Weshalb Planung in der Zahnarztpraxis entscheidend ist

Eine gut ausgearbeitete Planung für die Zahnarztpraxis halten viele Praxisinhaber für zu aufwendig und wenig zielführend. Dabei ist es sinnvoll, einen Plan für jeden Lebenszyklus der Praxis zu haben. Lesen Sie hier, welche Vorteile eine gute Planung Ihnen bringen kann.

Wann sollte man für die Praxis einen Plan aufstellen und welche Vorteile kann ein solcher bieten? ©kemaltaner – stock.adobe.com

„Planung? Wozu sollte ich das als Arzt machen? Mein Geschäft läuft doch? Und planen bedeutet wieder viel Aufwand und in die Zukunft kann man sowieso nicht schauen!“ Eine solche Einstellung zur Planung hören wir immer wieder. Doch: „Ein Mensch ohne Plan ist wie ein Schiff ohne Steuer“. Dieses Zitat eines Schweizer Schriftstellers zeigt den Vorteil einer Planung sofort.

Mit einem guten Plan kann man richtig steuern, ohne sich nur auf sein eigenes Bauchgefühl verlassen zu müssen. Der Plan sorgt für Transparenz und Klarheit, insbesondere bei wichtigen Entscheidungen. Also: ja, es lohnt sich einen Plan zu erstellen. Der Plan hilft, die richtigen Stellhebel zu kennen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ein Plan wird in der Regel über mehrere Betrachtungsperioden erstellt und dann immer gegen die aktuelle Ist-Entwicklung verglichen (sog. Soll-Ist-Abgleich). Durch diesen Abgleich versteht man sehr gut, wo sich wirtschaftliches Potenzial verbirgt.

Wann ist Planung in der Zahnarztpraxis sinnvoll?

Wann ist es sinnvoll, einen Plan aufzustellen? Es gibt viele Anwendungsmöglichkeiten für einen Plan. So z. B. bei

Praxisgründung oder -erweiterung
Anschaffung von neuen Geräten und Einrichtungen
Aufnahme oder Ablösung von weiteren Krediten
Betrachtung der Auslastung der Praxis
Entscheidung zur Aufnahme eines neuen Partners
Entscheidung zur Einstellung eines angestellten Leistungserbringers
Überprüfung der Rentabilität der Praxis
Planung der Rücklagenentwicklung über die Lebenszyklusphasen der Praxis

Ein Plan ist keine Glaskugel mit der man in die Zukunft schauen kann. Das kann in der Tat niemand. Doch ein guter Plan hilft unter anderem bei

dem Verständnis der Einflussgrößen auf den Erfolg (z.B. Standort, Patientenzahlen, Behandlungskosten, Partner)
Analyse der Entwicklung der Ergebnisgrößen wie Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquidität
Transparenz über Veränderungswirkung der Einflussgrößen (Test der Wirkung z.B. von veränderten Umsätzen wegen Patientenrückgang)
Schätzung der Steuerzahlungen: was kommt wann unter welchen Rahmenbedingungen auf mich zu?

Beispiel: Planung bei einer Praxisgründung

Wie stelle ich einen Plan auf? Das wollen wir anhand des Beispiels Praxisgründung einer Berufsausübungsgemeinschaft mit zwei Partnern kurz skizzieren. So muss bei Praxisgründung u. a.

entschieden werden, ob als Einzelpraxis oder BAG gegründet wird
die Standortentscheidung gefällt werden
der Raumbedarf definiert und geeignete Räumlichkeiten erworben oder gemietet werden
ein Behandlungskonzept festgelegt und dem entsprechend über Ausrüstung und Einrichtung entschieden werden
der Personalbedarf ermittelt und das Personal rekrutiert werden.

Alle diese Überlegungen resultieren in Entscheidungen, die einen Einfluss auf den notwendigen Geldmittelbedarf haben. Um nun einen Plan aufzustellen, stellt man die wichtigsten Einflussgrößen Patientenzahl und Leistungsangebot zusammen. Auf dieser Grundlage können die wirtschaftlichen Kennzahlen Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquidität für drei bis fünf Jahre kalkuliert werden. Als technisches Hilfsmittel kann für einen solchen Plan sehr gut Excel verwendet werden.

Abbildung 1: Betriebswirtschaftliche Planung einer mittelgroßen Zahnarztpraxis. *Privatentnahmen inkl. Einkommenssteuer, Versorgungswerk, Krankenversicherung und Privatausgaben. © Knoll/Ferger

Visualisierung der Planzahlen

Anhand Abbildung 2 ist der Vorteil einer grafischen Darstellung der Planzahlen gut zu erkennen. Wie in dem Diagramm zu sehen ist, sind die Privatentnahmen durchweg sehr hoch. Dazu kommt im Jahr 2021 eine noch höhere Planentnahme. Durch die übersichtliche Darstellung ergeben sich sofort zwei Fragen:

Lassen sich die Privatentnahmen insgesamt senken, bzw. der Gewinn der Praxis erhöhen?
Ist die höhere Planentnahme in 2021 wirklich notwendig?

Abbildung 2: Grafische Darstellung der Planungstabelle © Knoll/Ferger

Sinnvollerweise wird eine Planung nicht nur für ein Gründungsvorhaben erstellt, sondern kontinuierlich für jeden Lebenszyklus einer Praxis. Damit wird die notwendige Transparenz geschaffen, um die Praxis nachhaltig wirtschaftlich erfolgreich zu führen.

Fazit: Planung schafft Transparenz und Verständnis in der Zahnarztpraxis

Ein Plan schafft Transparenz und erhöht das Verständnis der Praxiszahlen. Der richtige Umgang in der Erstellung einer Planung und die Interpretation benötigen allerdings Übung. Scheuen Sie sich nicht und holen Sie sich frühzeitig Unterstützung.

Wenn Sie weitere Tipps zu den betriebswirtschaftlichen Aspekten der Zahnarztpraxis benötigen, schauen Sie sich auch die Beiträge “Liquidität und Gewinn – wo liegt der Unterschied?” und “Diese fünf Kennzahlen sollten Sie im Blick haben” an.

Die Experten

Dr. Thomas Knoll und Marco Ferger sind Gründer von controlMED. Mit ihrem innovativen Buchhaltungs- und Beratungsservice bringen sie Praxisinhaber auf einfache Weise näher an ihre Zahlen und sorgen für einen deutlichen Transparenzgewinn. Ihr individueller Service bringt dem Praxisinhaber Freiraum und steigert gleichzeitig die Rentabilität der Praxis. Knoll und Ferger haben fundierte Expertise in den Bereichen Praxismanagement, Praxisbuchhaltung und Controlling.