Mit der passenden Software in die Existenzgründung
So manche Praxissoftware kann Arbeitsabläufe erheblich erleichtern. © JackF/fotolia
Nach der Assistenzzeit entscheiden sich die meisten Zahnmedizinstudenten immer noch für den Weg in die Selbstständigkeit. Die Vorteile liegen auf der Hand: endlich individuelle Ideen und Konzepte umsetzen – unter realen Bedingungen und mit dem eigenen Namen auf dem Praxisschild. So motivierend diese Aussichten auch sein mögen – die To-do-Liste im Zusammenhang mit einer Praxisgründung ist lang und fordert Zahnärzten einiges ab: Durchhaltevermögen, Risikobereitschaft, Verantwortung und Improvisationstalent gehören zu den Grund-voraussetzungen, um den stressigen Gründungsprozess durchzustehen. Umso besser, dass angehenden Praxischefs ein Hilfsmittel zur Seite steht, das sie in allen Phasen der Gründung unterstützt: die Verwaltungssoftware. Eine sorgfältige und somit rechtssichere digitale Dokumentation erspart dem Zahnarzt von Anfang an aufreibende Auseinandersetzungen mit Behörden und Anwälten. Die eingesparten Zeitressourcen kann er an anderer Stelle sinnvoller einsetzen. In der Aufbauphase bietet die Software dann vielfältige Möglichkeiten zur Patientenbindung und für die positive Außendarstellung der Praxis. Dietmar Hermann, Zahnarzt und Leitung des Produktma‧nagements bei Dampsoft, beantwortet Fragen von Existenzgründern rund um die Möglichkeiten digitaler Verwaltung.
Auf welche Punkte sollte ein Praxisgründer vor der Anschaffung der Zahnarztsoftware achten?
Hermann: Eine vielseitige Zahnarztsoftware dient als Basis für sämtliche Bereiche der Praxisführung. Wer das Potenzial digitaler Verwaltung richtig nutzt, verfügt gleichzeitig über ein effektives Instrument zur Patientenbindung, für die Mitarbeitermotivation und für das Qualitätsmanagement. Deshalb ist die Auswahl einer Software, die zur Ausrichtung der Praxis passt, so wichtig.
Praxisgründer sollten beispielsweise vor der Kaufentscheidung klären, inwieweit der Anbieter Zahnärzte dabei unterstützt, diese optimal anzuwenden. Denn das Produkt ist nur so gut wie der Service des Herstellers: In diesem Zusammenhang ist es unter anderem wichtig, dass der Zahnarzt die Möglichkeit hat, eine Demoversion auf Anwenderfreundlichkeit und Vielseitigkeit zu testen. Einführungskurse sind ebenfalls eine große Unterstützung und erleichtern es dem Zahnarzt, seine Praxis auf digitale Verwaltung umzustellen. Fragen zur Software entstehen auch nach dem Kauf im stressigen Praxisalltag. Umso wichtiger ist es, dass der Hersteller einen telefonischen Kundenservice mit fachkundigen und kommunikationsstarken Mitarbeitern anbietet. Nur so erhalten der Zahnarzt und sein Team im „Ernstfall“ schnelle Hilfe.
Eine gesicherte Finanzierung ist im Rahmen der Praxisgründung unabdingbar, denn auf den zukünftigen Inhaber kommen hohe Kosten zum Beispiel für die Anschaffung von moderner Praxisausstattung zu. Deshalb ist es von Vorteil, wenn der Anbieter der Software dem Käufer die Möglichkeit einräumt, den Anschaffungspreis in Raten zu bezahlen. Die Anwendungsmöglichkeiten stehen im Zentrum der Kaufentscheidung. In diesem Zusammenhang sollte sich der Zahnarzt informieren, ob die Software Funktionen bietet, die ihm dabei helfen, von Anfang an wichtige Kennzahlen im Blick zu behalten. DS-Win von Dampsoft verfügt beispielsweise über Auswertungen, die dem Praxischef regelmäßig Informationen über Umsätze, neu gewonnene Patienten, Leistungsverteilungen, Verbrauchsmaterialien, Wartezeiten und weitere Punkte liefern.
Welche Optionen hat der Gründer, mithilfe der Software eine außergewöhnliche Servicekultur in seiner Praxis zu implementieren?
Hermann: Bei der Patientenbindung und Patientenneugewinnung macht Service heute oft den Unterschied. Deshalb sollten Gründer die Möglichkeiten, die ihre Software beim Praxismarketing bietet, unbedingt nutzen. Das beginnt schon bei der digitalen Terminplanung, die zu kürzeren Wartezeiten für die Patienten führt. Besonders zeitgemäß präsentiert sich die Praxis mit einem Online-Terminbuchmanagement, das funktioniert wie eine 24-Stunden-Rezeption. Patienten können vom eigenen Rechner, Tablet oder Smartphone aus bequem Termine suchen und entsprechend buchen. Idealerweise kann die Software auf Wunsch des Patienten auch Terminerinnerungen per SMS auf dessen Smartphone oder Laptop versenden.
Einige Programme verfügen sogar über noch weitreichendere Optionen zur Patientenbindung. So bietet DS-Win von Dampsoft die Möglichkeit, individuelle Notizen zu Patienten auf der elektronischen Karteikarte zu vermerken. Beim nächsten Praxisbesuch oder Telefonanruf werden diese automatisch angezeigt. Egal ob es sich um Informationen zu Urlaubsplänen, beruflichen Veränderungen oder zur Familie handelt – verwenden die Rezep‧tionskräfte diese Details im Gespräch mit dem Patienten beim nächsten Praxisbesuch, wird er sich durch die persönliche Note wertgeschätzt fühlen. Damit schafft der Zahnarzt gute Voraussetzungen, sowohl für die Patientenbindung, als auch für eine Weiterempfehlung.
Gibt es auch Möglichkeiten, von Softwareexperten Hilfe bei der Suche nach geeigneten Praxisräumen zu erhalten?
Hermann: Für Existenzgründer wird die Suche nach Räumen, die zu ihren Vorstellungen passen, oft zur echten Herausforderung. Softwareunternehmen, die zukünftige Praxischefs in allen Phasen der Gründung begleiten möchten, denken deshalb auch an diesen grundlegenden Schritt auf dem Weg in die Freiberuflichkeit. Dampsoft hat beispielsweise ein Praxisportal ins Leben gerufen, in dem Existenzgründer ihre persönlichen Vorstellungen, wie Lage, Größe oder wirtschaftliche Rahmendaten, individuell aus dem Angebot der Praxen, die Abgeber einstellen, herausfiltern können. Zudem erhalten Zahnärzte Daten zur genauen Fläche der Praxis, Informationen über die Existenz eines Eigenlabors oder die Erweiterbarkeit der Praxis. Individuelle Suchagenten erleichtern Gründern die Suche nach ihrer neuen Wunschpraxis.
Wie unterstützt die Software Praxisgründer bei der Organisa‧tion der Prophylaxe?
Hermann: Ein gut organisiertes Prophylaxeangebot ist heute nicht nur vom medizinischen Standpunkt aus relevant – es ist Grundlage für fast alle zahnmedizinischen Therapien und eignet sich als zweites wirtschaftliches Standbein für eine erfolgreiche Praxisentwicklung. Die Rolle eines funktionierenden Recall-Systems für die Patientenbindung ist unbestritten. Intelligente EDV hilft dabei, zum Beispiel durch eine Terminerinnerung mit Umleitung auf das Smartphone oder Tablet. Die Mehrzahl der Patienten besitzt ein solches Gerät. Besonders jüngere Praxisbesucher und beruflich stark Beanspruchte wissen die Terminerinnerung zu schätzen. Moderne Software erleichtert außerdem die Verlaufskontrolle der Prophylaxe-Maßnahmen. Die Dokumentation der Fortschritte motiviert den Patienten, auch weiterhin regelmäßig eine professionelle Zahnreinigung in Anspruch zu nehmen.
