Vorsorge ist besser als Nachsorge
Will sich ein Zahnarzt mit seiner eigenen Praxis selbstständig machen, sollte er das auf keinen Fall im Alleingang tun. Viele unterschätzen jedoch häufig die unternehmerischen Qualitäten, die bei einer Praxisgründung gefordert sind. Professionelle Berater geben Sicherheit und steigern die Erfolgsaussichten.
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Aus Fehlern zu lernen mag eine gängige Taktik sein, um ein Vorhaben in die Tat umzusetzen. Im Fall einer Praxisgründung kommt diese Vorgehensweise den Zahnarzt jedoch meist teuer zu stehen. Zu hoch sind die Risiken und besonders die Summen, die auf dem Weg in die Selbstständigkeit zu Buche schlagen. Es stellt sich also die Frage, warum viele angehende Praxisbetreiber ein so vielschichtiges Projekt ohne professionelle Unterstützung in Angriff nehmen? Schließlich geht es um die wirtschaftliche und berufliche Existenz.
Grundlagen in BWL
Kaum ein Handwerker oder Dienstleister eröffnet ein Geschäft ohne Steuerberater oder Marketingagentur. Zahnärzte ohne Erfahrungen mit der Freiberuflichkeit unterschätzen jedoch häufig die unternehmerischen Qualitäten, die im Rahmen einer Praxisgründung gefordert sind. Betriebswirtschaftliche Grundlagen, Personalführung, Organisation und Außendarstellung stehen an keiner Zahnmedizinischen Fakultät im regulären Studienplan – sind aber unabdingbar, um eine Praxis von Anfang an richtig aufzustellen und zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.
Frühe Vorbereitungen
Ein solider Finanzierungsplan ist die Grundlage jeder Existenzgründung. Experten empfehlen, mindestens ein Jahr vor der angestrebten Praxiseröffnung mit den Vorbereitungen zu beginnen. Wer beim Gang zur Bank auf das Fachwissen eines vertrauenswürdigen Finanzberaters zurückzugreift, vermindert das Risiko, sich schon zu Beginn der Selbstständigkeit über Gebühr finanziell zu belasten. Bezüglich der Investitionssumme empfiehlt es sich, immer einen finanziellen Puffer einzukalkulieren. Für einen genaueren Überblick bezüglich des finanziellen Aufwands muss der Zahnarzt im Voraus Angebote einholen, zum Beispiel bei diversen Depots.
Auch im weiteren Verlauf der Planungen muss er die Zahlen im Blick behalten. Liquiditätsengpässe sind typisch für den Einstieg in die Selbstständigkeit und bringen den Prozess der Praxisgründung nicht selten ins Stocken. Der angehende Betreiber sollte deshalb die meist knappen finanziellen Ressourcen so einsetzen, dass ökonomische „Kinderkrankheiten“ vermieden werden. Seriöse Berater beginnen ihre Analyse, indem sie gewissenhaft die finanzielle Ausgangsbasis der geplanten Gründung prüfen.
Das heißt, der externe Fachmann verschafft sich nicht nur einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Lage, sondern hilft auch bei der Entwicklung effektiver organisatorischer Strukturen. Denn fest steht: Eine vorausschauende Terminbuchplanung und ein aussagekräftiges Qualitätsmanagement fördern reibungslose Abläufe und schaffen so die Voraussetzung für eine wirtschaftlich erfolgreiche Praxisführung.
Die Frage nach der Lage
Die Lage entscheidet oft über Gelingen oder Scheitern einer Existenzgründung. Was für die Gastronomie oder im Dienstleistungsgewerbe gilt, ist in der Zahnmedizin erst recht ausschlaggebend. Deshalb ist es auch in diesem Punkt von Vorteil, einen branchenerfahrenen Experten in die Suche nach geeigneten Praxisräumen mit einzubeziehen. Er stellt dem Zahnarzt bereits im Vorfeld einige wichtige Fragen. So sollte sich der angehende Praxisgründer darüber im Klaren sein, ob er bereit wäre, seine vertrauten Lebensumstände zu ändern und umzuziehen – zum Beispiel von der Stadt in eine ländlich geprägte Region.
Diese Wahl ist auch nicht unabhängig vom Konzept, das der Gründer für seine Praxis vorsieht. Ein Standort in ländlicher Umgebung spricht eher für ein allgemeinzahnärztliches Konzept, während in städtischen Ballungszentren aufgrund des hohen Konkurrenzdrucks eine Spezialisierung oder eine Gemeinschaftspraxis von Vorteil sein kann.
Praxis-Exposé
Konkretisiert sich das Interesse des Gründers auf ein bestimmtes Objekt, ist ebenfalls Umsicht gefragt. Vor einem so bedeutenden Schritt sollte er alle relevanten Daten und Fakten kennen. Als Informationsquelle dient das Praxis-Exposé des Verkäufers, das idealerweise Einblicke in Umsatzentwicklung, Personalsituation und Patientenstamm gibt. Darüber hinaus kann der Zahnarzt eine Standortanalyse beauftragen, die sicherstellt, dass die Lage der Praxis zum Leistungsangebot passt. Die Auswertung von Informationen über die Konkurrenz am Standort oder die Kaufkraft potenzieller Patienten gehört ebenso zur Analyse wie die Recherche von „Frequenzbringern“.
Darunter verstehen Spezialisten, wie die OPTI Zahnarztberatung GmbH, bestimmte Merkmale, die zur Folge haben, dass viele Menschen die Praxis wahrnehmen. So zum Beispiel Einkaufszentren, Bahnhöfe, Schulen oder Marktplätze. Denn auch eine verkehrsgünstige Lage schafft positive Voraussetzungen für den Erfolg der Praxis.
Der Zahnarzt als Personalchef
Eine weitere Herausforderung, die Praxisgründer regelmäßig unterschätzen, sind ihre Aufgaben bei der Personalführung. Gerade diese sollten sie jedoch schon in der Gründungsphase ernst nehmen – auch weil es einfacher und kostengünstiger ist, eigene Strukturen zu schaffen als bereits etablierte Verhaltensmuster aufzubrechen, um sie anschließend neu zu definieren. Erlernbare Mechanismen versetzen jeden Zahnarzt in die Lage, aus Mitarbeitern ein motiviertes Team zu formen.
Gerade in der stressigen Gründungsphase ist ein selbstständig arbeitender Zahnarzt auf Personal angewiesen, das seine Zukunftspläne mitträgt. Auf den Bedarf von Praxisgründern zugeschnittene Schulungen vermitteln Fachkenntnisse wie Motivationstechniken, Feedback-Regeln oder Konfliktmanagement. Dieses Expertenwissen zahlt sich aus, denn Fehler bei der Personalführung kosten nicht nur Nerven, sondern häufig auch bares Geld.
Übernahme des Teams
Unzufriedene Mitarbeiter sind öfter krank, weniger motiviert und fühlen sich nicht ausreichend an die Praxis gebunden. Wer seinem Team jedoch Wertschätzung entgegenbringt und bereit ist, Leistungen fair und transparent zu belohnen, verfügt über Angestellte, die mitdenken und ihrem Chef den Rücken freihalten. Dabei sollte er auch die Fortbildung seiner Mitarbeiter nicht vergessen. Kompetentes Personal steigert die Erfolgsaussichten einer Praxisgründung erheblich.
Alles sicher?
Eine besondere Situation liegt dann vor, wenn der Zahnarzt nicht nur die Praxis, sondern gleichzeitig ein bereits bestehendes Team übernimmt. Dies erfordert vom neuen Praxisbetreiber unter anderem Führungsstärke und die Fähigkeit, Stärken und Entwicklungsbedarf seiner Mitarbeiter zu erkennen. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass er sich mit über die Jahre gewachsenen „Parallel-Hierarchien“ auseinandersetzen muss. Sinnvolle Gegenmaßnahmen muss er gezielt angehen, selbst wenn diese einen langen Atem erfordern. Verbessert er die täglichen Abläufe gemeinsam mit seinem Team, gewinnt er nicht nur zuverlässige Mitarbeiter, sondern auch ein attraktives Aushängeschild für seine Praxis.
Profil zeigen
Wenn der Praxisgründer über eine gesicherte Finanzierung, passende Räumlichkeiten und ein kompetentes Team verfügt, sind die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt, oder etwa nicht? Tatsächlich vergessen viele Existenzgründer, dass es nicht genügt, ein Praxisschild neben der Eingangstür anzubringen, um das Wartezimmer zu füllen.
Die Darstellung der Leistungen nach außen ist ebenso wichtig wie deren Qualität. Gerade für Heilberufe ist ein attraktiver und zielgruppenorientierter Außenauftritt ausschlaggebend für den Erfolg. Die Arztwahl ist für Patienten zum größten Teil Vertrauenssache. Da diese aber das Können eines Mediziners nur schwer einschätzen können und eine fachliche Expertise voraussetzen, orientieren sie sich an anderen Indikatoren. Ein professioneller Außenauftritt gehört dazu.
Aus einem Guss
Erfahrene Berater entwickeln gemeinsam mit dem Zahnarzt ein Marketingkonzept, das wie aus einem Guss wirkt – das heißt zum Beispiel, dass die Praxiswebsite, Printelemente und Logo perfekt aufeinander abgestimmt sind und inhaltlich wie optisch harmonieren. Diese durchgehende Gestaltungslinie sollte sich auch in der Praxisbekleidung wiederfinden.
Wirkt der Außenauftritt der Praxis wie Stückwerk oder nur halbherzig durchgeführt, ziehen die Patienten daraus unter Umständen auch Rückschlüsse auf Abläufe, Organisation und Behandlungsqualität. Zeigt die Praxis jedoch ein vertrauensbildendes „Profil“, ist die Patientenbindung und -neugewinnung gesichert.
Eine professionell begleitete Praxisgründung gibt Sicherheit und steigert die Erfolgsaussichten. Wer bei der Gründung seiner eigenen Praxis von Anfang an auf die Unterstützung von Profis setzt, kann seine gesamte Energie in die Entwicklung seiner beruflichen Zukunft als Selbstständiger investieren, statt in Schadensbegrenzung.
Thies Harbeck
ist Geschäftsführer der OPTI Zahnarztberatung GmbH. OPTI unterstützt Praxen deutschlandweit in den Bereichen Betriebswirtschaft, Organisation, Marketing, Praxisanalyse, Führung und Personal.
harbeck@opti-zahnarztberatung.de
