Bestellen und Lagern mit System
Zu einem effizienten Praxismanagement gehört natürlich auch eine routinierte Materialwirtschaft, damit das richtige Material bei Bedarf immer in ausreichender Menge zur Hand ist. Doch immer noch hapert es in vielen Praxen ausgerechnet in diesem Bereich an eingespielten Prozessen. Wie sich eine Materialbeschaffung und Lagerhaltung mit den richtigen Tools optimal in puncto Kosten und Zeit aufstellen lässt, weiß Steffen Schütz, Vertriebsleiter bei Aera.
Bitte beschreiben Sie die Eckpunkte einer optimalen Materialwirtschaft.
Steffen Schütz: Eine optimale Materialwirtschaft fördert Wirtschaftlichkeit und Effizienz gleichermaßen. Sie zeichnet sich durch mehrere Schlüsselelemente aus:
- Bedarfsermittlung und Bestandsverwaltung,
- Kostenkontrolle und Qualitätsmanagement,
- Lieferantenbeziehungen und Beschaffungsstrategien
- oder zusammengefasst: Es geht darum, das richtige Material, zur richtigen Zeit in ausreichender Menge zur Verfügung zu haben und dabei gleichzeitig die Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten möglichst gering zu halten. Dazu gehört heute auch die Unterstützung durch Technologie – zum Beispiel zur Automatisierung von Bestellvorgängen, Inventarverfolgung oder Berichterstattung.
Und wie sieht es im realen Praxisalltag aus? Wo liegen die häufigsten Defizite?
Schütz: Die Aufgaben eines Praxisteams sind vielfältig: Von der Assistenz bei Behandlungen, dem Vorbereiten von Praxisräumen, Sterilisation und Hygienemaßnahmen, Patientenbetreuung, Verwaltungsaufgaben und, und, und … In vielen Teams herrschen Personalengpässe – Stichwort Fachkräftemangel. Da gehört die Materialwirtschaft schon mehr zu einem notwendigen Übel, das mal eben noch nebenher erledigt wird, weil es eben sein muss. Häufige Inventuren sind an der Tagesordnung. Dazu kommen eilige Einzelbestellungen, weil doch ein fehlendes Material übersehen wurde, Fehleinkäufe – seien es falsche Produkte oder falsche Mengen und daraus resultierende, abgelaufene Materialien. Alles Punkte, die Zeit und Geld kosten.
Aus Zeitdruck und Gewohnheit neigen wir dazu, Dinge, die wir schon immer so gemacht haben, nicht zu hinterfragen, selbst wenn diese immer zu denselben Fehlern und Engpässen führen.
Sind diese Defizite in Einzelpraxen und größeren Praxisstrukturen gleichermaßen anzutreffen, oder gibt es Unterschiede?
Schütz: In größeren wie kleineren Strukturen gibt es ähnliche Herausforderungen.
In MVZ-Strukturen kommt hinzu, dass diese aufgrund ihrer Organisationsform – zum Beispiel als GmbH mit Bilanzierungspflicht oder aufgrund der Struktur mit mehreren Standorten – erweiterte Anforderungen haben. Diese Anforderungen können dann beispielsweise die zentrale Verwaltung der Standorte sein. Das wiederum kann diverse Rechnungs- und Lieferanschriften mit sich bringen.
Am Ende ist jedoch in jeder Praxisform die größte Herausforderung der Zeitmangel, der auf diverse Ursachen zurückzuführen ist. Wir als Softwareunternehmen sehen uns hier in der Pflicht, die Mitarbeiter mit schlanken intuitiven Workflows zu entlasten.
Welche Lösungsmöglichkeiten bieten Sie mit Aera-Online?
Schütz: Was viele nicht wissen: Wir sind vor 30 Jahren mit dem ersten digitalen Warenwirtschaftssystem gestartet und erst später kam die Plattform dazu, die heute von vielen Praxen genutzt wird. In erster Linie kennt und schätzt man uns heute für die große Auswahl an Produkten, dem transparenten Preisvergleich und dem automatischen Warenkorboptimierer, der den Bestellworkflow maßgeblich vereinfacht.
Darüber hinaus bieten wir auch kostenlose Möglichkeiten, das Materiallager und seine Bestände digital zu managen. Dazu gehört zum Beispiel die digitale Bestandsführung mit dem Aera-Online Lager oder praktische Nachbestellhilfen in Form von konfigurierbaren Barcodeetiketten, die direkt im Lager angebracht und einfach für die Nachbestellung gescannt werden können.
Können die Aera-Lösungen auch individuell auf die Bedürfnisse einer Praxis zugeschnitten werden?
Schütz: Nicht jedes System lässt sich eins-zu-eins jeder Praxis „überstülpen“. Für eine kleine Praxis mit geringerem Materialaufkommen mag es im Praxisalltag einfacher sein, mit Nachbestellhilfen in Form von scanbaren Etiketten zu arbeiten. Mehrbehandlerpraxen oder Praxen mit mehreren Niederlassungen dagegen benötigen mehr Material und damit mehr Übersicht und Kontrolle – hier kann dann eine bestandsgeführte und volldigitale Lagerverwaltung die Lösung sein. Für andere Praxen ist es vielleicht auch die Kombination aus beiden angesprochenen Systemen.
Am Ende sind es mehrere Faktoren, Erwartungshaltungen und Ansprüche, die für oder gegen ein System sprechen. Wir bei Aera beraten unsere Plattformnutzer daher gerne individuell und praxisorientiert, damit am Ende das System zur Praxis passt und nicht die Praxis zum System passen muss.
Wir alle kennen die Angst beziehungsweise Vorbehalte, sich auf Neuerungen einzulassen. Welche Tipps und welchen Support geben Sie den Praxen für die Implementierung Ihres Materialwirtschaftssystems gezielt vor?
Schütz: Starten Sie nicht einfach drauflos, sondern gehen Sie gezielt daran: Stellen Sie sich vorab die Frage, welche Probleme Sie aktuell rund um die Materialwirtschaft haben, priorisieren Sie diese und definieren Sie, wie für Sie das Optimum aussehen würde. Denken Sie dabei unbedingt auch an Personalkapazitäten.
Eine bestandsgeführte Lagerverwaltung mag zwar die effektivste Lösung sein, aber Zeit- und Pflegeaufwand, gerade zu Beginn einer Implementierung, sind nicht zu unterschätzen. Damit am Ende das Ergebnis stimmt, sollte vorab immer ein Gespräch mit einem Experten geführt werden. Er hilft, eventuelle Stolpersteine aus dem Weg zu räumen und ist so lange für die Praxismitarbeiter da, bis sie von selbst laufen können.
Wo liegt der Unterschied zur Materialbestellung bei einem klassischen Depot?
Schütz: Es mag verlockend klingen, einfach sämtliches Material über das Depot des Vertrauens zu bestellen. Man gibt die Bestellung auf, jemand kümmert sich darum und die Praxis erhält die Ware. Aber wer ausschließlich bei einer Quelle bestellt, kann davon ausgehen, im Schnitt teurer einzukaufen als andere. Acht bis zehn Prozent der Gesamtkosten einer Zahnarztpraxis belaufen sich laut dem statistischen Jahrbuch der Bundeszahnärztekammer auf die Materialwirtschaft. Wer auf die Preise achtet, spart gut und gerne bis zu 50 Prozent der Materialkosten. Je nach Praxisgröße sind das mehrere tausend Euro pro Jahr. Als wirtschaftlicher Betrieb, den eine Praxis heute darstellt, macht das durchaus einen Unterschied.
Auf Ihrer Plattform findet man Produkte von A wie Abformung bis Z wie Zahntechnikartikel. Wie viele Produkte bieten Sie an und welche Produkte erwartet man innerhalb dieser breiten Palette eher nicht?
Schütz: Der Dentalmarkt ist groß und bietet viele Produkte. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, möglichst alle Produkte abzubilden und sämtliche verfügbaren Angebote vergleichbar zu machen. So finden sich auf Aera-Online mittlerweile weit über 180.000 Dentalprodukte. Volle Auswahl zu unterschiedlichsten Preisen und Lieferbedingungen also.
Was einige überraschen mag ist die Tatsache, dass wir neben herkömmlichen Verbrauchsmaterialien zum Beispiel auch Implantate aller gängigen Hersteller und sogar komplette Behandlungseinheiten führen. Dazu kommt ein praktisches Dienstleistungsnetzwerk, wie Reparaturservices, QM- und Hygieneberatung und Entsorgungsdienste, die wir über professionelle Partner auf Aera-Online angebunden haben oder gerne einen Kontakt herstellen.
Wie lauten Ihre drei wichtigsten Tipps, mit denen jede Praxis ihre Materialwirtschaft sofort verbessern kann?
Schütz: Erstens, legen Sie fest, wer im Team für das Material verantwortlich ist – sprich, wer kümmert sich um den Einkauf, Wareneingangskontrollen, Lagerführung und Verbuchen von Rechnungen. Im besten Fall trägt eine Person im Team die Verantwortung. Hinzu kommt mindestens eine Person, die im Fall von Urlaub und Krankheit vertreten oder im Falle eines Ausstiegs des Mitarbeiters nahtlos übernehmen kann.
Zweitens, bestimmen Sie feste Zeiten, wann welche Tätigkeiten im Rahmen der Materialwirtschaft erledigt werden und halten Sie sich daran. Legen Sie einen Bestellrhythmus fest, zum Beispiel einmal Woche oder einmal alle zwei Wochen. Kommunizieren Sie diese im Team. Passen Sie Ihre Bestände auf diesen Rhythmus an. So vermeiden Sie, zu viel oder zu wenig zu bestellen.
Drittens, werden Sie digital. Die Digitalisierung bietet viele praktische Lösungen, die auch ohne großen Implementierungsaufwand schnell angewandt werden können. Viele Praxen verwenden heute zum Beispiel noch handgeschriebene Bestellbücher und Notizzettel, die für Verwechslungen und unnötige Fehler beim Materialeinkauf sorgen. Steigen Sie einfach um auf Shop- beziehungsweise Plattform-Funktionen wie Favoritenlisten für regelmäßig verwendetes Material und Merkzettel als digitale Einkaufsliste.
Zum Beispiel kann man auf Aera-Online gemerkte Produkte direkt in den Warenkorb legen und der Warenkorboptimierer berechnet automatisch die günstigste Bestelloption. Eine Bestellung dauert so nur wenige Minuten.
Vielen Dank für das informative Gespräch, Herr Schütz.
Vita
Steffen Schütz ist Vertriebsleiter bei Aera, der Preisvergleichs- und Bestellplattform für Dentalprodukte.
www.aera-online.de
Quelle: Aera
