Praxissoftware und Existenzgründung
Viele junge Zahnärzte wagen das Abenteuer Existenzgründung. Damit sie ihre Doppelfunktion als Mediziner und Unternehmer gleich zu Anfang ihrer Karriere meistern können, gibt es spezielle Softwarelösungen, die effektive, organisatorische Strukturen im oft hektischen Praxisalltag fördern.
Viele Studienabgänger entscheiden sich nach der Assistenzzeit für die eigene Praxis. Von der Freiberuflichkeit versprechen sich Existenzgründer Unabhängigkeit und die Möglichkeit, „ihre“ Praxis nach individuellen Vorstellungen zu entwickeln. Gleichzeitig betreten sie in ihrer Doppelfunktion als Mediziner und Unternehmer am Anfang der beruflichen Laufbahn meist unbekanntes Terrain. Denn neben der Arbeit am Behandlungsstuhl kommen jede Menge Aufgaben auf den Betreiber einer Zahnarztpraxis zu, die er neben seiner eigentlichen Kernkompetenz nicht vernachlässigen darf, wenn sein Gründungsprojekt von dauerhaftem Erfolg sein soll: Verwaltung, Führungsaufgaben, Organisation, Abrechnung und Marketing sind nur einige Beispiele.
Effektive, organisatorische Strukturen
Diese Pflichten müssen in die täglichen Abläufe mit eingebunden werden, was in erster Linie Struktur erfordert. Wer seine Praxis deshalb von Anfang an zukunftsfähig aufstellen will, setzt auf digitale Verwaltung und investiert in eine moderne und gut durchdachte Praxissoftware.
Denn Softwarelösungen, die speziell für Zahnärzte entwickelt wurden, fördern effektive organisatorische Strukturen im oft hektischen Praxisalltag. Wer papierlos verwaltet, entlastet sein Personal und versetzt das gesamte Team in die Lage, ihm den Rücken für seine Kernaufgaben zu stärken. Die Funktionsvielfalt verschiedener intelligenter Praxissoftwares erschwert Zahnärzten oftmals die objektive Entscheidung, welche Software ideal zur Praxisvision passt. Zahnarztberater Christian Henrici, Geschäftsbereichsleiter Markt und Kooperation bei der DAMPSOFT GmbH, und Dietmar Hermann, zahnärztlicher Produktmanager bei DAMPSOFT, haben deshalb Fragen von Existenzgründern zur Praxissoftware beantwortet.
1. Auf welche Punkte sollte ein Praxisgründer bei der Anschaffung der Zahnarztsoftware achten?
Wer sich den Traum von der eigenen Praxis erfüllt, muss nicht nur seinen Mitarbeitern und Patienten, sondern auch dem Gesetzgeber gerecht werden. In erster Linie bedeutet dies, dass er als Chef die Verantwortung dafür trägt, dass alle Vorgänge in der Praxis lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein müssen. Denn auf diese Weise kann er jederzeit nachweisen, dass sein Team und er rechtlich einwandfrei arbeiten. Sei es bei der Einhaltung der Hygienekette, beim Umgang mit Patientenakten oder bei der Anleitung der Mitarbeiter. Eine Software, die den Zahnarzt dabei unterstützt, minimiert Fehlerquellen in erheblichem Maße und bringt Struktur in die Praxisorganisation. Das ist ein Aspekt, der gerade in den turbulenten ersten Jahren nach der Gründung bedeutsam ist. Wenn jeder im Praxisteam genau weiß, was er wann und wie zu tun hat, ist ein großer Schritt in Richtung reibungsloser Abläufe getan. Deshalb sollte moderne Zahnarztsoftware den Praxisgründer beim Aufgabenma-nagement unterstützen.
Das Programm DS-Win-Org von DAMPSOFT ordnet zum Beispiel Patienten- und Fremdadressen sowie mitarbeiterbezogene Notizen und abzuarbeitende Aufgaben direkt zu und fungiert als internes Kommunikationssystem. Software, die über solche Funktionen verfügt, bietet die Möglichkeiten, Aufgaben im Programm anzulegen und zu beschreiben. Das Hygienemanagement ist ebenfalls von zentraler Bedeutung. Gut durchdachte Software verfügt beispielsweise über Funktionen, die die Daten der Sterilisationsgänge personenbezogen auslesen und erfassen.
Existenzgründer sollten sich außerdem über die Möglichkeiten informieren, ihre Praxissoftware zu statistischen Zwecken einzusetzen. Nützlich sind Filterfunktionen, die Zahnärzten dabei helfen, von Anfang an den Überblick zu behalten – zum Beispiel über Umsätze, neu gewonnene Patienten, Leistungsverteilungen, Verbrauchsmaterialien, Wartezeiten und eine Vielzahl weiterer Informationen. Dabei steht neben der Dokumentation die Anwenderfreundlichkeit im Mittelpunkt.
2. Wie kann ich als Existenzgründer die Praxissoftware gewinnbringend nutzen, um mich durch eine besondere Servicekultur von der Konkurrenz abzuheben?
Eine digitale Patientenkartei spart nicht nur Papier und Zeit, sie hat auch Potenzial als Marketinginstrument. So existieren heute Programme, die individuelle Notizen zu Patienten auf der elektronischen Karteikarte vermerken, die beim nächsten Praxisbesuch oder Telefonanruf automatisch angezeigt werden. Dabei kann es sich beispielsweise um Urlaubspläne, wichtige Prüfungen oder Hobbys handeln. Die Rezeptionskräfte können diese Informationen in der Kommunikation mit dem Patienten verwenden und bringen so besondere Wertschätzung zum Ausdruck. Generell entspricht es dem Servicegedanken, den Patienten lange Wartezeiten zu ersparen.
Eine digitale Terminplanung macht das möglich. Besonders zeitgemäß präsentiert sich die Praxis mit einem Onlineterminmanagement, das funktioniert wie eine 24-Stunden-Rezeption. Patienten können selbst Termine suchen, buchen, verschieben oder absagen – bequem vom eigenen Rechner oder Smartphone aus. Eine solche Software besitzt auch Funktionen zur Versendung von Terminerinnerungen auf das Smartphone oder den Rechner des Patienten. Diesen Service erwarten Patienten heutzutage zunehmend.
Organisation der Prophylaxe
3. Verfügt eine vielseitige Software über Tools, die die Einführung und Organisation der Prophylaxe erleichtern?
Ein Prophylaxesystem, das zur Praxis passt, ist heute nicht nur vom medizinischen Standpunkt aus unabdingbar – es eignet sich auch als zweites wirtschaft¬liches Standbein für eine erfolgreiche Praxisentwicklung. Intelligente EDV hilft beim Aufbau eines Recallsystems, das gleichzeitig der Patientenbindung dient. Dabei sollte wiederum die Möglichkeit bestehen, auf die Tatsache einzugehen, dass die Mehrzahl der Patienten ein Smartphone oder ein Tablet besitzt. Eine Terminerinnerung mit Weiterleitung auf diese Endgeräte ergibt Sinn. Darüber hinaus kann sich die Option, elektronische Patientenkarten mit Notizen zu versehen, als nützlich erweisen. Der Zahnarzt kann die Akte eines Patienten mit auffälligem Befund mit einem Hinweis für seine Prophylaxefachkraft versehen. Diese spricht dann den Patienten auf die Möglichkeit einer besonders intensiven PZR mit kürzeren Intervallen an. Zeitgemäße EDV erleichtert zudem die Verlaufskontrolle der Prophylaxemaßnahmen. Die Dokumentation der Fortschritte motiviert den Patienten, auch weiter regelmäßig professionelle Zahnreinigung in Anspruch zu nehmen.
4. Welche Rolle spielt die Praxissoftware im Zusammenhang mit einer fehlerfreien Abrechnung?
Zahnärztliche Abrechnung ist für viele Praxisbetreiber eher lästige Pflicht. Deshalb delegieren sie die damit verbundenen Aufgaben oft an ihre Mitarbeiter. Es sollte jedoch im Interesse des Existenzgründers liegen, seinem Team Hilfestellungen zu bieten, um Abrechnungsfehler von Anfang an zu vermeiden. Denn speziell für die zahnärztliche Abrechnung entwickelte Programme bringen jede Menge Abrechnungs-Know-how in die Praxis. Eine softwarebasierte Unterstützung minimiert Fehlerrisiken und verhindert damit nicht nur Honorareinbußen, sondern steigert auch die Glaubwürdigkeit von Behandler und Team gegenüber den Patienten. Unmittelbar damit verbunden ist eine sinkende Zahl der Rückfragen, was eine spürbare Zeitersparnis zur Folge hat. Intelligente Programme weisen darüber hinaus auf mögliche Zusatzleistungen hin, die der Behandler abrechnen kann, und ersetzen unter idealen Voraussetzungen sogar eine Abrechnungskraft, wenn diese wegen Krankheit ausfällt.
5. Bietet moderne Zahnarztsoftware auch Schnittstellen zum Factoring?
Factoring ist eine Finanzdienstleistung, die immer mehr Zahnärzte in Anspruch nehmen. Im Wesentlichen kauft das Factoringunternehmen (Factor) dabei die Patientenrechnungen einer Praxis und wird Inhaber der daraus resultierenden Forderungen. Manchmal bezeichnen sich solche Dienstleister auch als „Abrechnungsgesellschaft“ oder „Rechenzentrum“. Im Rahmen des Vertrags übernimmt das Unternehmen das Rechnungs- und Mahnwesen für Privatliquidationen. Die Auszahlung des Honorars erfolgt innerhalb eines fest definierten Zeitrahmens sehr kurzfristig. Zudem trägt der Factor das Risiko, falls ein Patient spät oder gar nicht zahlt. Factoring dient damit der Umsatzfinanzierung, verringert administrative Verwaltungsaufgaben, schützt Zahnärzte vor Honorarausfällen und sichert so die Liquidität.
Zeitgemäße Zahnarztsoftware sollte deshalb Schnittstellen enthalten, die es der Praxis ermöglichen, bereits erfasste Daten schnell und einfach an das Factoringunternehmen zu exportieren. Der unkomplizierte und lückenlose Datenfluss ist aus einem weiteren Grund relevant: Je besser der Factoringpartner informiert ist, desto eher ist er in der Lage, alle Fragen zu Rechnungen, Zahlungszielen und eventuellen Ratenvereinbarungen kompetent zu beantworten. Als „externer Mitarbeiter“ übernimmt dieser mit dem Factoring einen Teil der Patientenkommunikation und oft auch die Einwandverhandlungen mit den Kassen. Damit trägt der Factor auch Verantwortung für das Image der Praxis.
Dietmar Hermann
zahnärztlicher Produktmanager beim Software-Unternehmen DAMPSOFT GmbH
Christian Henrici
Zahnarztberater und Leiter des Geschäftsbereichs Markt & Kooperation der DAMPSOFT GmbH
