Dienst ist Dienst, privat ist privat
Ein Auto als Geschäftswagen auf die Praxis anzumelden kann steuerlich vorteilhaft sein. Die private Nutzung eines Dienstwagens muss allerdings lückenlos aus einem sorgfältig geführten Fahrtenbuch hervorgehen. Sonst droht Ärger mit dem Finanzamt.
Selbst vermeintlich ordnungsgemäße und ziemlich detaillierte Aufzeichnungen über die Nutzung des Geschäftswagens stellen den Fiskus nicht zufrieden, das zeigt das Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 1. März 2012 (Az. VI R 33/10). Der Steuerpflichtige legte unter anderem sowohl Eintragungen im Fahrtenbuch als auch ergänzende per Computerdatei erstellte erläuternde Auflistungen vor, dennoch kam schlussendlich die für ihn ungünstigere Ein-Prozent-Regel zur Anwendung.
Der Geschäftswagen ist willkommenes Privileg und steuerliche Absatzmöglichkeit zugleich. Bei richtiger Umsetzung können auch Ärzte von der Nutzung eines Geschäftswagens steuerlich profitieren. Doch die steuerlichen Auswirkungen für Praxisinhaber sind stark von der individuellen Situation abhängig. Die Bewertung der privaten Nutzung führt immer wieder zu Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden, wie das aktuelle Urteil des BFH zeigt.
Für Ärzte ist die Anschaffung eines Geschäftswagens gegenüber der Finanzverwaltung häufig nur schwer zu rechtfertigen. Schließlich müssen sie nur selten Hausbesuche bei ihren Patienten durchführen. Dennoch, Praxisinhaber haben die Möglichkeit, sowohl Anschaffungskosten als auch laufende Aufwendungen für ein Fahrzeug, wie beispielsweise Kfz-Steuern, Versicherungen, Benzin und Garagenmieten, als Betriebskosten steuerlich abzusetzen. Durch die Aufnahme des privaten Fahrzeugs in das Praxisvermögen lassen sich die positiven Steuereffekte eines Geschäftswagens nutzen. Ist das Fahrzeug auf eine Praxis zugelassen, können auch Angestellte dieses in Anspruch nehmen. Doch Unternehmer und Freiberufler müssen wissen, wie sie mit der privaten Nutzung eines Geschäftswagens steuerlich umzugehen haben.
Privatnutzung des Firmenwagens
Grundsätzlich entsteht bei einer rein betrieblichen Nutzung eines Firmenwagens für Arbeitgeber und Arbeitnehmer kein sogenannter geldwerter Vorteil und damit auch keine zusätzlich zu entrichtende Lohnsteuer. Damit die Betriebskosten steuerlich geltend gemacht werden können, darf das Fahrzeug nur in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Arztpraxis genutzt werden. Dem Praxisinhaber steht es natürlich frei, welche und wie viele Fahrzeuge er für betriebliche Zwecke anschafft, doch dürfen hier keine privaten Gründe für die Fahrzeugwahl ausschlaggebend sein. Die Realität zeigt, dass eine ausschließlich betriebliche Fahrzeugnutzung für selbstständige Ärzte nicht rentabel ist. Bei einer privaten Nutzung des Firmenwagens, und dazu zählen auch die Fahrten von der eigenen Wohnung zur Praxis, ist der entstehende geldwerte Vorteil, also das dadurch eingesparte Privatauto, zu versteuern. Für die steuerliche Bewertung dieser privaten Nutzung gibt es zwei Möglichkeiten: das Fahrtenbuch und die Ein-Prozent-Regel.
Das Fahrtenbuch: Wird ein Fahrtenbuch geführt, kann der Fahrzeugnutzer die konkret auf die privaten Fahrten entfallenden Kosten als Bemessungsgrundlage für den Privatgebrauch heranziehen. Eine sehr aufwendige Methode, denn dazu muss anhand des Fahrtenbuchs lückenlos nachgewiesen werden, welche Fahrten privat oder betrieblich veranlasst sind. Für alle auch privat genutzten Geschäftswagen sind genaue Angaben über Datum, Kilometerstand, gefahrene Kilometer, Zweck und Ziel der Fahrten im Fahrtenbuch zu dokumentieren.
Die Finanzämter stellen hier allerdings hohe formale Anforderungen, so kann die Anerkennung des Fahrtenbuchs bereits bei kleinsten Fehlern verweigert werden. Im Falle einer Ablehnung greift dann automatisch die Ein-Prozent-Regel als Bemessungsgrundlage.
Mindestanforderungen laut aktuellem Urteil
Wie das bereits oben erwähnte Urteil des BFH vom 1. März 2012 zeigt, können selbst vermeintlich ordnungsgemäße und ziemlich detaillierte Aufzeichnungen für den Fiskus nicht ausreichend sein. Das Finanzamt beurteilte sowohl die Eintragungen im Fahrtenbuch als auch die im Computer erstellten erläuternden Auflistungen als nicht ordnungsgemäß im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Einkommensteuergesetz). Vor dem Finanzgericht war die dagegen erhobene Klage erfolgreich. Der BFH hingegen verwarf das Fahrtenbuch, weil die darin – und nur da – getätigten Angaben nicht vollständig aufgezeichnet waren. Es reiche nicht aus, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben seien, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert würden. Bei dieser Art der zum Teil nachträglich ausgefertigten Unterlagen sei weder die Vollständigkeit noch die Richtigkeit der Angaben gewährleistet. Die sich daraus unter anderem ergebende Konsequenz für Fahrtenbuchnutzer heißt gemäß Urteil: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form mit allen relevanten Angaben geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.
Die Ein-Prozent-Regel
Wird das Fahrzeug nachweislich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, kann der geldwerte Vorteil alternativ anhand der Ein-Prozent-Methode ermittelt werden. Hiernach wird für die Privatnutzung pro Kalendermonat pauschal ein Prozent des Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung veranschlagt. Gemäß einem Urteil des BFH aus dem Jahr 2010 dürfen die Kosten für Sonderausstattungen, die sich bei der Erstzulassung nicht im Fahrzeug befanden, hier nicht berücksichtigt werden. Der Ansatz am Listenpreis gilt unabhängig davon, ob das Fahrzeug aus Zweit- oder Dritthand gekauft, geleast oder auf sonstigem Wege günstig erworben wurde. Um auch geleaste Fahrzeuge eindeutig dem Praxisvermögen zuzuordnen und somit als hauptsächlich betrieblich genutztes Fahrzeug zu dokumentieren, sollte dieses im Leasingvertrag unbedingt als „Geschäftsfahrzeug“ angegeben werden. Neben der bereits genannten monatlichen Pauschale werden zusätzlich für Fahrten zwischen Wohnung und Praxis lohnsteuerlich 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer angesetzt. Aktuell prüft der BFH in einem Verfahren, ob der Listenpreis bei der Erstzulassung heute noch eine zulässige Bewertungsgrundlage darstellt.
Fazit
Die private Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen ist steuerrechtlich ein höchst komplexer Bereich. Für selbstständige Ärzte ergeben sich bereits aufgrund des individuellen Umfangs der privaten Nutzung des Firmenwagens unterschiedliche Ansätze im Umgang mit den steuerlichen Konsequenzen. Daher empfiehlt es sich zur Entwicklung einer optimalen Strategie im Umgang mit den jeweiligen finanziellen Auswirkungen, den Rat einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters einzuholen. Die Bundessteuerberaterkammer bietet Unterstützung bei der Expertensuche unter www.bstbk.de.[]
Autor:
RA/Dipl.-Fw. nora schmidt-kesseler ist Hauptgeschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer und Geschäftsführerin des Deutschen wissenschaftlichen Instituts der Steuerberater e. V. und Generalsekretärin der Confédération fiscale Européenne. Die Rechtsanwältin und Diplom-Finanzwirtin (FH) war zuvor zehn Jahre in der Finanzverwaltung und der BDI-Steuerabteilung tätig.
