Personalplanung im Blick
Gerade im Gesundheitswesen sind die Begriffe Personalnotstand und Fachkräftemangel in aller Munde. Gute Mitarbeiter werden nicht nur für die tägliche Arbeit gebraucht, sie sind auch das Aushängeschild jeder Praxis. Trotzdem sollte man jederzeit auf Veränderungen vorbereitet sein. Wie? Mit nachhaltiger Personalplanung.
Nachhaltige Personalplanung ist in Zeiten von Fachkräftemangel von großer Bedeutung. © Kneschke/fotolia
Die stetig wiederkehrende Frage ist: Wie bekommt man gute Mitarbeiter und wie kann man erreichen, dass sie auch bleiben? Personalplanung ist kein einfaches Unterfangen. Aber sie ist machbar, erlernbar, und richtig angewandt bindet sie dauerhaft nur geringe Ressourcen. Allerdings erfordert es Voraussicht: Denn stellt man eilig eine neue Kraft ein, wenn der Personalnotstand bereits eingetreten ist, löst dies das Problem dauerhaft nicht. Nachwuchsförderung und Nachfolgeplanung sind dagegen gute Instrumente, um den Erfolg einer Praxis nachhaltig zu sichern.
Klingt furchtbar strategisch und zu sehr nach Management? Vielleicht. Muss aber nicht. Die verbreitete Einschätzung, Praxen seien im Allgemeinen zu klein, um solche strategischen Themen zu benötigen, ist schlichtweg falsch. Gerade kleine Teams sind anfällig für Ausfälle und Störungen. Praktische Ansätze bewirken dagegen zügig sichtbare Erfolge. Und die Erfahrung zeigt: Praxisinhaber kennen das Problem, ihre Ausbildung bereitet sie jedoch nicht auf die Lösung vor.
Plötzliche Notlagen
Die Situation hat jeder so ähnlich schon mindestens einmal erlebt: Eine Mitarbeiterin ist schwanger, eine andere hat aus heiterem Himmel gekündigt und zu allem Überfluss grassiert gerade eine Grippewelle. Wie sollen alle Patienten nun mit einer so dünnen Personaldecke behandelt werden? Folge: Termine müssen abgesagt werden, der Umsatz bricht ein und genau in dieser Situation werden weitere Kapazitäten für die Mitarbeitersuche gebunden. An diesem praxisnahen Beispiel lässt sich gut erkennen, dass im laufenden Praxisbetrieb stetig neue Mitarbeiter gebraucht werden. Probleme bekommt aber nur der Praxisbetreiber, der erst dan anfängt zu suchen, wenn die Notlage bereits eingetreten ist.
Mitarbeiter auf Halde?
Es rächt sich, wenn man personell dauerhaft von der Hand in den Mund lebt. Das Bilden finanzieller Rücklagen ist ein übliches Vorgehen. Jeder Steuerberater macht seine Klienten darauf aufmerksam. Aber personelle Rücklagen bilden? Geht das? Gewissermaßen schon und es sollte nicht gleich horrende Summen verschlingen. Schließlich muss sich eine Zahnarztpraxis immer rechnen. Nachwuchsförderung und Nachfolgeplanung sind nur zwei Dinge, die man neben der klassischen Neueinstellung tun kann, um Vorsorge zu treffen. Aber wie macht man so etwas ganz praktisch?
Der erste Schritt in die richtige Richtung ist, sich zu überlegen, wer die wertvollen Mitarbeiter im Team sind und wie hoch das Risiko ist, dass sie die Praxis möglicherweise verlassen. Natürlich kann man den Mitarbeitern immer nur vor den Kopf schauen. Aber in der Regel merkt man dennoch, wenn etwas „im Busch“ ist. Allerspätestens dann ist es an der Zeit, sich die folgenden Fragen zu stellen und nach entsprechenden Antworten zu suchen:
• Wer im Team, wäre in der Lage, die Aufgabe des betreffenden Mitarbeiters sofort zu übernehmen?
• Wer bräuchte wie viel Vorbereitungszeit?
• Bei welchen Mitarbeitern träfe es die Praxis hart treffen, wenn sie gingen?
• Wer hätte Lust auf andere Aufgaben oder mehr Verantwortung?
Antworten auf diese Fragen geben einen guten Überblick darüber, wie die Praxis personell aufgestellt ist. Sind im Ergebnis zwar Mitarbeiter vorhanden, werden bei einem Ausfall jedoch Tätigkeitsbereiche nicht mehr abgedeckt, ist das ein klares Zeichen für akuten Handlungsbedarf. Eine mögliche Lösung kann sein, vorhandene Mitarbeiter zu qualifizieren oder nach versteckten Mitarbeiterpotenzialen zu schauen, die aktiviert werden können. Darüber hinaus macht es sich immer gut, jungen Leuten eine Chance zu geben und sich damit Freiräume und Reserven zu schaffen.
Praktikum beim Zahnarzt
Junge Leute wollen lernen und eine Chance bekommen. Warum also nicht ein Praktikum beim Zahnarzt anbieten? Unbeschwertes Kennenlernen mit der Option auf Übernahme in ein Ausbildungsverhältnis ist ein guter Anfang. Auch Zahnmedizin-Studenten verdienen sich gerne etwas dazu. Was gibt es Besseres, als dies im künftigen Beruf zu tun? Oder vielleicht könnte man einen BWL-Studenten die Abrechnung machen lassen? Das entlastet bereits nach kurzer Zeit und hat den Vorteil, frischen Wind aus anderen Blickwinkeln zu bekommen. Und: All dies kostet nicht viel und bietet bei Personalnotstand die Möglichkeit, flexibel auf Ausfälle zu reagieren und gleichzeitig für die Zukunft vorzusorgen.
So entsteht langfristig eine belastbare Teamstruktur. Die Basis dafür bilden die jungen Mitarbeiter, mit denen die Personaldecke quasi unterfüttert wird. Denn das sind die Fachkräfte von morgen. Dann lohnt sich ein Blick auf das bestehende Team, um zu identifizieren, wer sich dort versteckt und mehr Verantwortung oder vielleicht auch andere Aufgaben übernehmen möchte. Das motiviert die Mitarbeiter, und wer motiviert ist, leistet mehr und bleibt länger im Team. Hinzu kommen Überlegungen über die wertvollen Mitarbeiter im Team und den kalkulierten Aufwand, diese in angemessener Zeit adäquat nachzubesetzen. Ist das einmal erledigt, können gezielte Vorkehrungen getroffen werden. Sei es, dass jemand zusätzlich qualifiziert wird oder man gezielt gegen die Abwanderungsgedanken steuert. Eine solche Struktur schafft Gelassenheit, wenn die nächste personelle Veränderung ins Haus steht.
Despina Kalfas
ist freiberufliche Personal- und Organisationsentwicklerin mit dem Fokus Mitarbeiter finden, fördern & binden – praktisch, umsetzbar, erlernbar. despina.kalfas@bee-pe.de
