Prof. Dhom: Viele Tipps für Zahnärzte beim Praxismanagement-Workshop
Praxismanagement für den Zahnarzt: Mehr als 50 Teilnehmer trafen sich in der Nähe des Frankfurter Flughafens zum ersten Praxismanagement-Workshop „Take-off für Ihren Erfolg“. Prof. Dr. Günter Dhom und neun weitere Experten zeigten an zwei Tagen, wie Zahnarztpraxen richtige unternehmerische Wege einschlagen können.
In Zusammenarbeit mit dem Deutschen Ärzte-Verlag bot Dhom die Praxismanagement-Fortbildung erstmals an. Der ehemalige Präsident der Deutschen Gesellschaft für Implantologie (DGI) leitet am Chemieindustrie-Standort Ludwigshafen eine Praxis mit mehreren Standorten und mehr als 100 Mitarbeitern. Viele der Teilnehmer erhofften sich auch Hinweise darauf, wie das Erfolgskonzept, das Dhom in seiner Praxis umsetzt, sich auf ihre eigene Praxis übertragen lassen könnte.
Entsprechende Fragen ergaben sich auch an beiden Fortbildungstagen: Wie sollte man einen Schichtplan organisieren? Wie hält es Dhom mit dem Weihnachtsgeld für Mitarbeiter? Wie kann man verhindern, dass alle Patienten nur vom Chef behandelt werden wollen und nicht von den angestellten Zahnärzten? Diese und andere Fragen griffen die Experten in den Vorträgen immer wieder auf und gingen auch auf individuelle Fälle der Teilnehmer ein.
Innerhalb von 72 Stunden mit Planung beginnen
Ausreichend Gelegenheit für einen intensiven Austausch mit den Experten ergab sich auch in den Pausen und zwischen den beiden Fortbildungstagen, sodass bei dem einen oder anderen schon entscheidende Weichen für die erfolgreiche Praxiszukunft gestellt worden sein könnten.
Überhaupt, dass machte Dhom zu Beginn des zweiten Tags deutlich, sollten alle Teilnehmer die 72-Stunden-Regel beachten. Bei allen Punkten aus der Fortbildung, die relevant für die eigene Praxis sein könnten und daher umgesetzt werden sollten, sollte innerhalb von 72 Stunden zumindest mit der Planung begonnen werden. „Danach wird es immer unwahrscheinlicher, dass man etwas erfolgreich umsetzt.“
Ziele definieren und aufschreiben
Aber zurück zum Anfang: Der erste Tag der Praxismanagement-Fortbildung beschäftigte sich zunächst mit der Definition der Faktoren für eine erfolgreiche Zahnarztpraxis. Dhom setzte in seinem Einführungsvortrag die Festlegung von Zielen im privaten Bereich und im Unternehmen ganz oben auf die Agenda. Für ihn gehören zum Praxiserfolg zwingend die Faktoren Fachkompetenz, Finanzkompetenz, soziale Kompetenz und eine entsprechende Motivation. Sein Rat an die Teilnehmer: die Ziele der kommenden 5, 10 und 15 Jahre nicht nur definieren, sondern auch schriftlich festhalten. „Ich gehe einmal im Jahr mit mir selbst in Klausur, fahre übers Wochenende in ein abgelegenes Hotel und überprüfe meine eigene Zielsetzung“, so Dhom.
Zu einer erfolgreichen Praxis gehört natürlich auch die Betriebswirtschaft. Ohne geht es nicht, zeigte Steuerberater Torsten Nowak. Er gab wichtige Tipps für ein Praxiskonzept und die Zielplanung der Teilnehmer. „Die privaten und unternehmerischen Ziele zu definieren ist die Grundarbeit. Erst dann entsteht das darauf basierende Praxiskonzept“, erklärte Nowak. Als eine der wichtigsten Fragen stellte er die Standortwahl – egal ob Einzel- oder Mehrbehandlerpraxis – in den Fokus. Oder wie Dhom es formulierte: „Standort, Standort, Standort“.
Praxen lassen zu viel Geld durch fehlerhafte Abrechnung liegen
Wie viel Geld deutsche Zahnarztpraxen aufgrund einer fehlerhaften Abrechnung verschenken, zeigte Sylvia Wuttig, Gründerin und geschäftsführende Gesellschafterin der DAISY Akademie und Verlag GmbH. Zahnärzte könnten die Abrechnung natürlich delegieren, sollten aber wissen, worüber in diesem Bereich geredet wird, und dies auch kontrollieren können, empfahl Wuttig. Riesenprobleme gebe es zudem aufgrund mangelhafter Dokumentation in der Abrechnung. „Die Begründung der GOZ-Rechnung findet sich leider oft überhaupt nicht in der Patientenkarteikarte wieder.“
Den weiteren Verlauf des ersten Tags dominierten Marketingthemen, etwa zur Praxiseinrichtung und zum Praxisdesign. „Man kann zwar viel selbst machen, aber holen Sie sich lieber Profis für diese Dinge“, empfahl Dhom. Denn Patienten beurteilen Praxen vor allem nach dem Aussehen – selbst die Patiententoilette spielt dabei eine wichtige Rolle („Visitenkarte der Praxis“). „Ihre medizinischen Fähigkeiten können Patienten nicht beurteilen, aber schon, wie sauber es in der Praxis ist und wie ihnen das Ambiente gefällt.“
Immer wichtiger würden auch die neuen Technologien. Eine Corporate Identity, ein Praxislogo („Möglichst ohne Molaren!“) und ein Internetauftritt, in dem sich beides wiederfindet, betrachtet Dhom als unabdingbar. Benjamin Kündiger, Geschäftsführer der Continum Consulting GmbH, sprach im Zusammenhang mit der Raumplanung auch das Thema WLAN im Wartebereich an. „Ohne WLAN-Zugang haben Sie vor allem bei den jungen Patienten kaum eine Chance.“
Personalmanagement wird das Thema der Zukunft für Praxen
Ein weiteres wichtiges, zukunftsweisendes Thema ist das Personalmanagement, wie Robert Filipovic, Key Account Manager bei BFS health finance, deutlich machte. Filipovic, der natürlich auch ein wenig die Vorteile von Factoring beleuchtete, zeigte die Tendenzen in der Zahnmedizin. „Das Thema Personal wird zukünftig die meiste Energie verbrauchen“, glaubt Filipovic.
Die Vorzeichen für den Fachkräftemangel sind deutlich: der demografische Wandel, Abwanderung der Arbeitskräfte in Industrieunternehmen in den Städten (etwa Audi in Ingolstadt oder Hoechst in Ludwigshafen) und die abnehmende Attraktivität des Berufs der Zahnmedizinischen Fachangestellten. Kündiger ging sogar noch einen Schritt weiter. Seiner Meinung nach ist der Fachkräftemangel bereits Realität. Deshalb empfahl er bei der Planung eines Sozialraums in der Praxis, auch an die Mitarbeiterinnen zu denken. „Sie müssen ihnen heutzutage etwas bieten.“
Mitarbeiterinnen aus dem Ausland holen?
Ähnlich sieht das Dhom. Auch er hat mittlerweile Probleme Auszubildende, Prophylaxemitarbeiterinnen oder Praxismanagerinnen für seine Praxis zu bekommen. Er überlegt zurzeit, ob und wie man Mitarbeiterinnen aus dem Ausland holen und in die Praxis integrieren kann. Hat man fähige Mitarbeiterinnen gefunden, muss man diese natürlich auch binden. Dhom arbeitet in seiner Praxis mit leistungsgerechtem Gehalt, Umsatzbeteiligung in der Prophylaxe und vor allem einem pünktlichen Feierabend. „Überstunden sind einer der Hauptgründe für Kündigungen durch die Mitarbeiterinnen“, berichtete Dhom. Seine Lösung für dieses Problem: „Einfach einen Schichtplan einführen.“
Der ehemalige DGI-Präsident hält übrigens nichts davon, die Motivation der Mitarbeiterinnen ausschließlich mit monetären Anreizen hochzuhalten. Er setzt lieber auf ein ergebnisorientiertes Arbeiten. Dabei werden gemeinsam mit dem Praxisteam anzustrebende Ergebnisse erarbeitet, etwa dass der Patient vom Praxisbesuch begeistert sein soll. In Rollenspielen werden sie dann in Verhaltensweisen umgesetzt und als Ziele formuliert. „So erreicht man eine echte Überzeugung des Teams und die Mitarbeiterinnen verstehen, welche Vorteile ihr Verhalten gegenüber Patienten für die Praxis und für sie selbst hat.“
Vorbereitungen der Kooperation sind entscheidend
Einige der Teilnehmer, das wurde in den Diskussionen deutlich, liebäugeln mit einer Expansion ihrer Praxis, überlegen, ob sie einen Partner ins Boot holen sollen oder andere Kooperationsformen von Vorteil wären. Für sie hatte Joachim Messner, Fachanwalt für Medizinrecht, wichtige Hinweise mitgebracht. Seit mehr als 25 Jahren arbeitet Messner mit Dhom zusammen und ist Experte für Gesellschaftsrecht und Sozialrecht mit einem Schwerpunkt bei Kooperationen im Gesundheitswesen. Sein Tipp: 90 Prozent von Energie, Zeit und Geld in die Vorbereitung der Kooperation investieren. „Wer vorher zu wenig überlegt hat, muss nachjustieren. Das kann teuer werden.“
Egal ob Berufsausübungsgemeinschaft, Medizinisches Versorgungszentrum oder Franchise, Messner stellte klar, dass die Zahnärzte vor einer Kooperation ihre eigene Position definieren müssen und wissen sollten, wohin sie wollen. „Wenn die Schnittmenge nicht stimmt, sind Kooperationen zum Scheitern verurteilt.“
Einen Tipp zum Abschluss gab Dhom den Teilnehmern noch mit auf den Heimweg: „Suchen Sie sich hervorragende Berater und vielleicht einen Coach!“ Doch wie erkennt man gute Berater? Das sei nicht einfach, bestätigte Dhom. Auch er hatte in diesem Punkt einen Lernprozess durchzumachen. „Achten Sie auf die Kunden der Berater. Gehören diese zu den erfolgreichen Kollegen?“ Und: „Sprechen Sie mit verschiedenen Beratern!“ Am Ende sei es wie so vieles zum Teil auch eine Bauchentscheidung.
