muss nicht so sein.
Foto: Böll
Herr Wiechert, warum spielt die Dokumentation in der Zahnarztpraxis eine immer wichtigere Rolle?
Wiechert: Im gesamten medizinischen Bereich nimmt der Dokumentationsaufwand beständig zu. Betroffen sind hier nicht nur Zahnarztpraxen, sondern alle, die im gesundheitlichen Bereich tätig sind, von der ambulanten Krankenpflege bis zum Großklinikum. Vielfältige gesetzliche Anforderungen auf europäischer Ebene, nationale Bestimmungen und nicht zuletzt die Prozessanforderungen des eigenen Qualitätsmanagements bestimmen auch in der Zahnarztpraxis das Planen und Handeln. Im Patientenprozess steht seit einiger Zeit der Medizinprodukte- und Sterilgutaufbereitungsbereich im besonderen Fokus der Aufsichtsbehörden und Kammern. Die Empfehlungen des Robert Koch-Instituts, des Medizinproduktegesetzes und der Medizinproduktebetreiberverordnung liefern klar umrissene Handlungs- und Verhaltenskonzepte, die sowohl bei Kontrollen und Begehungen als auch im Fall juristischer Auseinandersetzungen als verbindliche Standards anerkannt sind.
Welche Prozesse werden üblicherweise im Praxisalltag dokumentiert? Und wo liegen dabei die Grenzen der Notwendigkeit?
Wiechert: Die Art, den Umfang und die gewählten Mittel der Dokumentation muss jede Praxisleitung individuell auf der Grundlage einer Gesamt-Risikoeinstufung, einer Bewertung des Behandlungsspektrums und nicht zuletzt aus den selbst gesetzten QM-Maßstäben und -zielen definieren. Der „worst case“, also das kritischste vorstellbare Ereignis, muss dabei den Mindeststandard setzen. Auch die von Bundesland zu Bundesland in Detailfragen abweichenden Anforderungen sind dabei zu berücksichtigen. In allen Fällen dokumentiert werden sollten die grundlegenden Hygiene-Prozesse; also neben der ständigen Arbeit am Hygienerahmenplan die Dokumentation der Verwendung von Medizinprodukten mit allen am Patienten verwendeten Materialien, des eingesetzten Sterilguts und die mit der Anwendung und Aufbereitung betrauten Personen. Darüber hinaus werden bei Praxisbegehungen regelmäßig die Unterlagen zur Personalqualifikation und zu Mitarbeiterschulungen und -unterweisungen, die Gerätebücher mit allen Wartungen und Validierungen und auch die Nachweise über die qualifizierte Freigabe und Dokumentation jeder einzelnen Sterilgutcharge geprüft. Nicht zu vergessen ist hier ein aktiv geführtes QM-Handbuch!
Warum empfiehlt es sich, die verwendeten Medizinprodukte in Verbindung mit den Patienten zu dokumentieren?
Wiechert: Im Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung kann dem lückenlosen Nachweis einwandfrei angewendeter und ordnungsgemäß aufbereiteter Medizinprodukte und der damit verbundenen Beweislastumkehr eine entscheidende Bedeutung zukommen. Auch Vorkommnisse mit fehlerhaften Produkten lassen sich nicht nur in Richtung Hersteller, sondern auch bis zum Patienten verfolgen und im Fall des Falles sofortige Maßnahmen einleiten. Doch auch aus rein wirtschaftlicher Sicht ist es sehr attraktiv, neben einem lückenlos dokumentierten MP-Lager und einem automatisierten Bestellwesen mit der Verbrauchserfassung am Patienten die Behandlungskosten mit allen Details prüfen und kontrollieren zu können. Hier ist ebenfalls die automatisierte Produkt Verfalls- und Bestandskontrolle zu nennen.
Welche Wege schlagen die Praxen bei der Dokumentation langfristig ein? Geht auch hier der Trend zur Digitalisierung?
Wiechert: Neben der automatisierten Medizinprodukte‧erfassung, -verwaltung und -bestellung sind es gerade die Kontroll-, Bewertungs- und Inventurfunktionen eines Systems, die mit der richtigen Software schnell und rationell zu erledigen sind. Solche Dinge sind mit Papier und Bleistift schon lange nicht mehr zu bewältigen. Und die Dokumenta‧tionsaufgaben wurden in den letzten Jahren Zug um Zug erweitert. Dieser Trend wird sich vermutlich fortsetzen, so dass zur Erledigung dieser Aufgaben ein gut abgestimmtes System aus Hard- und Software unverzichtbar ist.
Welche Rolle spielt die ZFA in der Dokumentation?
Wiechert: Der Zahnmedizinischen Fachangestellten wird in Zukunft in noch größerem Maß die Rolle einer Managerin mit erweiterten Aufgaben zukommen: In Abstimmung mit der Praxisleitung muss sie die Leitlinien des Praxis-QM und alle Vorgaben, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen in der täglichen Arbeit am und für den Patienten umsetzen.
Rechtssichere Dokumentation ist zeitaufwendig. Welche Lösungen bieten sich für dieses Problem an?
Wiechert: Je mehr Zeit vorab einmal in die Auswahl, die Abstimmung und die Schulung eines Medizinprodukte- und Sterilgutmanagementsystems investiert wird, umso schneller und effektiver wird das Praxisteam arbeiten und umso größer werden sich die Einsparpotenziale und Rationalisierungseffekte im laufenden Betrieb darstellen.
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Henry Schein Dental Deutschland
Das Hygiene-Team von Henry Schein Dental Deutschland ist vom 1. April bis 19. Mai 2014 sowie vom 26. Mai bis 30. Juni 2014 bundesweit mit dem DIOS HygieneMobil unterwegs. Auf knapp sechs Quadratmetern kann man sich über Sterilgutaufbereitung und Medizinproduktemanagement informieren und erfahren, dass dies auch in begrenzten Platzverhältnissen auf höchstem hygienetechnischem Niveau betrieben werden kann. Weitere Informationen erhält man unter hygiene@henryschein.de.
Otto Wiechert
Vertriebsmanager für Hygiene und Qualitätsmanagement bei Henry Schein Dental Deutschland. Steht im regelmäßigen Kontakt mit Zahnarztpraxen im gesamten Bundesgebiet.
Kontakt: hygiene@henryschein.de
