Abrechnung: Keine Fehler mit der richtigen Software
Honorierungssysteme sind immer wieder von Änderungen und Ergänzungen betroffen. Eine passende Praxissoftware kann den zuständigen Mitarbeiter und auch den Zahnarzt selbst dabei unterstützen, Fehler und Unklarheiten bereits beim Prozess der Erfassung zu vermeiden.
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Abrechnung gehört zu den Aufgaben, die Zahnärzte gerne delegieren – die Verantwortung für die wirtschaftliche Entwicklung der Praxis bleibt jedoch Chefsache. Das heißt, Kenntnisse des Leistungs- und Abrechnungsgeschehens sowie die betriebswirtschaftliche Kalkulation der Behandlungsleistungen sind grundlegende Voraussetzungen für ein erfolgreiches Honorarmanagement. Das Problem dabei ist: Der Mangel an Fachpersonal in Zahnarztpraxen erstreckt sich auch auf umfassend geschulte Mitarbeiter für den Bereich Abrechnung.
Kein Wunder, denn dieses Thema gleicht einem Dschungel aus Gebührennummern, Paragraphen, Zuschlägen, Rechtsbeziehungen, Gesetzen und Urteilen. Darüber hinaus waren die einschlägigen Honorierungssysteme in den letzten Jahren immer wieder von Änderungen und Ergänzungen betroffen. Die Folge: langjähriges Wissen, das sich Behandler und Praxismitarbeiter angeeignet haben, kann schon innerhalb sehr kurzer Zeit überholt sein.
Abrechnung – Software unterstützt
In diesem Zusammenhang kommt der Abrechnung von Privatleistungen besondere Bedeutung zu. Während Zahnärzte und Zahnmedizinische Fachangestellte bei der Abrechnung von Kassenleistungen oft über solides Wissen verfügen, tauchen bei der Berechnung von Privatleistungen immer wieder Unsicherheiten auf. Dies ist im Hinblick auf die Tatsache, dass Privatleistungen eine immer größere Rolle für den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis spielen, durchaus relevant. Umso wichtiger ist es, dass die Praxissoftware die zuständigen Mitarbeiter und somit auch den Zahnarzt selbst dabei unterstützt, Fehler und Unklarheiten bereits beim Prozess der Erfassung zu vermeiden.
Zahnarztberater Christian Henrici, Geschäftsbereichsleiter Markt & Kooperation bei der DAMPSOFT GmbH, und Dietmar Hermann, zahnärztlicher Produktmanager bei Dampsoft, haben deshalb Fragen zur softwaregestützten GOZ-Abrechnung beantwortet.
1. Welche Vorteile hat der Zahnarzt von einer Software, die im Hinblick auf die Abrechnung von Privatleistungen sorgfältig durchdacht ist?
Zunächst einmal entstehen der Praxis konkrete finanzielle Einbußen, wenn Leistungen, auf die ein Anspruch besteht, nicht abgerechnet werden – oft, weil die zuständige Mitarbeiterin schlichtweg vergisst, diese in die Erfassung einzugeben. Wir sprechen hier über Honorarverluste im Bereich bis zu 20 Prozent. Zeigt die Software Abrechnungsfehler bereits während der Erfassung an, erspart sich die Praxis den lästigen und zeitintensiven Papierkrieg, wenn die Kostenerstatter erst nach der Rechnungsstellung eine nachgebesserte Version verlangen. Ein weiterer Vorteil bezieht sich auf die Tatsache, dass sich die Rechtslage ständig ändert.
Da eine Software, die den Anspruch auf Aktualität erhebt, regelmäßige Updates erhalten sollte, minimiert sich das Risiko von Versäumnissen aufgrund einer neuen rechtlichen Grundlage für die Abrechnung.
2. Welche Punkte sind wichtig, damit die Software eine echte Unterstützung für die Praxis ist?
Die novellierte GOZ ist inzwischen seit über fünf Jahren gültig und wird nach wie vor kommentiert. Diese vielfältigen Interpretationen schaffen zuweilen mehr Verwirrung als Klarheit. Es existieren jedoch Grundfragen, auf die eine effektive Software Antworten liefern sollte: Sind Honorarvereinbarungen zwingend erforderlich oder nur empfehlenswert? Wie bestimmt man die Höhe einer Gebühr? Und wann müssen Leistungen überhaupt begründet werden? Die Software zeigt dem User im Idealfall an, wie Formfehler und falsche Abrechnung möglichst früh vermieden werden können.
Als Beispiel wäre der der in Kooperation mit der DAISY Akademie + Verlag neu entwickelte GOZ Assistent von Dampsoft zu nennen, der eine Liveprüfung der Gebührennummern im DS-Win vornimmt. Der zuständigen Mitarbeiterin wird dabei die Anzahl möglicher Hinweise und Verstöße angezeigt. Insgesamt umfassen die Informationen, die beim Klick auf den GOZ Assistenten aufgerufen werden können, allgemeine Hinweise, Warnungen und direkt identifizierte Abrechnungsverstöße.
So kann der GOZ Assistent den Anwender auf erbrachte, aber nicht berücksichtigte Leistungen hinweisen, die im Zusammenhang mit einer Behandlung berechnet werden müssen. Darüber hinaus erinnert das Programm aktiv, wenn beispielsweise auf der Rechnung eine Begründung erforderlich ist, um gewisse GOZ-Nummern nebeneinander aufzuführen und zeigt an, wenn zwei Gebührennummern auf keinen Fall parallel berechnet werden dürfen. Da diese Prüfung vor dem Rechnungsdruck stattfindet, erhält der Patient immer eine korrekt erstellte Rechnung.
Wie jede praxisorientierte Softwarelösung sollte ein solches Programm anwenderfreundlich und intuitiv bedienbar sein. Zum Punkt Anwenderfreundlichkeit gehört zum Beispiel, dass es im Fall notwendiger Begründungen für eine Abrechnungsposition bereits verständliche Vorlagen liefert, die die Mitarbeiterin nutzen kann. Verlinkungen von GOZ-Nummern mit relevanten Hintergrundinformationen, wie sie beispielsweise die DAISY CD liefert, sind ebenfalls hilfreich.
3. Lohnt sich ein hochentwickeltes Programm zur Abrechnungsunterstützung für jede Praxisform?
Moderne Zahnarztsoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie den Nutzer dort abholt, wo er steht. Einzelbehandler, die sich oft intensiv mit dem Thema Abrechnung beschäftigen, haben andere Anforderungen an die Software als Gemeinschaftspraxen mit mehreren Zahnärzten und größeren Teams. Gerade die Mehrbehandlerpraxen wissen zu schätzen, wenn die Software durch mitarbeiterbezogene Voreinstellungen an ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Der GOZ Assistent ermöglicht es beispielsweise, dass eine Mitarbeiterin mit guten Basiskenntnissen die allgemeinen Hinweise im Programm selbst ausblenden kann und deshalb nur bei groben Verstößen gewarnt wird, während diese Funktion für einen unerfahrenen Assistenzzahnarzt aktiviert bleiben kann. Gleiches gilt natürlich für einen Einzelbehandler, der vielleicht ebenfalls bereits über umfassenderes GOZ-Wissen verfügt und sich die Unterstützung gemäß seinem Bedarf selbst einstellen kann.
Die positiven Effekte einer hochentwickelten Software wirken sich nicht nur kurzfristig aus – zum Beispiel wenn für einen bestimmten Zeitraum eine erkrankte Abrechnungskraft ersetzt werden muss –, sondern fördern auch wünschenswerte Langzeiterfolge. Je häufiger ein modernes Abrechungsprogramm eingesetzt wird, desto eher zeigt es einen gewissen Fortbildungscharakter, weil die Mitarbeiterin in Zukunft bei ähnlichen Abrechnungskonstellationen Bescheid weiß.
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Christian Henrici
Zahnarztberater und Leiter des Geschäftsbereichs Markt & Kooperation der DAMPSOFT GmbH
