Zerstörte Patientenakten: 5 Dinge müssen Sie beachten
Zahnärzte müssen ihre Patientendokumentation aufbewahren. Doch was können Sie tun, wenn die Patientenakten signifikant beschädigt sind, zum Beispiel durch einen Wasserschaden?
Zerstörte Patientenakten können für Zahnärzte zum Problem werden. Grundsätzlich müssen sie für die Dokumentation nach § 630f Abs. 3 BGB für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden. Längere Fristen gelten für Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen zu Röntgenuntersuchungen. Hier gilt: Ist der Patient volljährig, liegt die Aufbewahrungsdauer bei zehn Jahren. Bei einem minderjährigen Patienten bis zur Vollendung seines 28. Lebensjahres. Doch was müssen oder können Sie tun, wenn Patientenakten unwiederbringlich beschädigt sind?
Wichtige Hinweise für zerstörte Patientenakten
Sind Patientenakten zum Beispiel durch Wasser beschädigt, müssen Sie überprüfen, ob Sie diese noch weiter verwenden können:
- Zerstörte und unleserliche Patientendaten dienen nicht mehr dem Dokumentationszweck. Dann können Sie diese entsorgen.
- Lesbare Daten, die aber für die Dokumentation trotzdem nicht verwertbar sind, müssen Sie datenschutzkonform entsorgen, z.B. mithilfe eines Fachunternehmens. Sie sollten die Daten bei der Entsorgung unkenntlich machen und kein Dritter sollte von der Entsorgung wissen.
- Ist das Ausmaß der Beschädigung nicht so drastisch, können Sie prüfen, ob sich im Rahmen des Möglichen und Zumutbaren eine Wiederherstellung lohnt. Auch hierfür können Sie ein Fachunternehmen beauftragen.
- Zerstörte Patientenakten bzw. den Zustand der Zerstörung sollten Sie dokumentieren, z.B. in Form von Fotos, Niederschriften oder Zeugen. Die Zahnärztekammer Nordrhein empfiehlt außerdem, die Berufs- und ggfs. Betriebshaftpflichtversicherung sowie die Zahnärztekammer und Kassenzahnärztliche Vereinigung darüber zu informieren.
- Haben Sie die Patientenakten auch in elektronischer Form gesichert, genügt dies dem Dokumentationszweck und eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierform ist nicht notwendig.
Rechtliche Folgen unsachgemäßer Entsorgung
Zerstörte Patientenakten können allerdings auch zu rechtlichen Problemen und Nachteilen führen. Dies wäre beispielsweise bei der Beweislastumkehr in einem Schadensersatzprozess wegen des Verdachts eines Behandlungsfehlers der Fall. Im Rahmen von gebührenrechtlichen Streitigkeiten aber auch im Rahmen von Arzthaftungsprozessen kommt der Patientendokumentation als Urkunde ein besonderer Beweiswert zu. Hat der Behandelnde die Patientenakte unzulässig vernichtet und damit entgegen seiner Aufbewahrungspflicht nicht aufbewahrt, wird insoweit vermutet, dass er dokumentationspflichtige Maßnahmen auch nicht durchgeführt hat (§ 630h Absatz 2 BGB).
Deshalb sollten Sie verloren gegangene Patientenakten aufgrund höherer Gewalt unbedingt genau dokumentieren.
Quelle: Zahnärztekammer Nordrhein