Zeit sparen mit neuer Allrounder-Software
Seit April 2023 arbeitet die Gemeinschaftspraxis Dr. Uwe Komke und Dagmar Frank in Osterholz-Scharmbeck mit der Praxissoftware CGM Z1.PRO – sie stellten nach über 30 Jahren mit Chremasoft auf die moderne Allrounder-Software um. Über die Herausforderungen, die mit der Umstellung auf die neue Praxissoftware verbunden waren, berichtet Zahnärztin Dagmar Frank offen und ehrlich.
Für sie und ihre Praxis hat es sich gelohnt, denn sie empfindet das Arbeiten mit der neuen Allrounder-Software als eine große Erleichterung für den Praxisalltag, um effektiv und effizient zu sein.
Als Familienpraxis bilden die beiden Zahnmediziner mit ihren Behandlungsschwerpunkten ein breites Spektrum der Zahnheilkunde ab: angefangen bei der Behandlung von Kindern über Prävention/Prophylaxe/PZR und Zahnästhetik, Zahnersatz und Implantat-Versorgungen bis hin zur Endodontie.
„Jeder hat zwar seine Stammpatienten, aber im Grunde sind wir beide echte Allrounder“, betont die Zahnärztin – durchaus aber mit persönlichen Vorlieben: Während Dr. Komke beispielsweise Cerec-Behandlungen favorisiert, zieht Dagmar Frank die klassische Zusammenarbeit mit einem Dentallabor vor und liebt die Kinderzahnheilkunde.
Eine Praxis mit Tradition
Sie war „eigentlich schon immer da“, die Zahnarztpraxis in Osterholz-Scharmbeck, die bereits im Jahr 1993 von Dr. Komke übernommen wurde, und in der Zahnärztin Dagmar Frank ab 2004 zunächst ihre Assistenzzeit absolvierte, um dann 2007 als Partnerin mit Dr. Komke die Gemeinschaftspraxis zu gründen. Dem Standort sind sie bis heute treu geblieben, sie mussten allerdings, weil die Praxis ebenso erfreulich wie ständig wuchs, einmal umziehen. Die seit 2013 gemieteten Praxisräume umfassen 250 m2, sodass die beiden Praxisinhabenden in je zwei Räumen behandeln können.
Gesucht und gefunden
„Schon während meines Studiums in Erlangen wurde mir klar, dass ich eine eigene Praxis haben wollte – aber nicht als Einzelkämpferin. Der Vorteil einer Gemeinschaftspraxis ist die gegenseitige Vertretung in Urlaubszeiten, Krankheitsphasen oder bei Schwangerschaft.“ Für eine Einzelpraxis eine schwierige Situation und für Dagmar Frank ein Grund mehr, bereits für ihre Assistenzzeit auf die späteren Einstiegsmöglichkeiten in eine Zwei-Behandler-Praxis zu achten. Fasziniert vom ‚hohen Norden‘ traf sie sehr früh eine weitreichende Entscheidung: „Wenn ich mit dem Studium fertig bin, werde ich mich im Norden bewerben.“ Der erste Versuch in Oldenburg scheiterte total, „weil sich insbesondere die Hygiene-Ansprüche des Praxisinhabers ganz wesentlich von meinen unterschieden.“
Völlig anders verlief ihre Bewerbung in Osterholz-Scharmbeck: „Schon beim Vorstellungstermin harmonierte mit Dr. Komke alles perfekt. Das Probearbeiten verlief sehr gut. Der praktischen Arbeit folgte dann ein fast fünfstündiges Gespräch.“ Das Ergebnis: Dr. Komke entschied sich für die Zusammenarbeit mit Dagmar Frank.
„Während meiner Assistenzzeit in der Praxis stand für uns beide schnell fest, dass das miteinander Arbeiten perfekt funktioniert, sodass wir im Jahr 2007 die Gemeinschaftspraxis gründeten.“
Im Fokus: Strukturelle Neuausrichtung
„Momentan ist unser Team gut aufgestellt und deshalb ist weder eine Veränderung noch eine Neueinstellung geplant“, betont die Zahnärztin. Ein Statement, das in der von Fachkräftemangel geprägten Zeit einen absoluten Seltenheitswert hat.
„Das war auch nicht immer so, denn vor eineinhalb Jahren haben wir gleich mehrere Mitarbeiterinnen verloren, da sich entweder der Anfahrtsweg als zunehmende Herausforderung darstellte oder man sich beruflich verändern wollte. Es war eine schwierige Zeit, an der wir lange genagt haben.“
Aber auch eine Zeit, in der die Entscheidung für eine strukturelle Neuausrichtung der Praxis reifte: „Bis dato hatten wir durchgehend mit der Praxissoftware Chremasoft gearbeitet, hatten aber zunehmend weitere Anforderungen an die Software, die in Chremasoft nicht mehr umgesetzt werden konnten.“
Eine strukturelle Neuausrichtung war notwendig: „Mir war klar, dass die Umstellung vom gewohnten Software-System auf die neue Software CGM Z1.PRO nicht nur Freude auslösen würde, sondern auch mit täglich neuen Herausforderungen verbunden war.“ Deshalb wurden die Mitarbeiterinnen frühzeitig über den geplanten Wechsel informiert, Bedenken ausgeräumt, um die Vorteile von CGM Z1.PRO zu verdeutlichen. Zur Einstimmung gehörte auch die Teilnahme an einem Einführungskurs, in dem insbesondere die Abrechnung thematisiert wurde. „Die finale Entscheidung trafen selbstverständlich Dr. Komke und ich. Aber es war mir in der Vorbereitungsphase wichtig, auch das Team mit einzubeziehen.“
Dagmar Frank und ihrem Kollegen Dr. Uwe Komke ist es wichtig, dass ihre Mitarbeiterinnen mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden sind und sich in der Praxis wohlfühlen.
Ein wunderbarer Neuanfang
Am 3. April 2023 wurden CGM Z1.PRO und der CGM Praxistimer vom CGM-Servicepartner, dem Lübecker W&B Systemhaus, installiert. An diesen Tag erinnert sich Dagmar Frank noch ganz genau: „Eigentlich hatten wir damit gerechnet, dass zur Installation auch praxisinterne Hinweise von uns benötigt würden und den Praxisbetrieb darauf eingestellt. Völlig unnötig, wie sich herausstellte, denn auch ohne unser Feedback klappte die Integration der neuen Software wunderbar.“
Am 4. April erfolgte eine vierstündige Praxis-Schulung, die eine Vertriebsmitarbeiterin von W&B, „sehr professionell und überzeugend“ durchführte, „sodass wir hoch motiviert sofort danach bereits den ersten Anwendungstest wagten“, erinnert sich Dagmar Frank.
Am 10. Mai folgte eine weitere Praxis-Schulung, „auf die wir uns mit einem umfangreichen Fragenkatalog gut vorbereitet hatten. Alle in den zurückliegenden sechs Wochen aufgetauchten Fragen wurden ebenso umfassend wie perfekt geklärt.“
Dazu betont Zahnärztin Dagmar Frank die „sehr gute Betreuung vor und während der Umstellung auf CGM Z1.PRO, die exzellente Beratung durch W&B und deren Vertriebsmitarbeiterin. Nach rund drei Monaten hatten wir uns einigermaßen in die neue Software ‚eingefuchst‘. Ohne die CGM-Hotline in Koblenz hätten wir das nie geschafft. Sie hat uns immer wieder aus der Patsche geholfen, uns wertvolle Anwendungstipps gegeben und uns beraten.“
Während die Installation geradezu unbemerkt erfolgte, machte die Eingabe der zum 31.03.2023 genehmigten Heil- und Kostenpläne sowie PA- und KBR-Pläne merkbare Schwierigkeiten. „Man hatte uns zwar vorgewarnt, dass sich diese nicht einfach von Chremasoft auf CGM Z1.PRO transferieren ließen, aber den Zeitaufwand für die Neu-Eingabe aller laufenden Behandlungsfälle hatte ich nicht erwartet.“
Zur Zufriedenheit trägt auch die neue, moderne Allrounder-Software bei, weil sich Arbeitsabläufe effektiver und effizienter gestalten lassen.
Ein perfektes Team
„Heute werden wir von insgesamt acht Mitarbeiterinnen unterstützt, zu denen auch drei Azubis gehören. Und wir sind stolz darauf, dass zur Jahresmitte eine weitere junge Frau ihre Ausbildung bei uns beginnt. Wir möchten, dass unsere Mitarbeiterinnen vor allem mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden sind, sich hier wohlfühlen, motiviert sind, gerne in die Praxis kommen, sich engagieren und neue Ideen einbringen. Alle Mitarbeiterinnen sind gut aufeinander abgestimmt. Die Zusammenarbeit ist ausgesprochen harmonisch“, sagt Dagmar Frank.
Fazit
Trotz der anfänglichen Schwierigkeiten „hat sich die Umstellung auf CGM Z1.PRO absolut gelohnt“, resümiert die Zahnärztin nach einem Jahr Erfahrung. „Die Software erleichtert es uns, die täglichen Praxis- und Verwaltungsaufgaben zeitsparend zu bewältigen. Sowohl die interne als auch die Kommunikation mit den Krankenkassen ist jetzt wesentlich einfacher und effizienter. Abgesehen davon, dass jetzt auch alle gleichzeitig CGM Z1.PRO nutzen können, reduziert das System auch den Zeitaufwand für Abrechnung und Dokumentation erheblich.“ Investiert wurde übrigens noch in einen leistungsfähigeren Server und in einen Servicevertrag, „mit dem wir uns unter anderem einen noch schnelleren Service gesichert haben.“
Dagmar Frank, Praxisinhaberin
Als weitere Optimierung des Praxisablaufs steht die Online-Terminbuchung von Clickdoc bereits fest. Sie soll vor allem das Praxisteam entlasten, die vielen Telefonanrufe reduzieren und für mehr Ruhe im Rezeptionsbereich sorgen. „Zur längerfristigen Planung und Optimierung der Praxis gehört der Einsatz der CGM-Module QM sowie Material- und Hygieneverwaltung“, verrät die Praxis-Chefin und fügt an: „Das ist ja immer auch eine Kostenfrage. Deshalb wünsche ich mir von CGM Dentalsysteme, dass die Basisversion von CGM Z1.PRO durch die Integration solcher Module noch attraktiver wird.“
