Praxismanager: Der organisatorische Helfer
Nur mit einem guten Praxismanagement kann ein Zahnarzt bestmöglich für die Gesundheit seiner Patienten sorgen und auch langfristig mit der eigenen Praxis erfolgreich sein. Eine effiziente Organisation der Abrechnungen spielt dabei eine wichtige Rolle. Werden die Abrechnungen nicht sinnvoll in den Praxisalltag integriert, leidet das Tagesgeschäft darunter - und somit auch der Patient.
Ein Praxismanager kann den Zahnarzt in Abrechnungsfragen und vielen weiteren organisatorischen Dingen entlasten. © fotolia/Bacho Foto
Warum sich die Investition in einen Praxismanager lohnen kann
Praxismanagement umfasst diverse Aspekte, die in einer zahnärztlichen Praxis relevant werden können. Zahnärzte, die einen hohen Qualitätsanspruch an ihre Praxis haben, sollten daher erwägen, einen Praxismanager einzustellen. Denn dieser entlastet die Zahnärzte in organisatorischen, planerischen und finanztechnischen Aspekten der Praxisführung. Der Zahnarzt kann sich dann verstärkt auf die Behandlung seiner Patienten konzentrieren. Praxismanager seien nicht nur für das Terminmanagement und die Behandlungskoordination verantwortlich, sondern auch für die Patientengewinnung, das Personalmanagement und die Entwicklung von Marketingmaßnahmen, erklärt der Berufsverband für zahnmedizinisches Praxismanagement. Darüber hinaus kümmern sich Praxismanager um die Durchführung und das Management der Abrechnungen – ein wesentlicher Vorteil, denn nur mit geschultem Personal ist eine qualifizierte und fehlerfreie Abrechnung der zahnärztlichen Leistungen möglich. Davon profitieren sowohl die Ärzte als auch die Patienten.
Die GOZ als Grundlage für die Abrechnungen
Die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) bildet nicht nur die Grundlage für die zahnärztliche Vergütung, sondern bezieht sich auch auf die Abrechnung einzelner medizinischer Leistungen für Kassenpatienten. Diese werden nach dem Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen (BEMA) und über die Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV) abgerechnet. Sie legt fest, welche Beitragshöhe Kassenpatienten anteilig für die jeweiligen Behandlungen aus eigener Tasche bezahlen müssen. Dazu gehören unter anderem allgemeine zahnärztliche Leistungen, prophylaktische Leistungen, konservierende Leistungen und chirurgische Leistungen. Je nachdem, um welche Behandlung es sich handelt, müssen unterschiedliche Dinge bei der Abrechnung beachtet werden. So wie einige beispielhaft hervorgehobene Leistungen zeigen:
Abrechnungsbeispiele
Abrechnung bei einer Behandlung im Ausland. Immer mehr Menschen ziehen eine (zahnärztliche) Behandlung im Ausland in Betracht. Dieser Medizintourismus wirkt sich auch auf die Abrechnungen aus. Grundsätzlich gilt: Die Kassen erstatten nur die im EU-Ausland erbrachten Leistungen, die auch in Deutschland erstattungsfähig sind. Etwaige Mehrkosten, die bei einer Behandlung im Ausland anfallen können, müssen vom Patienten aus eigener Tasche bezahlt werden. Auch Nachbesserungen in Deutschland, im Anschluss an eine Zahnbehandlung im Ausland, dürfen Zahnärzte nicht über die gesetzliche Krankenversicherung abrechnen, da der Patient eine Nachbehandlung selbst tragen muss.
Abrechnung bei Zahnersatz. Wird der Patient mit Zahnersatz und Kronen versorgt, kann der Zahnarzt das Vorbereiten eines endodontisch behandelten Zahnes zur Aufnahme einer Krone sowie die Verankerung im Wurzelkanal berechnen. Auch, wenn die Leistung nicht im Heil- und Kostenplan in der Gebührenvorausberechnung angegeben war, kann sie abgerechnet werden. Wichtig: Die Leistung darf dabei nur einmal pro Zahn abgerechnet werden.
Abrechnung bei DVT-Diagnostik. Nur Zahnärzte, die über einen DVT-Fachkundenachweis verfügen, dürfen das Anfertigen und Auswerten einer DVT-Aufnahme berechnen. Hier ist die GOÄ-Nr. 5370 zu berechnen, als Zuschlag für die computergesteuerte Analyse kann zudem die GOÄ 5377a berechnet werden.
Abrechnung bei Kieferbruch. Zahnärzte haben im Vergleich zu Kieferchirurgen eher selten mit Kieferbrüchen zu tun. Und dennoch kann auch dieser Teil des BEMA für die „normale“ Zahnarztpraxis relevant werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein traumatisch gelockerter Zahn wieder in die Zahnreihe eingefügt und an den Nachbarzähnen befestigt wird. Das ist meistens bei den Schneidezähnen der Fall. Oft werden im Zusammenhang mit diesen Repositionsmaßnahmen auch endodontische Leistungen am Zahn erforderlich, die dann abgerechnet werden können.
Abrechnung bei Füllungstherapie. Auch bei Füllungen gibt es abrechnungstechnisch ganz unterschiedliche Varianten – schon allein aufgrund der vielen Füllungsmaterialien. Die Gebührennummern 2050, 2070, 2090 und 2110 regeln beispielsweise plastische Füllungen ohne Adhäsivtechnik und können bei getrennten Kavitäten auch mehrmals pro Zahn berechnet werden. Die GOZ 2060, 2080, 2100 und 2120 stehen dagegen für die entsprechenden Füllungen inklusive der Verwendung einer adhäsiven Füllungstechnik. Für Gold- oder Keramikinlays werden die GOZ-Nummern 2150, 2160 und 2170 berechnet (für Präparation, Relationsbestimmung, Abformung, Einprobe, provisorisches Eingliedern, festes Einfügen, Nachkontrollen sowie Korrekturen).
Organisation von Terminabrechnungen
Bei der KZV gibt es sogenannte Terminabrechnungen. Das bedeutet, dass etwa Abrechnungen bei Zahnersatz (ZE), bei Kieferbruch (KB) oder bei Parodontose (PA) zu einem bestimmten Stichtag erfolgen und rechtzeitig bei der KZV eingereicht werden müssen. Daher gehört die Organisation von Terminabrechnungen zu einem effizienten Praxismanagement dazu. Bestimmte Vorbereitungen und Kontrollen können helfen, die Abrechnungen stressfrei und termingerecht zu organisieren. So können die Versichertenkarten bereits im Vorfeld vollständig eingelesen und kontrolliert werden. Auch sollte das Praxissystem regelmäßig aktualisiert werden: Nur mit den richtigen Updates klappt die Abrechnungsübermittlung an die KZV ohne Probleme. Eine große Hilfe kann es beispielsweise sein, wenn das Programm anzeigt, welche Rechnungen gerade versandt werden können. So kann die Praxis sicherstellen, dass auch keine Rechnung vergessen wird.
Wichtig ist es außerdem, alle Leistungen so genau und umfangreich wie möglich im Praxisprogramm zu dokumentieren. Ansonsten können die Leistungen nicht berechnet werden. Im Rechtsstreit gilt nämlich die Faustregel „nicht dokumentiert = nicht erbracht“. Und nicht erbrachte Leistungen können auch nicht abgerechnet werden. Im Idealfall sollte der Arzt anhand einer Tagesstatistik kontrollieren, ob auch alle Leistungen dokumentiert wurden. Auch die Rechnungen selbst sind am besten schon vor dem Einreichtermin zu kontrollieren. Am besten ist es, sie in den ersten zwei Monaten des laufenden Quartals monatlich zu kontrollieren, im dritten und letzten Monat dann wöchentlich. Der Vorteil: Auf diese Weise können Fehler bereits im Prüfmodul ausgeglichen und etwaige EDV-Probleme geklärt werden. Denn wird das erst am Tag der Quartalsabrechnung vorgenommen, kommt es bei der Abrechnung zu einem enormen Zeitverlust.
Um einen regelmäßigen Liquidationsfluss zu gewährleisten, bietet sich ein wöchentlicher oder monatlicher Rechnungsturnus an. Bei einem längeren Behandlungszeitraum ist es empfehlenswert, mehrere Zwischenrechnungen zu erstellen. Große Rechnungen sollten am besten direkt nach dem Behandlungsabschluss gestellt werden. Denn bei umfangreichen Zahnersatzarbeiten muss die Praxis beim Fremdlabor in Vorkasse gehen und ist somit auf einen schnellen Zahlungseingang von Seiten des Patienten angewiesen. Zum Jahreswechsel bietet es sich an, geplante, aber noch nicht gestellte Rechnungen direkt für das kommende Jahr festzulegen. So kann weiterhin für einen geregelten Praxisablauf gesorgt werden.
Fazit
Die Gebührenordnung für Zahnärzte und der Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen regeln die Abrechnung verschiedener zahnärztlicher Leistungen. Wie die fünf Beispiele für Abrechnungen gezeigt haben, muss dabei einiges beachtet werden. Schafft der Arzt es nicht, die Abrechnungen sinnvoll in den Praxisalltag zu integrieren, wirkt sich das auch negativ auf das Tagesgeschäft und die Zufriedenheit der Patienten aus. Daher lohnt es sich, wenn Zahnarztpraxen einen Praxismanager einstellen. Dieser unterstützt Zahnärzte in organisatorischen und planerischen Aufgaben – unter anderem bei den Abrechnungen. Gerade die Terminabrechnungen, die an die kassenzahnärztliche Vereinigung übermittelt werden müssen, sollten durch regelmäßige Kontrollen bestmöglich organisiert werden. Auf diese Weise kann ein regelmäßiger Liquidationsfluss sichergestellt werden, indem bereits im Vorfeld Fehler behoben werden und Zahlungen von Patienten rechtzeitig eingehen. Besonders wichtig ist auch die sorgfältige Dokumentation aller erbrachten Leistungen, denn nur dann können diese auch abgerechnet werden. Ein Praxismanager kann helfen, die Terminrechnungen zu organisieren und so einen wichtigen Beitrag zu einem besseren Praxismanagement leisten – eine Grundvoraussetzung für den Erfolg einer Zahnarztpraxis.
