Von Insellösungen zum Gesamtanbieter
Wer eine alteingesessene Praxis übernimmt oder seine Praxissoftware über viele Jahre hinweg immer wieder „angebaut“ hat, kennt das Arbeiten mit sogenannten Insellösungen. Irgendwann kommt dann der Zeitpunkt, an dem die Argumente für eine Komplett-Umstellung der Praxissoftware die Bedenken überwiegen. So ging es auch Dr. Markus Spörl in Lauf a. d. Pegnitz.
Dr. Markus Spörl wagte vor gut einem Jahr die Umstellung seiner Praxissoftware; von sechs Insellösungen zu einer Komplett-Lösung. Die Herausforderung war größer als erwartet, aber es hat sich gelohnt.
Mit dem Ziel der Digitalisierung und Prozessoptmierung haben wir im Laufe der Jahre sechs verschiedene Insellösungen von genau so vielen unterschiedlichen Anbietern in unserer Praxis angehäuft“. Diese nicht ganz alltägliche EDV-Bestandsaufnahme stammt von Dr. Markus Spörl. In zweiter Generation führt er die Zahnarztpraxis Dr. Spörl & Kollegen in Lauf a. d. Pegnitz. Vor genau einem Jahr erlebte das gesamte Team der fränkischen Praxis mit der Integration von CGM Z1.PRO erstmals nach 40 Jahren eine Komplett-Umstellung der zahnärztlichen Software.
Den ersten Schritt in die Digitalisierung machte Praxisgründer Dr. Klaus-Dieter Spörl vor vier Jahrzehnten. Er entschied sich für ein Standard-Praxisverwaltungssystem (PVS), das auch nach der Praxisübergabe an Sohn Markus bis zum Jahresende 2021 im Einsatz blieb. „Parallel zum Wachstum der Praxis erfolgten unsere Prozessoptimierungen durch eine Anamnese-/Aufklärungssoftware, einen Recall-SMS-Dienst, eine Bestell-/Materialverwaltungssoftware und die eigene Weiterentwicklung eines Microsoft-Onlinekalenders“, erklärt Dr. Markus Spörl.
Schluss mit der digitalen System-Diversität
Die Einführung der Kieferorthopädie als „letztes Behandlungsspektrum in unserem Gesamtversorgungskonzept“ im Jahr 2021 setzte den Schlusspunkt für die System-Vielfalt in der Spörl’schen Praxis: Für die KFO war ein zweites PVS erforderlich, das sich allerdings nicht in das vorhandene „alte“ integrieren ließ. Damit stand fest, dass die Zahnarztpraxis einen Anbieterwechsel vornehmen musste und auch wollte. „Sowohl die Kostenintensität als auch die Probleme mit IT-Schnittstellen und die schwierige Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern waren nicht mehr akzeptabel, sodass ein möglichst großer Gesamtanbieter gesucht wurde, der alle Schwierigkeiten mit möglichst einem System beseitigen sollte.“
Zuerst die akribische Analyse …
Per Excel-Gegenüberstellungen wurden zunächst die Anschaffungs- und Technikerkosten sowie die monatlichen Gebühren der Einzelanbieter analysiert. Dem folgte der Vergleich von Kosten und Paketauswahl der infrage kommenden Gesamtanbieter sowie eine Arbeitsplatzkalkulation zu anderen Gebührenmodellen und die Abklärung der Kündigungszeiträume der bisherigen Einzelanbieter.
Abgerundet wurde diese Analyse durch eigene, frühere Erfahrungen mit weiteren PVS-Anbietern und durch den Erfahrungsaustausch mit Kollegen – vor allem zu Kostenentwicklungen und Serviceleistungen. „Ausgesprochen wertvoll waren die Gespräche mit unseren ‚eigenen‘ Abrechnungsmitarbeiter-innen. Die Vor-Erfahrungen der ZMVs haben sich in unserer Praxis als absolut hilfreich erwiesen“, betont Dr. Markus Spörl, was nicht nur von einer wertschätzenden Einstellung gegenüber dem Praxisteam zeugt. Seine Empfehlung an alle Kollegen: Unbedingt auf diese authentische Quelle zurückgreifen.
… dann die eindeutige Entscheidung
Ausschlaggebend für die Entscheidung für CGM Z1.PRO waren für Dr. Spörl vor allem „und trotz der nicht unerheblichen Kosten“
· die schlanke Optik und Programmführung von CGM Z1.PRO
· die komplette Abbildung aller sechs bisher genutzten Programme in einem einzigen System
· die Tatsache, dass die Software darüber hinaus auch noch mit vielen weiteren Möglichkeiten imponiert.
Die Umstellung: eine Herausforderung für alle
„Ziel war es, die Umstellung vor dem Jahreswechsel abzuschließen, um einen klaren Schnitt für die Buchhaltung und den Jahresabschluss zu ermöglichen. Das bedeutete zugleich, dass alle Fälle aus dem Jahr 2021 trotz der vollen Betriebslast während der Weihnachtszeit abgerechnet sein mussten“, erinnert sich Dr. Spörl. „Denn schließlich wollten wir mit der neuen Software einen ‚sauberen‘ Neustart erreichen.“
Auf die großen Herausforderungen bei der Umstellung hatte das Software-Unternehmen zwar im Vorfeld hingewiesen, trotzdem schätzte niemand in der Zahnarztpraxis deren realen Umfang richtig ein. „Sowohl mit der Feinabstimmung von Soft- und Hardware als auch mit der Datenübernahme der sechs unterschiedlichen System-Altanbieter war eine Riesen-Aufgabe zu lösen“. Das galt ebenso für den doppelten Arbeitsaufwand bei der Integration der ‚alten‘ Behandlungspläne in das neue System.
Obwohl der größte Teil der Software-Umstellung bei laufendem Praxisbetrieb erfolgte, musste die Zahnarztpraxis aufgrund von Installationsarbeiten und Einweisungskursen insgesamt rund eine Woche schließen. „An diesen Tagen war an Behandlung nicht zu denken, da stand die Praxis absolut still“, so Dr. Spörl.
Erste Erfahrungen
Es war für den Praxisinhaber nicht ganz einfach, auch die Praxis-Mitarbeitenden von den Mehrwerten der neuen Software zu überzeugen, denn: „Schließlich mussten sie sich von so ziemlich Allem verabschieden, was sich über Jahre bewährt hatte“. Heute schätzen alle die Entlastungen, die sich durch die Nutzung von Modulen wie z. B. für CGM Z1.PRO ZE, KFO, den Ablaufassistenten oder auch durch CLICKDOC ergeben. „Auch die Delegation von Aufgaben erfolgt heute problemlos und ermöglicht nicht nur Behandelnden durch die vielen Analysemodule eine sehr gute Kontrolle. Darüber hinaus ist für die Verwaltung die Leistungskontrolle absolut unkompliziert.“
Fazit: Ich bin insgesamt rundum zufrieden
Dr. Spörl betont: „Ich bereue den Umstieg in keinster Weise.“ Der Mehrwert habe sich schon nach zirka sechs Monaten gezeigt: „Durch die ständigen Anpassungen an unsere individuellen Bedürfnisse gibt es immer wieder einen Schub. Gerade die Katalog-/Komplex- und Gebührenanpassungen sind sehr einfach gestaltet und aus jeder Ebene heraus erreichbar – nach meiner Meinung liegt hier der entscheidende Vorteil von CGM Z1.PRO. Gerade das jetzt eingeführte EBZ ist schön integriert. Was mir besonders gefällt, ist, dass im Hintergrund immer weiter an neuen Lösungen für Altbewährtes gearbeitet wird.“
Praxis Dr. Markus Spörl & Kollegen in Daten und Fakten
Praxisgründung: 1978
Zahnärzt:innen: 5
Team: 19
Tätigkeitsschwerpunkte: Implantologie, Kieferorthopädie, Kinderzahnheilkunde, Zahnersatz, Prophylaxe
Interessen: Dentalchirurgie, Digitale Technologie, 3D-Druck, Intraoralscan
Fähigkeiten: Offenheit und die Suche nach Visionären für den konstruktiven Gedankenaustausch
