Pflicht zur E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern bzw. Lieferanten (B2B = Business to Business) zu empfangen, weiterzubearbeiten und auf dem Eingangsweg zu archivieren. Das gilt auch für eine Zahnarztpraxis.
Die Empfangsmöglichkeit von E-Rechnungen ist seit dem 1.1.2025 verpflichtend: Sinn und Zweck des Ganzen ist es, den Umsatzsteuerbetrug in der EU zu bekämpfen sowie den Rechnungsprozess zu optimieren und zu digitalisieren (gemäß Wachstumschancengesetz, Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU). Dies gilt auch für Praxisinhabende. Seit dem 1.1.2025 müssen auch alle die E-Rechnungen ihres Depots, Labors, Energieversorgers, Softwareherstellers, Steuerberaters etc. akzeptieren und verarbeiten können. Diese E-Rechnungen kommen entweder direkt in ein spezielles Mail-Postfach oder stehen zum Abruf in einem Rechnungsportal bereit.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Rechnungen müssen maschinell lesbar sein und elektronisch weiterverarbeitet werden können. Anders ausgedrückt, sie haben ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Aktuell trifft dies auf Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung (Datev) zu.
Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern gilt als Papierrechnung, die z. B. per E-Mail elektronisch versendet wird. Ihr fehlt das erforderliche strukturierte elektronische Format, um eine E-Rechnung zu sein.
Noch wichtiger: Praxen sind verpflichtet, E-Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern gemäß EN 16931 zu empfangen. Nur E-Rechnungen, die in diesem Format von Ihnen gespeichert werden, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Ob und wie nachträgliche Korrekturen von Rechnungen gehandhabt werden sollen, ist noch offen.
Drei empfehlenswerte To-Dos
1. Der IT-Administrator sollte eine nicht personalisierte E-Mail-Adresse für den Empfang der Rechnungen einrichten. Empfehlung: rechnungen@praxis-xx.de. Eine personalisierte E-Mail-Adresse von Mitarbeitenden eignet sich aus Gründen der DSGVO nicht. Sollte der Mitarbeitende die Praxis verlassen, müsste die personalisierte E-Mail-Adresse nämlich gem. DSGVO nach einem halben Jahr gelöscht und alle Geschäftspartner über den Wechsel informiert werden.
2. Geschäftspartnern/Lieferanten sollte mitgeteilt werden, dass man E-Rechnungen empfangen möchte und diese künftig an die neu eingerichtete zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen.
3. Es ist festzulegen, wer in der Praxis Zugriff auf das Postfach haben soll. Zudem ist sicherzustellen, dass Mails an die Rechnungs-E-Mail-Adresse nicht im Spam-Ordner landen.
Vorteile der E-Rechnung
Da niemand um die Anpassung des eigenen Rechnungswesens an die E-Rechnung wirklich herumkommen wird, lohnt es sich, die mittel- und langfristigen Vorteile zu betrachten:
⋅ Die E-Rechnung kommt elektronisch an. Da ist es nur konsequent, wenn sie auch elektronisch geprüft, freigegeben und bezahlt wird. Das macht Prozesse in Ihrer Praxis schneller, einfacher und weniger fehleranfällig.
⋅ Sog. Medienbrüche, d.h. mögliche Fehleranfälligkeiten einer Rechnung, die auf dem Weg von der Erstellung am Rechner über den Druck auf Papier und dem Wieder-Einscannen entstehen könnten, werden vermieden. Zudem werden Kosten für Papier und Druck erspart und Arbeitszeit kann produktiver eingesetzt werden.
⋅ Über die Cloud sind Rechnungen jederzeit, automatisch und von überall abrufbar. Da kann keine Rechnung mehr übersehen werden.
Versand von E-Rechnungen
Ab 2027 müssen E-Rechnungen an Geschäftspartner oder Lieferanten auch versendet werden, wenn der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im Jahr 2026 höher als 800.000 Euro ist. Liegt der Gesamtumsatz in 2026 unter 800.000 Euro, greift diese Pflicht erst ab dem 1.1.2028. Für den Versand von E-Rechnungen gelten von 2025 bis 2027 folgende Übergangsregelungen:
Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt und müssen vom Rechnungsempfänger akzeptiert werden.
Rechnungen im PDF-Format sind nur mit Einwilligung des Empfängers erlaubt. Beispiel: Der Implantat-Hersteller, dem ein Kongressvortrag in Rechnung gestellt wird, muss eine Papierrechnung annehmen. Eine Rechnung im PDF-Format kann er dagegen ablehnen.
Ausnahmen bilden Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro. Der Versand von E-Rechnungen an Patienten ist noch nicht geregelt.
Zahnarzt- und Arztpraxen sind bis zum 31.12.2027 von der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen ausgenommen, da sie Rechnungen an Patienten, also an Privatpersonen versenden.
Ob und wie sich die Versandpflicht a dem 1.1.2028 für Zahnarzt- und Arztpraxen gestaltet, wird aktuell in der Politik diskutiert.
Nutzung von DATEV Unternehmen.online
Erhält die Praxis bereits jetzt viele Rechnungen elektronisch, wäre es sinnvoll, Bearbeitung, Freigabe und Bezahlung auch elektronisch durchzuführen. Das vereinfacht und beschleunigt den Rechnungsprozess in der Praxis. Es spart dem Behandelnden und dem Team viel Arbeitszeit. Ohne Unternehmen online müssen die E-Rechnungen selbst gesetzeskonform abgespeichert werden und die E-Rechnungen in Portalen abgerufen werden. Das ist umständlich, fehleranfällig und zeitaufwendig. Unternehmen online könnte da in der Summe auch günstiger sein. Eine Prüfung bei dieser Gelegenheit lohnt sich.
Prof. Dr. Johannes G. Bischoff
ist Steuerberater, vereidigter Buchprüfer und Gründer von Prof. Dr. Bischoff & Partner AG, einer Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Köln, die ausschließlich niedergelassene Zahnärzte und zMVZ betreut.
www.bischoffundpartner.de
Foto: privat
