Motivation: Wie bindet man gutes Praxispersonal?
Eine Praxis kann nur so effektiv sein, wie die Mitarbeiter es selbst sind. Doch wie gewinnt und bindet ein Praxisinhaber gutes Personal und schafft es, die Motivation langfristig hoch zu halten? Ein individuelles Belohnungssystem mit unterschiedlichen Anreizen ist eine vielversprechende Option.
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Das neue Jahr ist noch jung und ebenso wie knallende Sektkorken und Bleigießen gehören die unvermeidlichen „guten Vorsätze“ zur Tradition eines positiven Starts in die nächsten zwölf Monate. Auch Zahnärzte geloben bei dieser Gelegenheit nicht selten Besserung. Möglicherweise nicht nur im privaten Bereich, sondern auch in ihrer Eigenschaft als Praxischef. Ein noch besserer Chef für die eigenen Mitarbeiter zu sein ist ein guter Vorsatz, der in vielerlei Hinsicht Sinn ergibt und – sorgfältig geplant – leichter in die Tat umzusetzen ist, als das Rauchen aufzugeben oder der Verzicht auf Kohlenhydrate.
Wertschätzung zeigen motiviert Mitarbeiter
Wie wichtig ein gut funktionierendes Praxisteam für den beruflichen Erfolg ist, wissen viele Zahnärzte bereits. Denn wer sich von der sogenannten „grauen Mitte“ abheben möchte, ist darauf angewiesen, dass seine Mitarbeiter die Philosophie des Chefs verinnerlichen und selbstständig umsetzen. Wenn er jeden Arbeitsschritt kontrollieren und verbessern muss, wird es schwer für ihn, seine eigentlichen Aufgaben als Mediziner zu erfüllen. Egal ob ein niedergelassener Zahnarzt eine bestimmte Servicekultur in die täglichen Abläufe integriert, zusätzliche Leistungen anbietet oder eine spezielle Patientengruppe ansprechen möchte: Seine Angestellten müssen ihm den Rücken freihalten und sind gleichzeitig das wirksamste Marketinginstrument für die Praxis, weil er allein bei solchen Vorhaben auf verlorenem Posten stünde.
Oft beschäftigt ein Praxischef schon Mitarbeiter, die engagiert ihre Aufgaben angehen und dabei selbstständig und eigenverantwortlich handeln. Leider vergessen Zahnärzte im stressigen Praxisalltag oft, solchen sogenannten „A-Mitarbeitern“ ihre Wertschätzung zu zeigen. Ein Lob zum richtigen Zeitpunkt kann viel bewirken, aber wer sein gesamtes Team dauerhaft motivieren möchte, hat darüber hinaus auch andere Möglichkeiten.
Bessere Bezahlung: Finanzielle Anreize motivieren Personal
Der Praxischef kann aktiv eingreifen und sein Personal durch sinnvolle Entlohnungsmodelle motivieren, die besonderen Einsatz mit einer Belohnung honorieren. Beratende Unternehmen wie die OPTI Zahnarztberatung GmbH setzen deshalb schon seit geraumer Zeit auf leistungsgerechte Entlohnung. Dieses System basiert auf dem Gedanken, Anreize zu schaffen, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben noch besser erfüllen.
Solche Anreizsysteme bauen auf dem Herzberg-Modell auf. Der US-amerikanische Professor für Arbeitswissenschaft und klinische Psychologie geht davon aus, dass jeder Mensch am Arbeitsplatz zwei Grundbedürfnisse hat: Motivationsbedürfnisse, auch „Zufriedensteller“ genannt – und Hygienebedürfnisse, die als „Unzufriedensteller“ bezeichnet werden. Zu diesen zählen zum Beispiel Bezahlung, Arbeitsplatzsicherheit oder Führungsqualität. Sind diese Faktoren vorhanden, besteht zwar keine Unzufriedenheit, es muss sich aber auch nicht zwangsläufig Zufriedenheit einstellen. Dazu ist es erforderlich, dass auch die „Zufriedensteller“, wie Anerkennung, Aufstiegsmöglichkeiten, Selbstverwirklichung oder leistungsgerechte Vergütung vorliegen. Wichtig ist ein Gleichgewicht zwischen Hygienefaktoren und Motivatoren.
Fixes Grundgehalt plus variable Komponente
Modelle, bei denen die Entlohnungspolitik in Abhängigkeit von finanziellen Zielen gestaltet wird, nennt man leistungsbezogene Anreizsysteme. Die Vergütung besteht aus einem fixen Grundgehalt und einer variablen Komponente, wobei dieser variable Anteil durch den Zielerreichungsgrad der Zielvereinbarung bestimmt wird. Dieser Bonus ist nach oben begrenzt. Maximal 40 Prozent des Jahresgehalts könnten variabel sein, in einer Zahnarztpraxis sind 20 bis 30 Prozent angebracht und realisierbar.
Dabei ergibt es Sinn, bei dieser Belohnung nicht nur das Ziel, sondern auch das Verhalten der Mitarbeiter mit einzubeziehen. Denn die Erfahrung zeigt, dass ausschließlich monetäre Anreize die positiven Verhaltensweisen von Mitarbeitern zwar verstärken, dass aber auch das Risiko einer Fehlentwicklung steigt, wenn die Ziele den geschäftlichen Erfolg nicht gewährleisten. Die Anreize können auch in Form von Freizeit, Fortbildungen oder Gutscheinen geschaffen werden. Der Zahnarzt kann in diesem Punkt kreativ tätig werden und ein Belohnungssystem wählen, das zu seiner Praxisphilosophie passt.
Entlohnungssystem muss transparent sein
Wenn er sich dafür entscheidet, seine Mitarbeiter leistungsgerecht zu entlohnen, sollte er bei der praktischen Umsetzung einige Punkte beachten. Transparenz ist wichtig, damit sein Personal das Entlohnungssystem akzeptiert. Das heißt, die Ziele, auf die das Team hinarbeitet, sollten ebenso klar definiert sein wie die Art der Beurteilung der Leistungen. Die Mittel, die der Zahnarzt investiert, zahlen sich für ihn aus, da motivierte Mitarbeiter letztlich auch den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis fördern. Dennoch handelt es sich zunächst um zusätzlichen finanziellen Aufwand. Der Praxischef sollte also seine ökonomischen Kennzahlen im Blick haben, wenn er das neue System einführt. Gleiches gilt für den juristischen Hintergrund. Die Arbeitsverträge der Angestellten müssen entsprechend angepasst werden.
Eine entscheidende Rolle bei der Einführung eines neuen Systems spielt immer die Frage, inwiefern dieses möglichst unkompliziert und ohne die vorhandenen Ressourcen übermäßig zu strapazieren zur Verfügung gestellt werden kann. Konkret bedeutet das: Der Praxischef muss die notwendige Bewertung der Leistungen der Angestellten reibungslos und zeitökonomisch günstig in den Praxisalltag integrieren. Mithilfe moderner Praxissoftware ist es heute möglich, die Qualität der Arbeitsleistungen des Praxisteams mit wenigen Mausklicks zu dokumentieren. Die Zeitintervalle, in denen er Parameter wie „Freundlichkeit im Umgang mit den Patienten“, „Pünktlichkeit“, oder „Ordnung am Arbeitsplatz“ bewertet, legt der Zahnarzt dabei selbst fest.
Leistungsgerechte Entlohnung bietet ein großes Potenzial für den wirtschaftlichen und fachlichen Erfolg von Zahnärzten. Aber rechnet sich die damit verbundene Umstellung auch für kleinere Formen von Gemeinschaftspraxen, Praxisgemeinschaften oder „Einzelkämpfer“? Es ist verständlich, dass manche selbstständigen Zahnmediziner Zweifel haben, ob die Arbeitsabläufe nicht doch gestört werden könnten. Grundsätzlich ist es wichtig, einen Praxischef dort „abzuholen“, wo er wirtschaftlich und personell steht. Denn ein seriöser Berater findet für jede Praxis eine passende Lösungsvariante.
Wer sich dazu entschließt, sein Personal durch leistungsgerechte Entlohnung dazu anzuspornen, gemeinsame Praxisziele zu erreichen, muss nicht zwangsläufig eine komplette Systemumstellung stemmen. Denn ein Belohnungssystem kann zu Anfang durchaus nur in der Definition eines einzigen Ziels als Gruppenaufgabe bestehen. Wichtig für das gemeinsame Erfolgserlebnis ist jedoch, dass dieses Ziel realistisch ist und innerhalb eines Jahres erreicht werden kann.
Ziele klar definieren
Denkbar wäre es beispielsweise, wenn der Zahnarzt als Gruppenziel festlegt, dass der Aufwand an Verbrauchsmaterialien innerhalb eines Jahres um zehn Prozent gesenkt werden soll. Selbstverständlich muss er als Chef diese Vorgabe klar definieren und erklären. Erreicht das Team das angestrebte Ergebnis, stellt er eine Belohnung in Aussicht. Für ein gemeinschaftlich erarbeitetes Ziel empfiehlt sich ein entsprechendes Gruppen‧erlebnis. Zum Beispiel ein gemeinsames Abendessen in einem eleganten Restaurant oder ein Ausflug. Die positive Resonanz und die entstehende Dynamik kann er dann zum Anlass nehmen, zwei oder drei weitere Ziele festzulegen: zum Beispiel eine Optimierung der Terminplanung. Auch dazu sind wieder konkrete und messbare Vorgaben nötig. Chef und Team legen also fest, dass Leerläufe bei der Terminplanung um 15 Prozent reduziert werden sollen. Eine andere Option wäre das Ziel, eine bestimmte Anzahl von neuen Patienten innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu gewinnen – sei es durch verbesserten Service oder effektiveres Praxismarketing. Im nächsten Schritt könnte der Zahnarzt dann über die Gruppenziele hinaus für spezielle Mitarbeiter konkrete Einzelziele definieren, die ihren persönlichen Arbeitsbereich betreffen: beispielsweise den Empfang, die Prophylaxe, das Hygienema‧nagement, die Abrechnung oder die Assistenz bei Behandlungen.
Eine sanfte und schrittweise Einführung von leistungsgerechter Entlohnung ist also für jeden umsetzbar. Verbesserte Leistungen entsprechend zu honorieren stärkt die Praxis, den Chef und das ganze Team.
Dipl.-Kfm. Christian Henrici
ist Geschäftsführer der OPTI Zahnarztberatung mit Schwerpunkten in Betriebswirtschaft, Organisation, Marketing, Praxisanalyse, Führung und Personal.
Kontakt: henrici@opti-zahnarztberatung.de
