Checkliste: So bereiten Sie sich auf eine Praxisbegehung optimal vor
Bei Praxisbegehungen kontrollieren Behörden, ob die Zahnarztpraxis die geltenden Hygienebestimmungen einhält. Das DENTAL MAGAZIN zeigt anhand einer Fünf-Punkte-Checkliste, wie sich der Praxisinhaber und sein Team dafür wappnen.
Praxisbegehungen erfordern die Aufmerksamkeit des gesamten Teams – auch bei der Vorbereitung. © Miriam Dörr/fotolia
In einer Zahnarztpraxis gehen täglich Dutzende von Patienten ein und aus. Als Betreiber trägt der Zahnarzt Verantwortung für deren Gesundheit, ebenso wie für die Sicherheit seiner Mitarbeiter. Um beides zu gewährleisten, sind nicht nur einschlägige Hygienevorschriften relevant.
Wer die Abläufe in seiner Praxis standardisiert und dokumentiert, schafft die Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme Arbeitsweise. Ob Zahnärzte ihren Pflichten nachkommen, überprüfen die zuständigen Behörden im Rahmen der sogenannten Praxisbegehung. Die damit verbundene Herausforderung kann der Chef nicht als Einzelkämpfer bewältigen. Es obliegt ihm jedoch, dafür zu sorgen, dass sein Team vollständig über die Vorschriften informiert ist, und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter seine Aufgabe kennt.
Kontrollen auch unangekündigt
Die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen empfehlen ihren Mitgliedern, die Entschlossenheit der zuständigen Behörden ernst zu nehmen und sich vorzubereiten. Wichtig ist dabei, dass die Kontrollen gem. § 5 MPGVwV ausdrücklich auch unangekündigt durchgeführt werden dürfen. Die Hinweise darauf, dass die öffentlichen Organe ihre rechtlichen Möglichkeiten auszuschöpfen gedenken, verdichten sich. So stocken die Regierungspräsidien ihr Personal auf.
Neue Inspektoren sollen engmaschige Begehungen ermöglichen. Das Land Niedersachsen hat beispielsweise angekündigt, sämtliche Praxen in seinem Zuständigkeitsbereich begehen zu wollen. Auch in Baden-Württemberg bemühen sich die Verantwortlichen besonders in den Großstädten um die Verpflichtung zusätzlicher Fachkräfte.
Checkliste: Wie bereiten Sie sich auf eine Praxisbegehung optimal vor?
1) Mitarbeiterinnen in Vorbereitung einbeziehen
Dass eine behördliche Überprüfung keine Jubelstürme auslöst, ist verständlich. Mitverantwortlich für das damit einhergehende mulmige Gefühl dürfte auch Unsicherheit sein. Viele Praxen wissen nicht, was sie konkret bei einer Begehung erwartet. Fakt ist: Die Anforderungen der Prüfer sind breit gefächert. Für den Praxischef ist es zunächst wichtig, zu sammeln, welche Punkte im Rahmen der Vorbereitung abgearbeitet werden müssen. Es empfiehlt sich, möglichst schon in der frühen Phase der Vorbereitung eine Mitarbeiterin mit in die Planung einzubeziehen, die zumindest mit einem Teil der Themen vertraut ist. Gibt es in der Praxis zum Beispiel schon eine Hygienebeauftragte, ist diese prädestiniert als Anlaufstelle, bei der alle Fäden zusammenführen, und sie sollte entsprechend instruiert werden.
Mitarbeiterinnen, die mit einer übergeordneten Aufgabe im Zusammenhang mit dem QM-System der Praxis betraut sind, können den Zahnarzt ebenfalls effektiv unterstützen. Besonders umsichtig handelt ein Praxischef, wenn er diese Vertrauensperson bereits vor der Ankündigung einer Begehung durch Fortbildung. Wenn sich der Zahnarzt gemeinsam mit seinem Team auf die Begehung vorbereitet, ist es sinnvoll, genauso vorzugehen wie der Prüfer. Dieser wird bei der Inspektion von Raum zu Raum gehen, wobei jeweils unterschiedliche Punkte wichtig sind, um Risiken, insbesondere die Hygiene betreffend, zu minimieren.
Schon im Wartezimmer muss das Team darauf achten, dass die dort ausgelegten Zeitschriften den Wartebereich nicht verlassen und so Keime in die Behandlungsräume getragen werden. Ebenso sollte das Spielzeug in der Kinderecke regelmäßig desinfiziert werden. Diesen Verantwortungsbereich könnte der Zahnarzt seiner Rezeptionskraft übertragen, sofern sich der Wartebereich in der Nähe des Empfangs befindet. Besonders umsichtig handelt ein Praxischef, wenn er diese Vertrauensperson bereits vor der Ankündigung einer Begehung durch Fortbildung mit umfassenden Informationen für die Aufgabe wappnet.
Beratende Anbieter, wie die OPTI Zahnarztberatung GmbH, haben den Bedarf in der Zahnärzteschaft erkannt und das Thema „Praxisbegehung“ in ihr Leistungsportfolio aufgenommen. Eine fortgebildete Mitarbeiterin verfügt darüber hinaus über das nötige Wissen, um dem Chef Vorschläge zu unterbreiten, welche Einzelschritte an welche Kollegin delegiert werden sollten.
2) Trennung in reiner und unreiner Bereich
Wenn sich der Zahnarzt gemeinsam mit seinem Team auf die Begehung vorbereitet, ist es sinnvoll, genauso vorzugehen wie der Prüfer. Dieser wird bei der Inspektion von Raum zu Raum gehen, wobei jeweils unterschiedliche Punkte wichtig sind, um Risiken, insbesondere die Hygiene betreffend, zu minimieren. Schon im Wartezimmer muss das Team darauf achten, dass die dort ausgelegten Zeitschriften den Wartebereich nicht verlassen und so Keime in die Behandlungsräume getragen werden. Ebenso sollte das Spielzeug in der Kinderecke regelmäßig desinfiziert werden. Diesen Verantwortungsbereich könnte der Zahnarzt seiner Rezeptionskraft übertragen, sofern sich der Wartebereich in der Nähe des Empfangs befindet.
Die Vielfalt der einschlägigen Vorschriften führt häufig dazu, dass dem Team einige davon nicht bekannt sind. Ein Beispiel betrifft den Instrumententransport. Nach der Patientenbehandlung dürfen die benutzten Instrumente nicht im Behandlungsraum gelagert werden, sondern müssen möglichst zügig in den Aufbereitungsraum gebracht werden. Den Praxismitarbeitern ist jedoch häufig nicht bewusst, dass diese unbedingt in verschließbaren Behältnissen transportiert werden müssen.
Im Aufbereitungsraum hingegen steht die strenge Unterscheidung zwischen reinem und unreinem Bereich im Mittelpunkt des Hygienemanagements. Der Inspektor wird überprüfen, ob eine sichtbare Trennung vorhanden ist. Ebenfalls Gegenstand der Prüfung ist beispielsweise die persönliche Schutzausrüstung (PSA) bei der Medizinprodukteaufbereitung. Auch in diesem Punkt sollte eine Mitarbeiterin mit der regelmäßigen Kontrolle beauftragt werden.
3) Dokumentation nicht vergessen
Angesichts des Hygiene-Schwerpunkts bei der Begehung darf jedoch nicht vergessen werden, dass auch Vorgänge im Rahmen der Praxisorganisation Teil der Prüfung sind. Dazu zählen zum Beispiel der Anamnesebogen, das allgemeine Prozedere bei Infektionskrankheiten oder das Praxisorganigramm mit den Zuweisungen der Pflichten an das Team.
Ein weiterer Punkt, dessen Bedeutung nicht selten unterschätzt wird, ist die Dokumentation. Viele Praxen legen großen Wert auf die Einhaltung der Hygienevorschriften, versäumen es jedoch, die Maßnahmen ausreichend zu dokumentieren. Dabei bietet vielseitige Praxissoftware heute alle Möglichkeiten für das Personal, jeden Schritt der Hygienekette unkompliziert zu verzeichnen und so für dessen Überprüfbarkeit zu sorgen – ohne die täglichen Abläufe zu stören. In diesen Themenbereich fallen auch Arbeitsanweisungen, beispielsweise für die Wartung bestimmter Geräte.
4) Gut strukturiertes QM-System
Besonders die Validierungs- und Wartungsnachweise von Sterilisatoren oder Thermodesinfektoren rücken während einer Begehung oft in den Blickpunkt des Prüfers, ebenso wie die schriftlichen Nachweise der Unterweisung von Mitarbeitern. Kann ein Praxisteam bereits im Vorfeld auf ein gut strukturiertes QM-System als Basis zurückgreifen, vereinfacht dies die Vorbereitung auf eine Begehung erheblich. Hilfreich kann jedoch auch der objektive Blick eines externen Spezialisten sein.
Diese Profis haben aufgrund ihrer Erfahrung ein Auge für typische Schwachstellen. Eine mögliche Vorgehensweise besteht darin, alle Praxisräume auf Quellen für Beanstandungen zu kontrollieren. Auch hier ist die Einbindung der Mitarbeiter mitbestimmend für den Erfolg. Es ergibt Sinn, wenn der externe Berater oder der Zahnarzt selbst gemeinsam mit einer umfassend informierten Angestellten, wie der Hygienebeauftragten, einen Ordner für einen strukturierten Aktionsplan anlegt.
5) Stärkung des Teamgeists
Insgesamt sind vor der Praxisbegehung die Aufmerksamkeit und das Engagement des gesamten Personals nötig, um alle anfallenden Aufgaben zu erfassen und abzuarbeiten. Die Vorbereitung, der Beitrag, den jeder Mitarbeiter dazu leistet, sogar die Begehung selbst können sich also positiv auf Zusammenhalt und Teamgeist auswirken. Für den Zahnarzt selbst birgt dies ebenfalls Chancen.
Durch die systematische Kontrolle im Rahmen der Vorbereitung gewinnt er einen Überblick über alle Bereiche seiner Praxis – ein besonders wertvoller Effekt der Begehung, denn „Betriebsblindheit“ führt häufig dazu, dass Chef und Personal den Grund für eine Störung der täglichen Abläufe nicht erkennen. Darüber hinaus lernt er die Stärken und Schwächen seines Teams unter dem Druck der anstehenden Begehung möglicherweise noch besser kennen. In dieser Situation zeigt sich schnell, wer bereit ist, sich über seine eigentlichen Aufgaben hinaus zu engagieren, wer belastbar ist, wer mitdenkt und teamfähig ist.
Die Regierungspräsidien haben bereits damit begonnen, ihren Plan einer nahezu lückenlosen Überprüfung der Praxen in die Tat umzusetzen. Dennoch kann sich jeder niedergelassene Zahnarzt gründlich auf eine Begehung vorbereiten – indem er sein Team auf die Herausforderung einschwört und die Aufgaben sinnvoll verteilt. Wer die Prüfung weniger als lästiges Übel und mehr als Chance begreift, wird von der Auswirkung auf seine Mitarbeiter profitieren: Das gute Gefühl, gemeinsam eine große Herausforderung gemeistert zu haben, wirkt oft als Schubkraft für zukünftige Teamaufgaben.
Thies Harbeck
leitet als Mitglied der Geschäftsleitung das operative Geschäft der OPTI Zahnarztberatung GmbH. OPTI unterstützt Praxen deutschlandweit in den Bereichen Betriebswirtschaft, Organisation, Marketing, Praxisanalyse, Führung und Personal.
harbeck@opti-zahnarztberatung.de
