5 einfache Schritte Zeit zu sparen
Sie haben das Gefühl, es läuft nicht alles rund in Ihrer Praxis? Immer wieder stößt das Team auf dieselben Stolperfallen? Gehen Sie doch einmal ganz bewusst auf Ursachenforschung! Eine akribische Bestandsaufnahme über einige Wochen lohnt sich, um herauszufinden, wo Ihre Praxis am meisten Zeit verliert. Bis dahin haben wir hier fünf Schritte, die in jedem Fall eine bessere Zeiteffizienz mit sich bringen.
Mit einigen einfachen Tipps können Sie wertvolle Zeit für die wichtigen Dinge in der Praxis sparen. © Yuriy Golub – shutterstock.com
1. Routine
Routine verschafft Ihnen und Ihrem Team einen Zeitvorteil. Das gilt für alle Handgriffe innerhalb und außerhalb des Behandlungszimmers. Von der unmittelbaren Behandlungsvorbereitung (Instrumente bereitlegen, Patientenakte aufrufen) bis hin zur Instrumentenaufbereitung im Steri-Raum. Wenn jeder im Team weiß, wann er was zu tun hat, reduzieren sich ungeplante Verzögerungen und Ihre Terminplanung lässt sich besser einhalten. Voraussetzung hierfür sind jedoch klare Arbeitsanweisungen. Schriftlich und für jeden zugänglich. Nutzen Sie am besten verfügbare Vorlagen, z. B. den Muster-Hygieneplan der BZÄK, und tragen Sie Sorge, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend informiert sind.
2. Digitalisierung
Willkommen im 21. Jahrhundert! Warum überführen Sie Ihre privaten Nutzungsgewohnheiten von digitalen Technologien eigentlich nicht in Ihren Berufsalltag? Das würde einiges vereinfachen und kostbare Zeit sparen. Hier ein paar Paradebeispiele für die Zahnarztpraxis: Die digitale Dokumentation bietet Ihnen im besten Fall eine vollautomatische und lückenlose Rückverfolgbarkeit, die Sie im Zweifel vor Regressansprüchen schützen kann. Die Vorteile gegenüber der analogen Dokumentation? Keine unübersichtliche Zettelwirtschaft, die im Archiv wertvollen Stauraum in Beschlag nimmt. Die Daten sind via PC oder Tablet schneller wieder abrufbar und mit angemessenen Softwaresystemen lassen sich die verschiedenen Aufgabenbereiche der Praxis sinnvoll miteinander verknüpfen.
Zweites Beispiel: Online-Fortbildungen. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten, sich nach Feierabend 24/7 weiterzubilden! Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen sparen Sie sich Anfahrtswege und eine, im schlimmsten Fall, ganztägig geschlossene Praxis. Oftmals liegen Online-Angebote außerdem preislich unter den Gebühren für herkömmliche Fortbildungen.
Setzen Sie außerdem auf Online-Materialbestellung. Auch hier überzeugt vor allem das „Rund-um-die-Uhr“-Argument. Bestellungen sind jederzeit möglich, es gelten keine Öffnungszeiten. Dicke Kataloge wälzen ist passé. Mit nur wenigen Klicks lassen sich via Volltextsuche und intelligenten Filterfunktionen die richtigen Waren finden. Mithilfe virtueller Merkzettel und Bestellübersichten sind Sie sogar beim nächsten Einkauf noch schneller, weil Sie die bereits vorgemerkten oder in den Vormonaten bestellten Produkte nur noch in den Warenkorb verschieben müssen. Die lästige Suche fällt damit weg. Das schont Nerven und wirkt sich positiv auf das Zeitkonto jeder Praxis aus. Auf zahnärztlichen Vergleichsportalen erhalten Sie zudem ohne Rechercheaufwand zusätzlich noch Auskunft über die fairsten Angebote in puncto Lieferbedingungen und Preis. Preisvergleich: machen Sie doch privat auch, bevor Sie eine Reise buchen, oder?
3. Kommunikation
„Sprechenden Menschen kann geholfen werden“, sagt der Volksmund und Recht hat er! Egal, ob mit den Patienten, Mitarbeitern oder dem Dentallabor – eine offene und direkte Kommunikation spart Missverständnisse und somit auch Zeit. Zur Kommunikation gehört allerdings das Zuhören genauso wie das Sprechen. Hören Sie Ihren Mitarbeitern also zu. Wenn zum Beispiel Probleme in Arbeitsabläufen auftreten, mit denen Sie im Tagesgeschäft nichts zu tun haben, weiß Ihr Team höchstwahrscheinlich besser Bescheid, wo der Hase im Pfeffer liegt. Finden Sie gemeinsam eine Lösung! Und auch sonst ist ein respektvoller und ehrlicher Umgang im Team ganz wichtig für die Effizienz der Praxis.
Wenn wir über Kommunikation sprechen, müssen wir auch kurz das Thema Kommunikationskanäle anreißen und damit das Thema Datenschutz beleuchten, das vor allem seit der DSGVO wie ein Damoklesschwert über Praxisbetreibern hängt. Noch stärker als zuvor, sollten Sie sich heute bewusst sein, über welche Wege welche Daten kommuniziert werden. Es ist nicht ratsam, wenn eine Praxis mit dem Labor oder die Mitarbeiter untereinander Patientendaten via unverschlüsselter E-Mail oder WhatsApp hin- und herschicken. Das sollten Sie als Praxisinhaber stets im Blick haben und gegebenenfalls intervenieren. Der Rat eines erfahrenen Datenschutzbeauftragten kann hier Gold wert sein.
4. Qualifizierung
Was nützen gute Strukturen und klare Kommunikation, wenn Ihre Mitarbeiter nicht befähigt sind, bestimmte Aufgaben umzusetzen? Nicht nur Sie selbst sollten fachlich stets auf dem Laufenden bleiben, auch Ihr Praxisteam sollten Sie regelmäßig auf Team-Fortbildungen schicken oder – noch effizienter – Ihnen die Möglichkeit zur Teilnahme an Online-Fortbildungen einräumen. Im besten Fall wird jedes Teammitglied nach seinen Stärken individuell gefördert. Schließlich können Sie in Zeiten des extremen Fachkräftemangels dankbar sein, wenn Sie über ein funktionierendes Praxisteam verfügen. Denn nur durch Weiterbildung der Angestellten kann sich eine Praxis auch nach vorn entwickeln. Je höher das Know-how jedes Einzelnen, desto reibungsloser und zeiteffizienter laufen Prozesse ab. Vor allem dann, wenn Sie als Praxischef Aufgabenbereiche auch mal abgeben können. Vertrauen Sie den richtigen Mitarbeitern die richtigen Aufgaben an (natürlich immer innerhalb des gesetzlichen Delegationsrahmens) und Sie selbst werden entspannter und dürfen mit weniger Zeitdruck Ihrer Arbeit nachgehen.
5. Outsourcing
Nicht immer ist es jedoch möglich, alle nötigen Kompetenzen innerhalb der eigenen Mitarbeiterschaft aufzubauen. Dafür gibt es aber seit Jahren Dienstleister am Markt, die Sie vor allem beim Meistern der betriebswirtschaftlichen Hürden gut unterstützen. Besonders administrative Aufgaben sind nicht nur lästig, sie nehmen auch viel Zeit in Anspruch. Warum also nicht einfach outsourcen und die Profis machen lassen? Egal, ob Abrechnung, das gesamte Praxismanagement, Factoring oder Terminmanagement – dank digitaler Prozesse können heute unter anderem viele dieser Arbeitsschritte personell und räumlich ausgelagert werden. Wichtig ist aber auch hierbei: Alles muss unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes (der sich wiederum selbst gut auslagern lässt) funktionieren. Und natürlich sollte sich die Investition am Ende des Tages für Ihre Praxis rechnen. Es empfiehlt sich, vorab genau zu kalkulieren, wie viel Zeit Sie durch die Vergabe nach Extern einsparen, und ob Sie in dieser Zeit die entstandenen Kosten wieder reinholen oder dadurch im besten Fall sogar einen Mehrgewinn erzielen.
